Przydatne funkcje Microsoft Excel. Poradnik dla początkujących

Microsoft Excel jest bardzo przydatnym narzędziem, którego używa się w wielu dziedzinach życia. Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych w niektórych przypadkach jest wręcz koniecznością. Często jednak dla wielu praca z tym programem wydaje się bardzo skomplikowana i enigmatyczna. Aby ułatwić sobie pracę, warto zapoznać się podstawowymi funkcjonalnościami Excela. Sprawdźcie kilka z nich i przekonajcie się, że nie taki Excel straszny jak go malują.

Office 365 zastąpiła nowa platforma Microsoft 365

Office 365 zastąpiła platforma Microsoft 365. Zmianie nie uległa jedynie nazwa, wraz z nią nadeszło wiele ulepszeń i zupełnie nowych rozwiązań.

Wśród nich znalazła się między innymi stworzona z myślą o rodzicach aplikacja Family Safety – Bezpieczeństwo Rodzinne, innowacyjne rozwiązania dotyczące programów Microsoft Word, Excel, czy PowerPoint, zaawansowane funkcje przechowywania plików w chmurze OneDrive oraz usługi Microsoft Teams i Outlook. Nowości takie jak Bezpieczeństwo Rodzinne oraz Ms Teams, będą dostępne dla użytkowników wkrótce.

Co ważne, przejście na nową platformę odbywa się automatycznie i nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Dla nowych użytkowników ceny za poszczególne pakiety subskrypcji także nie uległy zmianie.

Przy okazji tej zmiany, stworzyliśmy Kompendium wiedzy o Microsoft 365, który odpowiada na najważniejsze pytania oraz postanowiliśmy przypomnieć działanie kilku najpopularniejszych programów Microsoft i przedstawić ich nowe funkcjonalności. Przyjrzeliśmy się już programowi Power Point oraz aplikacji Microsoft Teams, teraz przyszła kolej na Excela. Trzeba przyznać, że w przypadku tego programu mnogość dostępnych funkcji jest tak ogromna, że nie sposób zmieścić większości najważniejszych w jednym tekście. Wybrane poniżej funkcje mają pozwolić na poznanie podstaw oraz trochę bardziej zaawansowanych możliwości, z jakich można korzystać w tym programie.

Co to jest i jak wygląda Excel?

Excel umożliwia tworzenie bogatych w informacje arkuszy kalkulacyjnych. Za pomocą programu Excel można tworzyć i formatować skoroszyty z bogatymi w informacje arkuszami kalkulacyjnymi pozwalającymi na tworzenie i wykonywanie obliczeń oraz analizowania danych. Program Excel umożliwia m.in. zapisywanie formuł w celu przeprowadzania obliczeń z wykorzystaniem tych danych, wykonywanie obliczeń, tworzenie modeli analizy danych, przestawianie danych na różne sposoby.

Za pomocą tego programu analizujemy i prezentujemy dane w postaciach zarówno liczbowych jak i w postaci wykresów – liniowych, kołowych, czy słupkowych. Dzięki tak szerokiemu wachlarzowi możliwości, program wykorzystywany jest zarówno w codziennym życiu, edukacji, a także w najszerszym zakresie w życiu zawodowym. W działach księgowości arkusze służą np. do tworzenia sprawozdaniach finansowych o przepływie gotówki, o dochodach lub zestawienie zysków i strat. W przypadku danych dotyczących sprzedaży można łatwo tworzyć formularze, takie jak faktury sprzedaży, dokumenty dostawy lub zamówienia zakupu. Zastosowań arkuszy znajdujących się w programie Excel jest naprawdę wiele.

