PowerPoint – jak zrobić efektowną prezentację krok po kroku?

Wraz z przekształceniem Office 365 na platformę Microsoft 365, Power Point otrzymał zupełnie nowe funkcje i stał się tym samym narzędziem, dzięki któremu jeszcze prościej stworzymy atrakcyjną i profesjonalną prezentację. Sprawdźcie jakie to funkcje i jak dzięki nim w kilku prostych krokach możecie stworzyć efektowną prezentację.

Koniec Office 365, powstała nowa platforma Microsoft 365

W końcu nadeszła zapowiadana od kilku miesięcy i mocno oczekiwana zmiana: Office 365 zastąpiła platforma Microsoft 365. Nowa nazwa niesie za sobą wiele ulepszeń. Można powiedzieć nawet, że użytkownicy otrzymali od Microsoft zupełnie nowy produkt, który w porównaniu do poprzednika – Office 365, oferuje ogrom nowych rozwiązań.

Wśród nich znalazła się między innymi stworzona z myślą o rodzicach aplikacja Family Safety – Bezpieczeństwo Rodzinne , innowacyjne rozwiązania dotyczące programów Microsoft Word, Excel, czy PowerPoint, zaawansowane funkcje przechowywania plików w chmurze OneDrive oraz usługi Microsoft Teams i Outlook. Nowości takie jak Bezpieczeństwo Rodzinne oraz Ms Teams, będą dostępne dla użytkowników wkrótce.

Co ważne, przejście na nową platformę odbywa się automatycznie i nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Dla nowych użytkowników ceny za poszczególne pakiety subskrypcji także nie uległy zmianie.

Zasady dobrej prezentacji

Zanim przejdziemy do tworzenia prezentacji oraz prezentowania funkcji i możliwości, jakie daje Power Point, warto poznać podstawowe zasady, jakimi należy kierować się podczas jej tworzenia. Tworzenie prezentacji to bardzo przyjemny proces, ale wbrew pozorom nie jest łatwo zrobić prezentacje, która będzie atrakcyjna i przykuje uwagę słuchacza, jednocześnie nie rozpraszając go i nie odciągając od przekazywanych podczas prezentacji treści mówionych.

Nie wystarczy zatem dowolne wrzucanie danych i treści w kolejne slajdy prezentacji. Należy pamiętać, że slajdy są graficznym przekazem treści prezentowanej przez prowadzącego prezentację. Umieszczanie zbyt dużej ilości treści w slajdach jest zbędna, gdyż prezentacja ma być jedynie pomocą w przekazie. Chodzi o to, żeby obie formy przekazu: mówiona i wyświetlana wzajemnie się uzupełniały, a nie o to, żeby prezentacja zawierała całość przekazywanej treści.

Bardzo ważną częścią prezentacji są ikony i grafiki. Pomagają one zainteresować publiczność, przyciągnąć ich uwagę oraz pomagają zilustrować pomysły i informacje.

Ważne jest zachowanie estetyki i spójności w wyświetlanych slajdach, taka prezentacja będzie wyglądać dużo bardziej profesjonalnie.

Jeśli chodzi o samą budowę prezentacji, warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach:

