Kompendium wiedzy o Microsoft 365. Nowa platforma w pigułce

Co przychodzi Ci do głowy, gdy słyszysz: Microsoft Office? Najpewniej powiesz – pakiet programów biurowy. I tak też było do tej pory, jednak nowa odsłona, czyli Microsoft 365, jest czymś więcej. Jest to komplet narzędzi do pracy oraz lepszej organizacji czasu, wspierany sztuczną inteligencją. Masz pytania do M365? Pewnie tak, poniżej znajdziesz te najczęściej zadawane wraz z odpowiedziami.

Co to jest Microsoft 365?

Microsoft 365, w skrócie M365, jest zestawem usług – de facto platformą spinającą doskonale znany Office z nowymi narzędziami oraz z funkcjami sztucznej inteligencji. Ten swoisty rebranding ma na celu szersze otwarcie się nie tylko na potrzeby firm i instytucji, lecz także na użytkowników domowych i na rodziny. Innymi słowy aplikacje używane dotychczas w środowiskach firmowych wkraczają do życia rodzinnego, ułatwiając organizację codzienności. Użytkowanie M365 będzie możliwe w ramach subskrypcji, dostępnej w planach na 12 miesięcy każdy.

Teraz wyjaśnię, co w tym przypadku oznacza termin platforma i co się zmieniło w porównaniu do Office 365? Otóż Microsoft ma w zwyczaju ulepszać pakiet Office co kilka lat, dodając do niego funkcje, które lepiej odpowiadają na potrzeby użytkowników. Firma odświeża też interfejsy na bardziej przejrzyste u intuicyjne, poprawia aspekty wizualne programów.

Tak dzieje się i tym razem, bo M365 można śmiało określić mianem podrasowanego Office’a, wzbogaconego przede wszystkim o algorytmy sztucznej inteligencji, czynnik obecny dziś w oprogramowaniu wielu urządzeń, w tym smartfonów. Z myślą o smartfonach powstało też rozwiązanie o nazwie Microsoft Family Safety. Pozostałe aplikacje także działają w wersji mobilnej, pod tym względem (na całe szczęście) nic się nie zmienia.

Microsoft 365 zawiera ponadto szereg usprawnień dla Worda i Excela, a także dla komunikatorów Skype oraz Teams, które zyskały nowe opcje mające poprawić komfort obsługi. Kontakt z ludźmi, tworzenie wspólnych planów, zarządzanie pracami i obowiązkami – to wszystko staje się prostsze w użytkowaniu, a jednocześnie bardziej funkcjonalne. Oprócz tego, każdy użytkownik M365 otrzymuje 1 TB na dane w przestrzeni chmury OneDrive.

Tutaj nie będę się wdawał w detale, gdyż platformę M365 opisała szczegółowo Klaudia w artykule: Poznaj Microsoft 365 – zupełnie nową platformę stworzoną na bazie Office 365

Dla posiadaczy Office 365 przejście na M365 odbędzie się automatycznie. Co więcej, mając komputerze pakiet Office 365 nie poniesiesz żadnych kosztów z tytułu aktualizacji do najnowszej wersji i pozyskania nowych narzędzi.

Czy warto mieć Microsoft 365?

Zdecydowanie warto przesiąść się na M365! Nowa platforma przyniesie wiele dobrego szczególnie tym, którzy codziennie korzystają z Worda, Excela, PowerPointa i Teamsów. Obecnie robi tak ogromna większość społeczeństwa, co wynika z sytuacji międzynarodowej wywołanej epidemią. Wiele wskazuje na to, że duża część wdrożonych obecnie standardów pozostaną z nami już na zawsze.

Ludzie odkryli, że komunikacja online jest nieskomplikowana, kiedy ma się odpowiednie narzędzia. Przedsiębiorcy przekonali się z kolei, że praca zdalna może przebiegać równie sprawnie, co w klasycznej, biurowej formie. Znowuż potrzebne są narzędzia spinające pracę kilku osób, nierzadko i zespołów, z dostępem do dokumentów niezbędnych w bieżącej pracy – arkusze z estymacją kosztów, prezentacje ofert, opisy produktów.