Budowa programu Excel

Po uruchomieniu Microsoft Excel, na ekranie monitora otwiera się okno robocze aplikacji umożliwiające edycję danych w komórkach arkusza. Budowa programu jest bardzo prosta i czytelna. Szczególnie szybko odnajdą się w niej wszyscy, którzy używają Worda, układ dostępnych funkcji jest bowiem bardzo zbliżony:

  1. Na samej górze widnieje pasek tytułu, który zawiera m.in. możliwość zapisania pliku, dostosowania paska narzędzi, nazwę aplikacji – Excel oraz standardową nazwę skoroszytu Zeszyt1 oraz nazwę użytkownika;
  2. Niżej znajduje się Plik oraz pasek zakładek wraz z jego funkcjonalnościami. W Pliku macie wgląd w opcje Excela. Tutaj też możecie zapisywać plik i zmieniać najważniejsze ustawiania aplikacji. Pasek zakładek jest najważniejszym elementem aplikacji. Najistotniejsze zakładki to:
  • Narzędzia główne;
  • Wstawianie;
  • Układ strony;
  • Formuły;
  • Dane;
  • Recenzja;
  • Widok.
  1. Następnie dostępne jest Pole nazwy, Wstaw funkcję oraz Pasek formuły;
  2. W lewym dolnym rogu znajduje się wybór arkuszy;
  3. Po prawej stronie na samym dole programu jest opcja powiększenia/pomniejszenia.

Budowa arkusza Excel

Najważniejszym elementem Excela, na którym wykonywana jest praca, jest arkusz. Arkusz składa się z kilku elementów:

  • Wierszy;
  • Kolumn;
  • Komórek;
  • Zakresów.

Arkusz jest powierzchnią o ogromnej wielkości, bo składającą się z aż 1048576 wierszy oraz 16384 kolumn. Wiersze w Excelu oznaczone są liczbami, kolumny zaś literami od A do XFD. Na przecięciu wierszy i kolumn znajdują się komórki, które nazywa się zgodnie z ich położeniem, czyli zaczynając od A1, na XFD1048576 kończąc. Ostatni z elementów arkusza to zakres, który jest zbiorem komórek.

Budowa arkusza Excel

Tworzenie prostego arkusza

Na poniższym filmie znajdziecie przykład, w jaki sposób stworzyć prosta tabele z danymi, jak sumować dane, scalać komórki, czy np. rozszerzać kolumny.

Listy i Serie danych

Wypełnianie arkusza serią danych może odbywać się na dwa sposoby. Pierwszy, polega na ręcznym przeciąganiu kursora myszki. Działanie w tym wypadku jest bardzo proste:

  • wystarczy wpisać dane w dowolną komórkę;
  • kliknąć w nią i przytrzymując kursor w prawym dolnym rogu, przeciągnąć go w dowolną stronę.

W ten sposób automatycznie uzupełnić można m.in. listę z kolejnymi dniami tygodnia i miesiącami, także pisanymi skrótem.

Takie uzupełnianie działa również w przypadku tworzenia serii danych stworzonych z liczb i dat. Jednak jeśli chodzi o liczby, to wpisując wartość tylko w jednym wierszu, w kolejnym zostanie ona po prostu skopiowana. Aby stworzyć jakiś ciąg liczbowy, potrzebujecie  w co najmniej dwóch komórkach nadać wzorzec do wypełnienia serią, np. wpisując wartości 5 i 10, kolejne będą wypełniać się wartościami powiększonymi o 5. W przypadku wpisania jednej daty, po przeciągnięciu w następnych będą pojawiać się kolejne dni, a gdy uzupełnicie dwie lub więcej komórek, Excel automatycznie rozpozna ciąg dat.

Kolejny sposób to skorzystanie z funkcji Wypełnij znajdującej się w zakładce Narzędzia główne. Tam możecie wybierać, czy seria ma się utworzyć w kolumnach czy w wierszach, o ile ma zwiększać się wartość w kolejnych komórkach oraz ile ma wynosić wartość końcowa. W przypadku dat możecie wybrać jednostkę, która ma być uwzględniana przy tworzeniu serii tzn. mogą powiększać się o kolejne dni, miesiące, lata lub zaznaczyć, że kolejne daty mogą zawierać jedynie dni powszednie.