  1. Zadbaj o atrakcyjny wizualnie slajd tytułowy. Jeśli porównalibyśmy prezentację do książki, to slajd tytułowy będzie jej okładką. Co prawda stare porzekadło mówi, żeby nie oceniać książki po okładce, ale przyznajcie, ile razy odrzuciliście jakąś pozycję tylko dlatego, że zniechęciła Was ona na pierwszy rzut oka. Zatem tak jak okładka, tak właśnie slajd tytułowy odpowiada za zrobienie dobrego lub złego pierwszego wrażenia.
  2. Zaplanuj czas trwania prezentacji. To szczególnie ważne,  jeśli masz tendencje do przeciągania wypowiedzi i rozgadywania się. Przekazanie szacunkowej godziny zakończenia prezentacji to także ukłon w stronę słuchacza, który wiedząc, na co się pisze, może zaplanować sobie resztę dnia.
  3. Wprowadzenie do prezentacji. Kolejny slajd, odwołując się znów do nomenklatury książkowej, powinien stanowić swego rodzaju spis treści. To pozwoli słuchaczom zapoznać się, o czym będzie mowa i wiedzieć, na jakim etapie wystąpienia znajduje się w danym momencie.
  4. Nie umieszczaj zbyt dużej ilości tekstu na slajdach. Stosuj hasła wprowadzające do tematu, które będziesz rozwijać swoją wypowiedzią. Tekst ma być skrótem, a Twoja wypowiedź rozwinięciem tematu. To także przydatne w przypadku, gdy np. ktoś pojawi się spóźniony w trakcie prezentacji, widząc na slajdzie kilka podstawowych informacji dużo łatwiej i szybciej odnajdzie się w temacie.
  5. Zadbaj o dobra widoczność tekstu. Treści umieszczaj na kontrastującym tle, tak aby były dobrze widoczne.
  6. Stosuj dużą i czytelną czcionkę. Do ozdabiania slajdów wykorzystaj elementy graficzne – jednak tu też nie przesadzaj z ich ilością, aby nie odciągać zbytnio uwagi od istotnych treści.
  7. Dobierz jeden styl prezentacji i trzymaj się go.
  8. Urozmaicaj treści. W miarę możliwości dawaj filmiki, animacje – oczywiście adekwatne do treści prezentacji. Warto od czasu do czasu podawać ciekawe przykłady, opowieści, anegdotki, które lepiej zobrazują jakiś temat i pozwolą odrobinę rozładować atmosferę.
  9. Starannie dobieraj zdjęcia i grafiki i zadbaj o ich dobrą jakość. 
  10. Trzymaj się zasady: jeden slajd – jeden przekaz. Staraj się, aby na jednym slajdzie poruszone zostało tylko jedno zagadnienie. To pomoże skupić się słuchaczowi na istotnej w danej chwili kwestii.
  11. Podsumuj prezentację. Na samym końcu prezentacji znajdź miejsce na krótkie podsumowanie, które pomoże przypomnieć o najważniejszych jej treściach oraz na pożegnanie się ze słuchaczami.
microsoft 365

Funkcja projektant – tworzenie prezentacji krok po kroku

Kiedy już zapoznaliście się z podstawowymi zasadami dotyczącymi tworzenia efektownej prezentacji i macie w głowie wymyślony na nią plan, czas wcielić go w życie. PowerPoint od  lat jest dla wielu ulubionym narzędziem do tworzenia prezentacji. Teraz, po przekształceniu platformy Office 365 na Microsoft 365, gdy program uzyskał jeszcze dodatkowe funkcje, z pewnością przybędzie mu kolejnych zwolenników. PowerPoint został stworzony w taki sposób, aby każdy mógł w łatwy sposób stworzyć profesjonalnie wyglądającą prezentację. Funkcja Projektant niejako wyręczy Was w wielu kwestiach, automatycznie podpowiadając rozwiązania, które są zgodne z wymienionymi zasadami tworzenia efektownej prezentacji.

Tworzenie slajdu tytułowego

Po uruchomieniu programu Power Point wybieracie pustą prezentację. I tak naprawdę już tutaj dla wielu mogą zaczynać się schody, bowiem na tym etapie tworzycie widok slajdu tytułowego, który według opisanych wyżej zasad jest okładką Waszej prezentacji i powinien być atrakcyjny wizualnie. Taki slajd powinien zawierać praktycznie sam tytuł prezentacji oraz być wzbogacony jakąś grafiką.