W użytkowaniu poprzednich wersji Office oczywiście nie ma niczego złego, jednak pozostawanie przy starszych rozwiązaniach ogranicza siłą rzeczy możliwość tworzenia dokumentów z wykorzystaniem najnowszych funkcji, jak i wymianę danych w równorzędny, satysfakcjonujący obie strony sposób.

Które aplikacje wchodzą w skład poszczególnych pakietów M365?

Co zawiera Microsoft 365 Personal?

M365 dla jednego użytkownika oferuje:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • OneNote
  • Publisher
  • Access
  • OneDrive

Wkrótce dostępne będą także Teams oraz Family Safety. Każda aplikacja może być zainstalowana na 1 komputerze PC/Mac i na 1 tablecie.

Co zawiera Microsoft 365 Family?

M365 w wersji dla rodzin, czyli nawet dla 6 użytkowników, zawiera:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • OneNote
  • Publisher
  • Access
  • OneDrive

Tu także otrzymamy Teams oraz Family Safety. Każda aplikacja może być zainstalowana na komputerze PC/Mac, smartfonie oraz tablecie należącym do członka rodziny.

Co zawiera Microsoft 365 Business Standard?

M365 dla firm (dla maksymalnie 5 stanowisk) zawiera aplikacje:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • OneNote
  • Publisher
  • Access
  • OneDrive
  • Teams

Każda aplikacja może zostać zainstalowana na 5 komputerach PC/Mac, 5 smartfonach i 5 tabletach.

Ile kosztuje pakiet Microsoft 365?

Ceny rocznej subskrypcji M365 są takie same, jak w koszty Office 365 i przedstawiają się następująco.

Wersje pudełkowe, licencja na 12 miesięcy:

Wersje elektroniczne, licencja na 12 miesięcy:

  • Microsoft 365 Personal za 299,99 zł lub 29,99 zł miesięcznie,
  • Microsoft 365 Family za 429,99 zł rocznie lub 42,99 zł miesięcznie.

Czym różni się wersja pudełkowa od licencji kupowanej bezpośrednio na stronie Microsoft? W sklepie kupujesz klucz i pod niego tworzysz konto Microsoft. Na portalu Microsoft sytuacja jest odwrotna, najpierw musisz posiadać konto, do niego dokupujesz licencję.

Jak zainstalować Microsoft 365?

Jak zainstalacjować M365 w domu?

Jeśli masz już pakiet Office 365, poczekaj na pojawienie się aktualizacji, czyli automatycznego przełączenia na nową usługę Microsoft odpowiadającą tej obecnie używanej. Nie trzeba wchodzić na konto Microsoft i robić to ręcznie.

Kto dopiero zaczyna z Microsoft 365, musi kupić, zainstalować oraz aktywować nowy produkt. Istnieją 2 scenariusze:

Nowy komputer z systemem Windows 10 i klucz M365

W tej sytuacji system poprosi Cię o założenie konta Microsoft w trakcie pierwszego uruchomienia. Warto to zrobić.

System Windows 10 ma domyślnie preinstalowane aplikacje Word, Excel oraz PowerPoint. Kiedy spróbujesz je uruchomić, pojawi się informacja o braku licencji. Zaloguj się więc do konta Microsoft (lub załóż je, jeśli pominąłeś ten krok) -> Wprowadź klucz produktu -> Aktywuj licencję M365.

Wtedy na Twoim koncie pojawią się wszystkie aplikacje, dostępne w ramach Twojej licencji.

Komputer bez preinstalowanych aplikacji lub komputer Mac

Żeby pobrać i zainstalować aplikacje M365 należy: Wejść na stronę office.com/setup -> Zalogować się do konta Microsoft lub założyć nowe -> Wprowadzić klucz produktu -> Pobrać aplikacje przypisane do licencji.

Jak zainstalować M365 w firmie?

Zarówno instalację, jak i aktywację platformy Microsoft 365 na urządzeniach powinien przeprowadzić administrator. W każdej firmie znajduje się osoba (wewnątrz lub na zewnątrz), która czuwa nad licencjami oraz przyznawaniem dostępów poszczególnym użytkownikom. Administrator najpewniej sam zainstaluje składniki pakietu na sprzęcie służbowym (zrobi to zdalnie albo osobiście), przeprowadza także ich aktywację.

