Przewodnik po aplikacji Microsoft Teams

Microsoft Teams to rozbudowana platforma, w której można m.in. prowadzić rozmowy, wideokonferencje, czy pracować w jednym dokumencie w ramach określonego zespołu. W wielu firmach aplikacja ta zastąpiła już Skype dla firm, który i tak zostanie wycofany z rynku w lipcu 2021 roku. Odkąd Microsoft zapowiedział, że Teams doczeka się także wersji konsumenckiej, zainteresowanie tą platformą wzrosło. W tym przewodniku znajdziecie podstawowe informacje dotyczące obsługi aplikacji Microsoft Teams.

Microsoft Teams – co to jest i czym się różni od zwykłego komunikatora?

Wiele osób myśląc o Microsoft Teams, błędnie postrzega aplikację, jako kolejny komunikator. To bardzo krzywdzące sformułowanie, gdyż ogrom możliwości, jakie daje Microsoft Teams, pozwala myśleć tu bardziej jako o platformie, czy też obszarze roboczym, którego jedną z możliwości jest czat. Z poziomu Teams możecie m.in. prowadzić konwersacje i wideospotkania, udostępniać pliki czy też wykorzystać aplikację do prowadzenia w niej projektów. Pamiętacie czasy, kiedy aby udostępnić komuś plik, w którym druga osoba mogłaby dokonywać zmian, musieliście przekazać go np. na pendrivie? A może dalej używacie w tym celu poczty e-mail? Taka współpraca bywa bardzo uciążliwa i zajmuje dużo czasu. W Microsoft Teams macie możliwość pracy w tym samym pliku Word, Excel lub PowerPoint, a nawet obserwowania nanoszonych tam zmian.

Jak zbudowany jest Microsoft Teams?

Na pytanie: „jak zbudowany jest Microsoft Teams?” można odpowiedzieć jednym słowem: przejrzyście. Trzeba bowiem przyznać, że wdrażając się w obsługę aplikacji, działamy bardzo intuicyjnie. Od razu rzuca się w oczy boczny pasek, znajdujący się po lewej stronie ekranu, gdzie znajdziemy zakładki z najważniejszymi elementami Microsoft Teams. Mamy tutaj zatem: Aktywność, Czat, Zespoły, Kalendarz, Rozmowy oraz Pliki. Odrobinę niżej mamy jeszcze zakładkę Aplikacje oraz Pomoc. Prawy górny róg skrywa miniaturkę z inicjałami oraz Wasze zdjęcie – jeśli takie dodacie.

Microsoft Teams - czat

Aktywność

Aktywność oznaczona jest ikonką z dzwonkiem. W tym miejscu znajdziecie wszystkie powiadomienia o wzmiankach na Wasz temat, a także reakcjach do Waszych wpisów.

Czat

W czacie macie możliwość prowadzenia rozmowy jeden na jeden lub grupowej. Klikając w tę zakładkę, uzyskujecie podgląd wszystkich prowadzonych rozmów oraz kontaktów. Czaty odbywają się tylko pomiędzy Wami a wybraną osobą lub grupą osób i są widoczne tylko dla osób prowadzących konwersacje. Jest to zatem po prostu możliwość wysyłania szybkich wiadomości, takich jak w Skype czy innych komunikatorach.

czat Teams

Zespoły

W tej zakładce wyświetlają się wszystkie zespoły oraz utworzone w nich kanały. Zespoły to grupa ludzi związana ze sobą, np. może to być dział w firmie. Czasem w przypadku mniejszych przedsiębiorstw będzie to także cała organizacja. W każdym zespole automatycznie tworzy się Kanał ogólny, ale można także dodać dodatkowe kanały. W ramach tych kanałów można zrzeszać np. członków zespołu zajmujących się jakimś konkretnym projektem.

Kalendarz

To miejsce w którym możecie planować spotkania oraz macie podgląd do zaplanowanych spotkań, do których jesteście zaproszeni.