I już na tym etapie niezwykłym ułatwieniem jest Funkcja projektant, która po prawej stronie od pustego slajdu podpowie Wam jego wygląd. Jeszcze przed wpisaniem jakiegokolwiek słowa do wyboru macie szereg grafik. Jeśli uznacie, że te proponowane są niewystarczające na dole można kliknąć: Zobacz więcej pomysłów i wyświetlone zostaną dodatkowe propozycje, które możecie wykorzystać do tego slajdu.

Nowością jest możliwość wykorzystania do slajdu gotowej animacji, która jest alternatywą dla „zwykłej” grafiki. To naprawdę bardzo atrakcyjna i efektowna forma, którą warto wykorzystać.

Oczywiście równocześnie możecie tworzyć kilka prezentacji, wystarczy kliknąć: Plik i Nowa prezentacja, wtedy otrzymacie nowy zestaw proponowanych grafik i animację, która zawsze w propozycjach znajduje się jako pierwsza.

Tworzenie kolejnego slajdu

Kiedy macie już utworzony slajd tytułowy z wybraną w tle grafiką, bądź animacją, możecie przejść do kolejnego klikając: Nowy slajd. Po uzupełnieniu slajdu o pożądaną treść możecie zauważyć, że po prawej stronie Projektant przedstawia propozycje wyglądu slajdu na podstawie wpisanej przez Was treści np. zamiast zwykłego wypunktowania można wyświetlić ikony, które aplikacja z pomocą sztucznej inteligencji wyszukała i dopasowała do wpisanych słów.

Bank obrazów

Slajd macie już uzupełniony o tekst, do którego będziecie nawiązywać w swojej wypowiedzi, pozostaje kwestia wrzucenia grafiki, która przykuje wzrok zgromadzonych osób. Nie każdy jednak ma zdjęcie, które chciałby wykorzystać, możliwość by stworzyć własną grafikę albo skorzystać z pomocy profesjonalisty. Co wtedy? Z pomocą przychodzi sam Power Point, a dokładnie dostępny tam Bank obrazów.

To bardzo wygodna opcja, nie trzeba przeszukiwać darmowych banków zdjęć, opłacać dodatkowych subskrypcji albo też martwić się, czy macie prawo korzystać ze zdjęcia znalezionego przez wyszukiwarkę. Każdy subskrybent Microsoft 365 otrzymuje dostęp do Banku obrazów składającego się z 8 000 grafik, a Microsoft już zapowiada, że z czasem będzie ich jeszcze znacznie więcej.

Wyszukiwać obrazy możecie według kategorii, które wyświetlają się na pasku nad grafikami, a także po wpisaniu interesującego Was hasła. Wybór kategorii jest szeroki i stworzony w taki sposób, aby znaleźć odpowiednią grafikę do praktycznie każdego tematu.

Kiedy wstawicie, pasujące do treści slajdu, zdjęcie, po prawej stronie Projektant ponownie będzie proponował wygląd slajdu, już z uwzględnieniem wprowadzonych zmian, a więc w tym wypadku ze wstawioną grafiką/zdjęciem.

Osoby wycięte z tła, ikony i naklejki

Osobną zakładkę w Banku obrazów stanowi kategoria o nazwie: Osoby wycięte z tła. Ta opcja może okazać się przydatna podczas tworzenia prezentacji biznesowej, w której chcielibyście zobrazować jakąś sytuację lub dodać ją do slajdu końcowego, w którym żegnacie się ze zgromadzonymi i podajecie np. swoje dane kontaktowe.

Taka opcja to ciekawa forma uatrakcyjnienia grafiką danego slajdu, bez wrzucenia całego zdjęcia. Taka grafika spełnia zasadę dobrej prezentacji, a więc nie odciąga uwagi od istotnych kwestii, jedynie uatrakcyjniając ją wizualnie i podkreślając treść.

Kolejne zakładki w Banku obrazów to wspomniane już wcześniej ikony oraz naklejki, które również podzielone są na tematyczne kategorie. Taka opcja może okazać się przydatna np. do stworzenia widowiskowej prezentacji do szkoły.