Lista rozwijana

Lista rozwijana w arkuszu Excel ułatwia pracę i powoduje, że staje się ona szybsza i wydajniejsza. Taka lista z rozwijanymi opcjami znacznie przyśpiesza pracę. Dzięki niej nie ma potrzeby ręcznego wpisywania bądź kopiowania potrzebnych danych.

Tworzenie listy rozwijanej

Rozwijana lista jest bardzo łatwa do zrobienia, wystarczy w tym celu wykonać tylko kilka prostych kroków:

  • Utworzyć listę w jednej kolumnie lub w jednym rzędzie z danymi, które mają się pojawić w liście rozwijanej;
  • Wybrać inną, dowolną komórkę, w której lista ma się pojawić;
  • Z górnego menu wybrać zakładkę: Dane, a następnie kliknąć opcję Poprawność danych;
  • Wyświetli się okno o nazwie Sprawdzanie poprawności danych, tam trzeba rozwinąć listę w pozycji Dozwolone i zaznaczyć Lista, a w polu Źródło zaznaczyć myszką komórki, w których znajdują się te wartości, które mają się na liście pojawiać;
  • Kliknąć Ok i zamknąć okno.

Edytowanie listy

W każdej chwili możecie edytować listę na kilka sposobów, w zależności od potrzeb:

  • Edytując źródło listy;
  • Zmieniając zakres komórek stanowiących źródło listy. W tym celu należy kliknąć w zakładce Dane przycisk Poprawność danych i wskazać nowe komórki jako źródło;
  • Rozszerzając wskazany zakres komórek źródłowych, jeśli chcecie uwzględnić na liście nowe wartości. W tym celu należy przejść do zakładki Dane i kliknąć przycisk Poprawność danych i rozszerzyć zakres źródłowy, czyli po prostu zaznaczyć go jeszcze raz, uwzględniając nowe komórki.

Usuwanie listy rozwijanej

Aby usunąć listę w Excelu, nie wystarczy kliknięcie Delete. W tym celu musicie wykonać następujące kroki:

  • Zaznaczyć cały obszar, w którym znajduje się lista rozwijana;
  • Przejść do zakładki Dane i kliknąć Poprawność danych;
  • W oknie dialogowym wybrać opcję Wyczyść wszystko;
  • Kliknąć Ok.

Może zdarzyć się, że trudno znaleźć taką listę np. w momencie gdy arkusz jest bardzo obszerny i zawiera wiele różnych informacji. Jak zatem usunąć listę rozwijaną bez znajomości jej położenia? W tym celu należy:

  • Przejść do zakładki Narzędzia Główne, kliknąć oznaczoną lupką opcję Znajdź i zaznacz i po rozwinięciu kliknąć Przejdź do – specjalne. Można również zrobić to, używając skrótu klawiszowego Ctrl+G i następnie Specjalne;
  • Wybrać opcję Sprawdzenie poprawności danych i w ten sposób zostaną zaznaczone wszystkie rozwijane listy dostępne w arkuszu.

Sortowanie

Sortowanie to kolejna bardzo przydatna funkcja programu Microsoft Excel. Dzięki niej można np. uporządkować listę nazwisk w kolejności alfabetycznej rosnącej (od A do Z) lub malejącej (od Z do A), utworzyć listę wydatków rosnąco lub malejąco, bądź sortować je chronologicznie według dat i godzin. Sortowanie pozwala szybko wyświetlić dane w sposób, który ułatwia ich organizowanie i wyszukiwanie istotnych informacji. Aby skorzystać z funkcji sortowania, należy:

  • Zaznaczyć odpowiednie komórki z danymi w tabeli lub zaznaczyć jedną komórkę w kolumnie, w której mają być sortowane;
  • Wybrać sekcję Narzędzia główne i tam opcję Sortuj i filtruj. Można także w zakładce Dane, wybrać opcję Sortuj;
  • Aby sortować dane w kolejności alfabetycznej od A do Z lub od najmniejszej liczby do największej należy kliknąć symbol „AZ↓”;
  • Chcąc sortować dane w odwrotnej kolejności, należy kliknąć przycisk  „ZA↓”.