Microsoft Teams - kalendarz

Rozmowy

Rozwijając tę zakładkę macie dostępne opcje: szybkiego wybierania numerów, wyświetlenia listy dostępnych kontaktów oraz historii odbytych rozmów, a także pocztę głosową, czyli kierowane do Was wiadomości głosowe nagrane przez innych użytkowników.

Pliki

W sekcji Pliki wszystkie ważne pliki, które dzielą się na kategorie:

  • Ostatnie – wyświetlone są tu ostatnio wyświetlone lub edytowane przez Was pliki;
  • Microsoft Teams – wszystkie dokumenty, które zostały ostatnio utworzone lub zmodyfikowane na kanałach;
  • Pobrane – lista pobranych plików;
  • Magazyn w chmurze – wszystkie pliki zamieszczane w chmurze, np. OneDrive.

Aplikacje

Aplikacje umożliwiają wykonywanie dodatkowych czynności podczas korzystania z platformy Teams. Aplikacje można dodawać do kart w czatach i kanałach. Możecie także dodać wybraną aplikację jako dodatek do wiadomości, rozwijając skrót poniżej okienka służącego do wpisywania tekstu na czacie czy w kanałach.

Aplikacje w Microsoft Teams

Obsługa Microsoft Teams

Personalizacja aplikacji

W ramach personalizowania aplikacji macie możliwość ustawienia swojego zdjęcia, które będzie się wyświetlało w miniaturce obok Waszych inicjałów. Możecie również ręcznie ustawiać status dostępności, opcji jest kilka: Dostępny, Zajęty, Nie przeszkadzać, Zaraz wracam oraz Z dala od urządzenia.

Kolejna możliwość to ustawienie statusu opisowego, w którym możecie np. zawrzeć informację o tym, że przebywacie na urlopie. Dalej macie m.in. dostęp do wszystkich zapisanych wiadomości oraz możliwość powiększenia lub zmniejszenia czcionki w ramach całej aplikacji.

Tutaj też znajduje się dostęp do ustawień. W ustawieniach ogólnych istnieje możliwość wybrania motywu aplikacji, do wyboru jest: Domyślny, Ciemny oraz Wysoki kontrast. Są tu również opcje, w których zaznaczyć możecie możliwość uruchomienia aplikacji automatycznie, czy otwierania jej w tle. Oprócz ustawień ogólnych dostępne są tu także: ustawienia dotyczące prywatności, powiadomień, urządzenia, uprawnień oraz rozmów.

Tworzenie zespołów

Uruchamiając aplikację mamy do wyboru: Utwórz zespół lub dołącz do zespołu. Klikając utwórz zespół otwierają się kolejne możliwości, czyli Utwórz zespół od podstaw oraz Utwórz zespół na podstawie… istniejącej grupy lub zespołu. Dołączając do jakiejś organizacji wiele zespołów jest już ustawionych.

Wybierając opcję Utwórz zespół pojawia się zakładka z pytaniem: Jakiego rodzaju zespół to będzie? Mamy tutaj trzy możliwości: Utworzenie zespołu prywatnego, Publicznego oraz Zespołu dla całej organizacji. Co to oznacza?

  • Tworząc zespół prywatny mamy możliwość samodzielnego wyboru osób do zespołu. Po kliknięciu utwórz nadajemy mu nazwę i gotowe. Teraz możecie dodawać członków do zespołu, po ich dodaniu otrzymają oni o tym informacje. I możecie prowadzić ze sobą konwersacje w ramach tego zespołu, czyli informacje pisane tutaj będą widoczne dla wszystkich jego członków.
  • W przypadku zespołu publicznego każdy użytkownik w danej organizacji może do niej samodzielnie dołączać.
  • Utworzenie zespołu w ramach całej organizacji to opcja dostępna dla administratora globalnego. Wtedy aplikacja automatycznie doda wszystkie osoby w ramach danej firmy. Po utworzeniu zespołu obejmującego całą organizację wszyscy globalni administratorzy są dodawani jako właściciele zespołów, a wszyscy aktywni użytkownicy są dodawani jako członkowie zespołu. 

Tworzenie kanałów

Zespoły składają się z kanałów, które są konwersacjami prowadzonymi przez członków zespołu. Każdy kanał tworzy się aby połączyć osoby związane z konkretnym tematem, zespołem lub projektem.