Oczywiście możecie wstawić kilka dowolnych ikon i naklejek, a Projektant cały czas będzie podpowiadał Wam, w jaki sposób je estetycznie przedstawić na slajdzie. Z zasad dobrej prezentacji wiemy, jak ważnym aspektem dotyczącym prezentacji jest jej spójność, chociażby kolorystyczna. O to aby kolory wzajemnie się uzupełniały, nie gryzły ze sobą, a slajdy graficznie się uzupełniały zadba sam program, który proponuje podobną stylistykę kolejnych.

Obrazy 3D

Na powyższych dodatkach możliwości uatrakcyjnienia Waszej prezentacji się nie kończą. Istnieje bowiem także możliwość dodania obrazów 3D. Oczywiście PowerPoint ma już w swoim zapleczu szereg takich gotowych obrazów z różnych kategorii. Możliwości ich wykorzystania jest wiele, a efekt, który można dzięki nim osiągnąć, naprawdę robi wrażenie. Szczególnie efektowne jest połączenie obrazów 3D z trybem Płynna zmiana.

W celu wybrania obrazu 3D musicie wejść w zakładkę Wstawianie, następnie wybrać Modele 3D. Tam macie do wyboru dwie opcje: wstawienie obrazu z pliku znajdującego się na Waszym komputerze, bądź wybranie obrazu ze źródeł online. Wchodząc w tę drugą opcję, wyświetlą Wam się właśnie gotowa baza modeli dostępnych dla subskrybentów Microsoft 365.

Jeśli chcecie użyć tego samego obrazu 3D na kilku slajdach i skorzystać z efektu, jaki daje płynna zmiana musicie: zduplikować slajd ze wstawioną grafiką 3D, a następnie w zakładce Przejścia zaznaczyć przy każdym slajdzie: Płynna zmiana.

W tym momencie, jeśli na kolejnych slajdach nieco obrócicie lub zmienicie położenie wybranego obrazu 3D, PowerPoint sam będzie animował różnice w ich położeniu pomiędzy slajdami. Zresztą sami zobaczcie jak to efektownie wygląda:

Animowane modele 3D

Kosmonauta machający na pożegnanie w ostatnim slajdzie prezentacji mówiącej o kosmosie? Nie ma problemu. W bazie obrazów 3D znajdują się także specjalne animowane modele. Wiele z nich ma także wbudowane sceny, które uruchamiają wybraną animację.

Jeden z katalogów stanowią modele dedykowane celom edukacyjnym, gdzie macie do wyboru między innymi wspomnianego już kosmonautę, czy np. przekrój bijącego serca.

Funkcja: Powiększenie

Kolejna funkcja to już level wyżej jeśli chodzi o tworzenie prezentacji. Wykorzystanie w prezentacji opcji: Powiększenie, nada jej bardzo profesjonalnego charakteru. Na czym to w ogóle polega i jak działa? Otóż ta opcja pozwala nam przeskakiwać do dowolnego slajdu w trakcie trwania prezentacji bez przeklikiwania się przez nią, czego nie wypada robić podczas profesjonalnego wystąpienia. To także świetna opcja, jeśli prezentacja ma charakter dynamiczny i wiecie, że podczas jej trwania nie liczy się kolejność slajdów, a np. chcecie dostosować ją do pytań słuchaczy i tego, o czym najpierw chcieliby usłyszeć. Zatem na przykład: zadajecie słuchaczom pytanie i klikacie myszką element, który wybrali.