W szczególnych przypadkach można to zrobić samodzielnie, logując się swoim kontem domenowym do panelu M365. W nim znajdują się aplikacje przewidziane w wykupionej licencji.

microsoft 365

Jak aktywować M365?

Gdy jest to nowy komputer z systemem Windows 10, aplikacje są preinstalowane. Wtedy należy:

  • Uruchomić dowolną aplikację wchodzącą w skład Microsoft 365,
  • Zalogować się do konta Microsoft, użytego do zakupu albo subskrypcji platformy,
  • Aktywować klucz licencyjny.

Na komputerze bez preinstalowanych aplikacji lub na komputerze Mac, należy:

  • Wejść na stronę com/setup,
  • Zalogować się do konta Microsoft lub założyć nowe,
  • Aktywować klucz licencyjny.

Co się stanie po roku z Microsoft 365? Jak przedłużyć subskrypcję?

Subskrypcja M365 wygasła. Co robić?

Po upływie 12 miesięcy od aktywacji, roczna subskrypcja M365 wygaśnie. Wcześniej będziesz otrzymywać powiadomienia o tym, że licencja skończy się określonego dnia.

W dniu zakończenia subskrypcji Twój M365 przejdzie w stan Expired, który trwa 30 dni. W tym czasie zachowasz dostęp do aplikacji desktopowych oraz online, a także do plików przechowywanych w chmurze. Po 30 dniach status subskrypcji zmieni się na Disabled. W tym momencie stracisz dostęp do swoich wszystkich usług i plików przechowywanych w chmurze.Aaplikacje zainstalowane na Twoim komputerze umożliwią jedynie przeglądanie i drukowanie plików – wyłączona zostaje wszelka możliwość edycji plików aż do momentu ponownej aktywacji licencji.

Jak przedłużyć subskrypcję M365?

Istnieją 2 możliwości: przedłużenie subskrypcji z poziomu konta Microsoft albo zakup nowego klucza w sklepie.

Microsoft oferuje ponadto możliwość ustawienia płatności cyklicznych (z opcją wyłączenia w dowolnym momencie), dzięki której nie musisz pamiętać przelewach.

Jaki Microsoft 365 dla jednoosobowej firmy?

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą powinna sięgnąć po aplikacje Microsoft 365 dla firm (dawniej Office 365 Business) w cenie 8.80 Euro miesięcznie ze zobowiązaniem rocznym albo 10,60 Euro miesięcznie przy zobowiązaniu miesięcznym.

Oto korzyści płynące z użytkowania M365 dla firm:

  • Zyskujesz dostęp do klasycznych wersji aplikacji pakietu Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote (oraz Access i Publisher tylko na komputery PC)
  • Otrzymujesz dostęp do chmury OneDrive — masz do dyspozycji 1 TB magazynu,
  • Korzystasz z pełnych zainstalowanych aplikacji pakietu Office na 5 telefonach, 5 tabletach i 5 komputerach PC lub Mac na użytkownika w ramach jednej licencji,
  • Co miesiąc otrzymujesz automatyczne aktualizacje aplikacje, uzyskując nowe funkcje i możliwości,
  • Korzystasz z pomocy w dowolnym momencie dzięki całodobowej telefonicznej i internetowej pomocy technicznej od firmy Microsoft.

Jak sprawdzić kiedy wygasa licencja Microsoft 365?

  • Zaloguj się do konta Microsoft,
  • Przejdź do sekcji Usługi i subskrypcje,
  • Jeśli ustawiono rozliczenia cykliczne, zobaczysz strzałkę kolistą. W obszarze Następna opłata zobaczysz datę oraz wysokość następnej opłaty,
  • Komunikat Wygasa dnia wskaże Ci dzień wygaśnięcia bieżącej licencji.

Jak aktywować Microsoft 365 bez klucza?

Jeśli masz wcześniej kupioną subskrypcję M365, wystarczy zalogować się do swojego konta danymi domenowymi i uruchomić subskrypcję. Lecz jeśli do swojego konta nie ma przypisanej licencji, konto M365 będzie puste i trzeba będzie dokupić licencję.

Uważaj na klucze publikowane w sieci! Skoro zostały tam umieszczony, najpewniej były już aktywowane i czeka Cię tylko frustracja.