Kanały są miejscem, w którym wykonuje się pracę w ramach danego zespołu: przeprowadza się rozmowy, organizuje spotkania, a także udostępnia pliki oraz dodaje aplikacje, które będą udostępnione całemu zespołowi. Konwersacje na kanale są publiczne, a więc widoczne dla wszystkich członków zespołu.

Aby utworzyć kanał należy kliknąć trzy kropki przy danym zespole i wybrać opcje: Dodaj kanał. Ukaże Wam się wtedy okienko, gdzie możecie nadać kanałowi nazwę oraz dodać opis i wybrać ustawienia prywatności.

 

Konwersacja, reakcje i więcej opcji

Konwersacje można prowadzić zarówno na czacie, jak i w ramach utworzonego w zespole kanału. Aby rozpocząć nową rozmowę na czacie musicie wprowadzić w okienku: Imię i Nazwisko, adres e-mail, grupę lub tag. Wpisując kilka osób utworzycie grupę, którą możecie dowolnie nazwać. W każdym momencie możecie dodawać lub usuwać członków grupy.

Otwórz czat w nowym oknie

Każdy prowadzony czat możecie otworzyć w osobnym oknie, dzięki czemu możecie wykonywać inne czynności nie wychodząc z rozmowy. Można to zrobić na kilka sposobów:

  • Na liście czatów wybieracie ten, który Was interesuje i po najechaniu myszką po prawej stronie pojawi się opcja Otwórz czat w nowym oknie;
  • Rozwijając więcej opcji (trzy kropki) na pierwszym miejscu wyświetli Wam się taka możliwość
  • Klikając dwa razy na wybrany czat;
  • W prawym górny rogu prowadzonego czatu;
  • Klikając dwukrotnie w wybrany profil z listy kontaktów;
  • Wpisz /pop w polu widocznym u góry ekranu.

Wprowadzanie treści wiadomości

Poniżej okienka, w którym wpisujecie treść wiadomości dostępne są dodatkowe funkcje i możliwości,  jak m.in:

  • Formatowanie tekstu – zmienianie czcionki, wprowadzanie numeracji, wstawianie linku, a nawet tabelki, oznaczenie cytatu, tworzenie listy numerowanej oraz zaznaczenie wiadomości, jako ważnej możliwość;
  • Dodawanie załącznika – macie opcję załadowanie go z OneDrive’a bądź z Waszego komputera
  • Dodawanie Emoji
  • Dodawanie GIF-ów
  • Dodawanie naklejek – w tym takich, w których tekst możecie dowolnie zmieniać
  • Planowanie lub rozpoczęcie spotkania – planowanie dostępne jest w rozmowie w ramach czatu, rozpoczęcie – w konwersacji prowadzonej w kanałach
  • Przyznanie nagrody

Do konkretnych wiadomości możecie dodawać reakcje – wystarczy kliknąć na daną wiadomość, aby zobaczyć dostępne możliwości. Istnieje tam także rozszerzenie z dodatkowymi funkcjami, takimi jak: Zapisz tę wiadomość, Oznacz jako nieprzeczytane, Udostępnij w programie Outlook, Przetłumacz, Czytnik imersyjny, a w przypadku Waszych wiadomości macie dodatkowe dwie opcje: Edytuj oraz Usuń.

Dodawanie kart

Karty widoczne są na samej górze prowadzonej konwersacji. Jeśli chcecie dodać nową kartę w konwersacji, musicie kliknąć w symbol „+”. Spowoduje to wyświetlenie okna, z poziomu którego możecie wskazać interesującą Was aplikację. W kolejnym kroku, w zależności od wybranej aplikacji, należy nadać nazwę karcie oraz postępować zgodnie z poleceniami. Przykładowo – wybierając Witrynę internetową, będziecie musieli podać adres URL strony, którą chcecie dodać. W przypadku PDF – wskazać plik, który znajduje się już w karcie Pliki w ramach danego zespołu.