Jak to zrobić? W zakładce: Wstawianie, wchodzicie w opcję Powiększenie i macie do wyboru kilka opcji:

  • Powiększenie z podsumowaniem
  • Powiększenie sekcji
  • Powiększenie slajdu

Jeśli macie utworzoną sekcję, czyli serię slajdów np. dedykowaną jakiemuś konkretnemu zagadnieniu, wybieracie opcję Powiększenie sekcji. Wtedy miniaturkę slajdu otwierającego daną sekcję możecie umieścić na slajdzie przekierowującym bezpośrednio do niej. Na poniżej prezentowanym przykładzie możecie zobaczyć, w jaki prosty sposób można tę funkcję wykorzystać.

Widok prezentera

Kiedy macie już przygotowaną prezentację czas na Grande Finalle, czyli przedstawienie jej publiczności. Oczywiście można uruchomić ją za pomocą zwykłego kliknięcia: Pokaz slajdówJednak warto użyć widoku prezentera, co otworzy przed Wami szereg nowych możliwości. 

Uruchomienie widoku prezentera

W celu uruchomienia widoku prezentera musicie: 

  • przejść do zakładki Pokaz slajdów i wybrać ekran, na którym ma być wyświetlana prezentacja;
  • zaznaczyć opcję: Użyj widoku prezentera;
  • uruchomić pokaz slajdów wybierając opcję: Od początku lub Od bieżącego slajdu.

Od tego momentu wyświetlanie pełnoekranowego pokazu slajdów odbędzie się na jednym monitorze, na drugim zaś będziecie mieli widok prezentera.

Podgląd obecnego slajdu

Największą część na podglądzie będzie zajmował obecnie wyświetlany slajd, czyli macie podgląd dokładnie tego co w danej chwili widzą odbiorcy. Strzałkami na dole możecie zmieniać slajdy. Znajduje się tam także informacja o tym, ile slajdów jest w całej prezentacji oraz na którym jesteście w danym momencie.

Podgląd kolejnego slajdu

Po prawej stronie prezentera widoczny jest pogląd kolejnego slajdu. To świetna opcja, aby wprowadzić słuchaczy do tego, co będzie w kolejnym slajdzie oraz aby nie dublować informacji, które mają się zaraz ukazać. Nie musicie już pamiętać całej prezentacji, Prezenter znacznie ułatwi Wam pracę.

Notatki

Poniżej znajdują się notatki, gdzie możecie umieścić istotne informacje, o których nie chcecie zapomnieć podczas wyświetlania danego slajdu.

widok prezentera w PowerPoint

Timer i zegar

W trakcie prezentacji możecie zatrzymać lub zresetować timer – czyli czas prezentacji, który widoczny jest w lewym górnym rogu.  Po prawej stronie zaś wyświetla się aktualna godzina – nie musicie już nerwowo spoglądać na zegarek, czy aby na pewno wyrobicie się z prezentacją do 17.

Pióro, zakreślacz, wskaźnik

Klikając w ikonkę przedstawiającą pióro, wyświetlą Wam się trzy opcje: Wskaźnik laserowy, Pióro oraz Zakreślacz. Wszystkie te opcje służą do podkreślenia jakiegoś fragmentu prezentowanego slajdu. Oczywiście ich kolory możecie dowolnie zmieniać, korzystając z dostępnej palety barw. Istnieje także możliwość użycia Gumki, czyli automatycznego cofnięcia dokonanych tymi narzędziami zmian.

 

Podgląd wszystkich slajdów

Kolejną opcją jest możliwość poglądu wszystkich przygotowanych w prezentacji slajdów. Umożliwia Wam to szybkie przejście do dowolnego slajdu. Np. jeżeli dojdziecie do wniosku, że podczas dyskusji temat został już wyczerpany na tyle, że następny slajd możecie ominąć, nie musicie w ogóle go pokazywać, tylko przejść automatycznie do tego, o którym chcecie mówić w danym momencie.

Lupka

W celu zwrócenia uwagi na jakiś fragment wyświetlanego slajdu możecie go powiększyć właśnie za pomocą lupki.