Spotkania

Spotkania w aplikacji Teams obejmują pliki audio, wideo i udostępnianie ekranu. Są one jednym z najważniejszych sposobów współpracy w zespołach. Nie musisz być członkiem organizacji (lub nawet posiadać konto zespołowe), aby dołączyć do spotkania programu Teams — po prostu zapoznajcie się z zaproszeniem, aby uzyskać instrukcje na temat rozmów.

Planowanie spotkania

Istnieje kilka sposobów, aby zaplanować spotkanie w aplikacji Microsoft Teams:

  • Planowanie spotkania w oknie czatu – poniżej pola służącego do wpisywania wiadomości
  • Planowanie w kalendarzu – w tym celu musicie przejść do Kalendarza i wybrać pozycję Nowe spotkanie lub wybrać zakres czasu w Kalendarzu i automatycznie otworzy się formularz służący planowaniu spotkania.
  • Planowanie w programie Outlook – przechodząc do widoku kalendarza musicie kliknąć pozycję Nowe spotkanie aplikacji Teams.

Planując spotkanie możecie między innymi: wprowadzić tytuł spotkania, dodać uczestników, zaplanować czas trwania spotkania.

Utworzony termin w kalendarzu Teams pojawi się nam również w kalendarzu Outlook i odwrotnie – spotkania zaplanowane w programie Outlook pojawią się w aplikacji Teams. W Teams wszystkie zaplanowane spotkania są automatycznie wprowadzane jako spotkania online.

Dołączanie do spotkania

Dołączać do spotkania również można na wiele sposobów. Wśród nich są:

  • Dołączanie za pomocą linku – jeśli zostanie Wam udostępniony link do spotkania, wystarczy kliknąć Dołącz do spotkania w usłudze Microsoft Teams w zaproszeniu na spotkanie. Zostaniecie wtedy przeniesieni do strony, gdzie możecie wybrać dołączenie w Internecie bądź poprzez aplikację klasyczną. Jeśli macie już aplikację Teams, spotkanie zostanie otwarte w niej automatycznie.
  • Dołączanie za pomocą kalendarza – wystarczy, że w utworzonym w kalendarzu spotkaniu klikniecie Dołącz
  • Dołączanie w kanale – jeśli spotkanie odbywa się w kanale, zobaczycie zaproszenie do dołączenia, odpowiednią zawartość i kto jest na spotkaniu, bezpośrednio w danym kanale. Tu również wystarczy, że klikniecie pozycję Dołącz.
  • Dołączanie na czacie – Jeśli spotkanie już się rozpoczęło, pojawi się ono na liście ostatnich czatów. Wtedy wystarczy, że wybierzecie to spotkanie i dołączycie do niego.
  • Dołączanie telefoniczne – Jeśli nie możecie korzystać z aplikacji ,Teams macie możliwość przyłączenia się do spotkań, dzwoniąc pod numer telefonu. Ta opcja jest możliwa, tylko jeśli w zaproszeniu na spotkanie znajduje się numer telefonu i identyfikator konferencji. Wtedy, aby dołączyć do spotkania, wystarczy, że zadzwonicie pod podany tam numer.

Natychmiastowe rozpoczęcie spotkania

Opcja Rozpocznij spotkanie teraz jest dostępna:

  • W kanałach – jedna z opcji wyświetlających się pod okienkiem służącym wpisywaniu wiadomości
  • W kalendarzu – wystarczy, że przejdziecie do kalendarza i na górze wyświetli Wam się możliwość rozpoczęcia spotkania
  • W rozmowach – w tej zakładce macie dostęp do wszystkich kontaktów, a pod nimi możliwość nawiązania szybkiego połączenia

Dostępne możliwości podczas spotkania

Od niedawna podczas spotkania i wideorozmowy jest aż 9 osób uczestniczących użytkowników. Wcześniej były to tylko 4 osoby. Na pasku widocznym na środku ekranu podczas prowadzonej rozmowy wyświetlają się

  • Czas trwania rozmowy;
  • Możliwość włączenia/wyłączenia kamery;
  • Możliwość włączenia/wyłączenia mikrofonu;
  • Opcja udostępniania pulpitu lub okna z Waszego komputera;
  • Więcej działań, a w nich m.in. otwarcie trybu pełnoekranowego, dodawanie efektów tła, a jako inicjator rozmowy możecie z tego miejsca zakończyć spotkanie oraz wyłączyć przychodzące wideo;
  • Możliwość zgłoszenia się poprzez podniesienie wirtualnej ręki;
  • Rozpocznij nagrywanie – zapisane nagranie będzie później dostępne w oknie czatu spotkania;
  • Otwarcie okna czatu spotkania;
  • Podgląd osób uczestniczących w spotkaniu;
  • Rozłączenie się, czyli wyjście ze spotkania.