Włącz lub wyłącz czarny ekran dla pokazu slajdów

Opcja wyłączania lub włączania czarnego ekranu może przydać się np. podczas przerwy w prezentacji bądź w momencie kiedy nie chcecie rozpraszać słuchaczy wyświetlaną prezentacją, a zależy Wam na skupieniu ich uwagi na tym, co mówicie.

Ustawienia napisów

Przedostatnia ikonka znajdująca się pod podglądem obecnie wyświetlanego slajdu to możliwość wyświetlenia napisów. Na czym to polega? Program automatycznie może rejestrować Wasze słowa i zamieszczać je np. na dole prezentacji. W tym celu najpierw musicie rozwinąć ostatnią ikonkę i tam w ustawieniu napisów wybrać mikrofon, który będzie rejestrował co mówicie. Jeśli chcecie aby Wasza wypowiedź była tłumaczona na inny język, także istnieje taka możliwość – ustawiacie wtedy język w którym będziecie mówić oraz ten, w którym chcielibyście, aby wyświetlały się napisy. Tłumaczenie będzie odbywało się więc w czasie rzeczywistym.

Przydatne funkcje, o których warto pamiętać

Kiedy opanujecie już wszystkie powyższe funkcje i będziecie je stosować zgodnie z zasadami dobrej prezentacji, istnieje ogromna szansa, że Wasza prezentacja odniesie sukces. Słuchacze będą zainteresowani prezentowaną treścią i wyjdą bogatsi o zdobytą podczas Waszego wystąpienia wiedzę.

Poniżej zamieszczam jeszcze kilka funkcji, na które warto zwrócić uwagę, bo mogą także znacznie ułatwić pracę podczas tworzenia prezentacji:

  • Wbudowany translator

Istnieje możliwość przetłumaczenia tekstu na dowolny język. W tym celu wchodzicie w zakładkę Recenzja, a następnie klikacie Przetłumacz. Po prawej stronie wyświetli Wam się okienko translatora, gdzie pojawi się zaznaczony w prezentacji slajd wraz z jego tłumaczeniem.

  • Wyszukaj

We wszystkich aplikacjach Microsoft 365 dostępna jest opcja Wyszukaj, widoczna na pasku na samej górze. Jest to bardzo duże ułatwienie, gdy chcecie np. odnaleźć w danym programie jakąś potrzebną w danym momencie funkcję.

  • Niestandardowy pokaz slajdów

Pośród dostępnych opcji dotyczących uruchamiania prezentacji, istnieje możliwość ustawienia pokazu niestandardowego, czyli dowolnej kolejności wyświetlanych slajdów.

  • Prezentacja online

Kolejna opcja daje możliwość udostępniania w internecie Waszej prezentacji. Osoby uczestniczące w takim pokazie online, mają możliwość dodawania reakcji na poszczególne slajdy.

  • Ukryj slajd

Jeśli w trakcie prezentacji stwierdzicie, że jeden z przygotowanych slajdów jest już np. nieaktualny i nie chcecie go wyświetlić, możecie użyć opcji Ukryj slajd i prezentacja automatycznie go ominie.

  • Udostępnianie linku do określonego slajdu

Jeśli chcecie współtworzyć z kimś prezentacje i chcecie dać tej osobie dostęp do konkretnego slajdu, istnieje taka możliwość. W tym celu musicie kliknąć prawym przyciskiem myszy na slajd, który chcecie udostępnić i wybrać pozycję: Połącz z tym slajdem. Jeśli chcecie dać komuś jedynie podgląd treści slajdu, bez możliwości edytowania go, musicie kliknąć przycisk Kopiuj. Skopiowany w ten sposób zostanie hiperlink, który możecie dalej udostępniać.

Jednak należy pamiętać, że powyższe funkcje oczywiście nie wyczerpują możliwości, jakie daje program PowerPoint. Zachęcam Was zatem do bawienia się PowerPointem, eksperymentowania i odkrywania wszystkich możliwości, jakie za sobą niesie.