Jeśli chcesz, aby inny uczestnik spotkania wprowadzał zmiany w pliku, pomógł Ci w prezentacji lub coś pokazał, możesz przekazać mu kontrolę. Będziecie wspólnie sterować udostępnianiem, a Ty w dowolnym momencie możesz ponownie przejąć kontrolę. W tym celu na pasku narzędzi udostępniania musicie kliknąć pozycję Przekaż kontrolę.

Istnieje także możliwość udostępniania dźwięku systemowego, co umożliwia przesyłanie strumieniowe dźwięku z komputera do uczestników spotkania w aplikacji Teams. Za pomocą tej funkcji możecie odtworzyć klip wideo lub klip dźwiękowy. W tym celu klikając Udostępnij zaznaczyć musicie opcje Dołącz dźwięk systemowy.

Udostępnianie plików

W Microsoft Teams istnieje kilka możliwości przekazywania sobie i dzielenia się plikami:

  • Udostępnianie pliku w rozmowie – poniżej pola w którym wpisujecie wiadomość macie wspomnianą już wyżej, opcję dodania załącznika (ikonka przypominająca agrafkę). W ten sposób przekażecie kopię oryginalnego pliku. Możecie klikając kartę Pliki, widoczną na górze czatu i wybrać opcję Udostępnij.
  • Udostępnianie pliku zespołowi w danym kanale – odbywa się bardzo podobnie. Również macie możliwość załączania pliku w wiadomości, a także udostępniania w karcie Pliki – tu wybrać należy pozycję Przekaż.

Wskazówki i dodatkowe funkcje

Skróty klawiszowe

Jeśli jesteście zwolennikami stosowania skrótów klawiszowych w Microsoft Teams także macie taką możliwość. Listę wszystkich dostępnych skrótów znajdziecie rozwijając ikonkę Waszego profilu widoczną w prawym górnym roku aplikacji.

skróty klawiszowe w Microsoft Teams
Przykładowe skróty klawiszowe w Microsoft Teams

Lista poleceń

Na górze ekranu w polu wyszukiwania po wpisaniu „/” wyświetli Wam się lista poleceń, które ułatwią Wam przemieszczanie się i pracę w aplikacji.

wyszukiwarka Teams

Tagi

Zamiast kopiować i wklejać tę samą wiadomość do każdego członka grupy, Microsoft pozwala teraz użytkownikom przypisywać członków zespołu z określonymi znacznikami. Tagi można dodawać do jednego lub wielu członków zespołu, aby łatwo łączyć się z odpowiednią grupą osób. Właściciele i członkowie zespołu mogą dodawać jeden lub więcej tagów do osoby. Np. kierownik działu marketingu może oznaczyć osobnymi tagami osoby z poszczególnych zespołów np. @socialmedia.

Boty

Boty to aplikacje, które możecie dodać do Microsoft Teams. Z botami możecie rozmawiać, czyli np. zadawać im jakieś pytania. Te zautomatyzowane programy będą odpowiadać na Wasze pytania lub przekazywać aktualizacje i powiadomienia na konkretne, interesujące Was tematy. Boty pozwalają użytkownikom na interakcję z usługami w chmurze, takimi jak zarządzanie zadaniami, planowanie czy właśnie zwykłe odpytywanie np. o strukturę panującą w danej organizacji. 

Łączniki

Łączniki to mechanizmy, które na bieżąco dostarczają treści i aktualizacje z często używanych usług bezpośrednio do konkretnego kanału. Dodanie łącznika do konkretnego kanału odbywa się poprzez rozwinięcie symbolu wielokropka i wybranie opcji Łączniki.

Jedna aplikacja do spraw prywatnych i służbowych

Jeśli korzystacie z Microsoft Teams w pracy i prywatnie możecie dodać swoje konto osobiste w aplikacji mobilnej. Dzięki temu możecie w łatwy sposób przełączać się pomiędzy tymi dwoma kontami i być cały czas na bieżąco z kalendarzami, czatami i zadaniami w pracy i poza nią.

microsoft 365

Już wkrótce Teams dla użytkowników domowych 

Microfot Teams to narzędzie, które do tej pory były wykorzystywane do współpracy i komunikacji w firmach i organizacjach. Teraz Microsoft poinformował o przygotowaniu wersji konsumenckiej, która dostępna będzie dla subskrybentów Microsoft 365 w wersji Personal oraz Family.

Podobnie jak w firmowej wersji Business, ta konsumencka również ma służyć jako narzedzie służące do komunikacji wielu osób jednocześnie, w tym wypadku np. w ramach danej rodziny. Będzie więc można czatować, prowadzić rozmowy głosowe oraz wideorozmowy, odsyłać do współdzielonego kalendarza w Outlook, przydzielać zadania określonym osobom, wspólnie pracować w ramach plików Word, PowerPoint oraz Excel, a także współdzielić zasoby na OneDrive – wszystko w jednym miejscu.

Wersja konsumencka ma być wzbogacona o nowe funkcje, dostosowane do użytkowników prywatnych. Dziki temu wraz z rodziną i przyjaciółmi będzie można wspólnie komunikować się, współpracować oraz planować wszelkiego rodzaju przedsięwzięcia, jak np. wakacje czy urodziny. Przykładowo: w ramach zespołu można będzie dzielić się pomysłami na nadchodzący wyjazd czy przyjęcie, stworzyć w Excelu potrzebną listę zakupów, którą wszyscy będą współtworzyć, a następnie przydzielić komuś zadanie – dokonanie zakupów według tej listy. W kalendarzu natomiast można będzie zaplanować wspólną wideokonferencje, podczas której ustalicie szczegóły.

Będzie możliwość także wpólnego przekonywania ważnych informacji, jak np. haseł do Wi-Fi, czy innych danych. Dodatkowo użytkownik będzie mógł zezwolić na udostępnianie lokalizacji – wtedy na mapie będziecie mogli zobaczyć, gdzie jest i np. za ile będzie z powrotem w domu.

Te nowe funkcje będą dostępne w wersji zapoznawczej do aplikacji mobilnej Microsoft Teams w nadchodzących miesiącach.

Podsumowanie

Microsoft Teams to platforma, która cały czas jest rozwijana. Można ją także doskonale dostosowywać do własnych potrzeb dodając potrzebne funkcje i rozwijając ją zgodnie z potrzebami. Zebranie razem zespołu i danie możliwości wymieniania się w ramach tej aplikacji wiadomościami oraz dokumentami sprawia, że praktycznie całą komunikację można przenieść do Microsoft Teams, a maile zostawić dla osób spoza organizacji.

W ramach jednej usługi otrzymujecie m.in. czat, dostęp do kontaktów i kalendarza, rozmowy głosowe czy też wideorozmowy z możliwością udostępniania ekranu. Niezwykle przydatną opcją ułatwiającą współpracę jest możliwość pracy w jednym pliku w ramach danego zespołu.

Microsoft Teams to aplikacja skonstruowana w przejrzysty sposób i stosunkowo łatwa w obsłudze na początkowym etapie. W obsłudze platformy pomagają liczne podpowiedzi ukazujące się podczas korzystania z niej, a także bardzo rozbudowana zakładka Pomoc. Mnogość dostępnych funkcji sprawia jednak, że aby poruszać się swobodnie na wszystkich poziomach platformy, musicie najpierw spędzić trochę czasu na poznawaniu jej. Jednak trzeba przyznać, że warto. Trudno bowiem wyobrazić sobie lepsze narzędzie służące do współpracy wewnątrz organizacji.