W celu sortowania danych według kilku kryteriów należy kliknąć przycisk Sortuj i tam wybrać jakie kryteria Excel ma wziąć pod uwagę.

Filtrowanie

Większość pracy w Excelu opiera się na tabelach. W tabelach znajdują się dane, których często potrzebujemy, bądź chcemy je z arkusza zupełnie usunąć. Ale jak szybko wybrać wszystkie potrzebne dane z obszernego arkusza? Jednym ze sposobów jest zakładanie filtrów w Excelu. Filtrowanie ukrywa wiersze z danymi chwilowo nieistotnymi, pozostawiając widoczne jedynie te z ważnymi informacjami. Aby to zrobić, należy:

  • Zaznaczyć dane, które mają być filtrowane lub po prostu kliknąć w jedną z komórek w tabeli, jeśli chcecie filtrować dane we wszystkich kolumnach;
  • Na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknąć Filtr. Ta sama funkcja znajduje się tez w Narzędziach głównych w grupie Edytowanie;
  • W nagłówku kolumny rozwinąć listę z opcjami filtrowania;
  • Domyślnie ustawiona jest opcja Zaznacz wszystko, należy ją odznaczyć i zaznaczyć jedynie dane, które chcecie wyświetlić;
  • Kliknąć Ok i gotowe – wyświetlać się będą jedynie wybrane w filtrze dane, pozostałe zostają ukryte. Możecie teraz np. usunąć je wszystkie, edytować lub zsumować dane tylko z tych wybranych komórek.

Formatowanie warunkowe

Formatowanie warunkowe to funkcja pozwalająca na wyróżnienie danych. W przypadku filtrów pokazywane są wybrane dane, a pozostałe są ukrywane, formatowanie warunkowe działa inaczej. W tym wypadku żadne dane nie są ukrywane, jedynie podkreślane są te, które chce się uwydatnić. To funkcja bardzo prosta w działaniu, ale bardzo przydatna w codziennej pracy, szczególnie jeśli arkusz kalkulacyjny jest obszerny i zawiera wiele danych o różnych wartościach. Aby skorzystać z funkcji Formatowanie warunkowe, należy:

  • Zaznaczyć obszar, w którym znajdują się dane, które mają zostać wyróżnione. Jeśli chcecie zaznaczyć wszystkie dane w danej kolumnie, przydatny będzie skrót klawiszowy Ctrl+Shift+ ↓ , dzięki któremu zaznaczycie wszystkie uzupełnione komórki w kolumnie, aż do pierwszej pustej;
  • W zakładce Narzędzia główne wybrać opcję Formatowanie warunkowe;
  • Ustawić kursor w polu Reguły wyróżniania komórek i z wyświetlonego menu wybrać pożądaną opcję.

Przykłady dostępnych opcji możecie zobaczyć w poniższym filmie.

Dzielenie tekstów

Możliwość automatycznego rozdzielenia tekstu pomiędzy wiele komórek to szalenie przydatna funkcja. W przypadku kilku wprowadzonych danych, ponowne ręczne uzupełnienie ich w oddzielnych komórkach nie stanowi większego problemu, jednak, jeśli mówimy o potężnym arkuszu zawierającym np. dane kilkudziesięciu pracowników, sprawa wygląda zgoła inaczej. Na szczęście z pomocą przychodzi nam Excel. Pomocna w takiej sytuacji jest, znajdująca się w zakładce Dane, funkcja Tekst jako kolumny. Aby rozdzielić tekst, należy:

  • Zaznaczyć komórkę lub kolumnę zawierającą tekst, jaki chcecie rozdzielić;
  • Wybrać funkcję Tekst jako kolumny;
  • Wyświetli się okno Kreatora konwersji tekstu na kolumny, tam należy zaznaczyć pozycję Rodzielany;
  • W kolejnym oknie musicie wybrać ograniczniki danych. Oznacza to, że np. jeżeli dane, które chcecie rozdzielić do osobnych komórek, są oddzielone od siebie spacją, należy zaznaczyć okienko Spacja. W podglądzie danych będziecie widzieć, czy podział dokonuje się prawidłowo;
  • Następnie wybieracie format danych w kolumnie; tutaj domyślnie zaznacza się format ogólny, który rozpozna najwięcej typów danych. Oprócz tego macie do wyboru: tekst, datę oraz możliwość pominięcia kolumny. W tym samym oknie musicie jeszcze wybrać miejsce docelowe, w którym mają znaleźć się podzielone dane;
  • Klikacie Zakończ i gotowe.

Łączenie tekstów

Jeśli można tekst podzielić, to czy można go połączyć? Oczywiście. Dane z wielu komórek można połączyć w jednej komórce za pomocą funkcji Złącz teksty lub przy użyciu symbolu &. W tym celu:

  • W komórce należy wpisać znak = oraz Złącz teksty i po wyświetleniu się tej funkcji dwukrotnie w nią kliknąć;
  • Kliknąć w komórkę, z której ma być pobrany tekst;
  • Wskazując kolejne komórki, należy oddzielić je średnikami;
  • Bez określenia spacji między poszczególnymi tekstami zostaną one ze sobą połączone. Aby je rozdzielić, trzeba wstawić znaki podwójnego cudzysłowu ze spacją między nimi: ” „. Zamiast spacji można oczywiście dodać pomiędzy tekstami kropkę, przecinek, czy średnik wpisując je pomiędzy cudzysłów.

Znak & umożliwia łączenie elementów tekstowych bez konieczności używania powyższej funkcji. W tym wypadku w wybranej komórce należy wpisać = dodać współrzędne komórki, wpisać znak & i analogicznie do wcześniejszego przykładu można oddzielić kolejną komórkę spacją, a następnie dodać kolejne współrzędne, np.: =A1&” „&B1 i wcisnąć Enter.

Tabele przestawne

Umiejętność korzystania z tabel przestawnych jest jedną z bardziej przydatnych w pracy i często wręcz wymaganą przez pracodawców. Nie ma się co dziwić, tabele przestawne są bowiem  doskonałym narzędziem służącym do analizy danych, niezastąpionym przy tworzeniu podsumowań i raportów. Wbrew pozorom ich tworzenie jest dość proste:

  • By przygotować tabelę przestawną musicie zebrać dane w wierszach i kolumnach;
  • Następnie należy zaznaczyć komórki, z których chcecie utworzyć tabelę przestawną;
  • Wyświetli się okienko Tworzenia tabeli przestawnej, gdzie pojawia się zakres tabeli (warto go jeszcze raz sprawdzić) oraz pole, w którym należy wskazać miejsce, w którym chcecie umieścić tabelę przestawną. Możecie ją umieścić w tym samym arkuszy, poza zakresem danych lub w zupełnie nowym;
  • Po prawej stronie wyświetli się okienko z polami tabeli przestawnej. W górnej części – okno zawierające wszystkie nazwy pól Waszej bazy danych (nagłówki kolumn tabeli źródłowej), poniżej – 4 okienka do tworzenia elementów tabeli przestawnej: filtry, kolumny, wiersze, wartości. Aby utworzyć podstawową tabelę przestawną, należy przesuwać nazwy pól z górnego okienka do jednego z czterech poniższych. Można także zrobić to, wchodząc w opcje tabeli przestawnej i w zakładce Wyświetlanie zaznaczyć Układ klasyczny tabeli przestawnej, co pozwoli na przeciąganie danych bezpośrednio do widoku tabeli. 

Na poniższym nagraniu możecie zobaczyć, w jaki sposób uzupełniają się dane w tabeli i prosty sposób na to, jak można je dzięki niej przedstawić.

Wykresy

Wykres to graficzna prezentacja zgromadzonych danych w arkuszu kalkulacyjnym. Wykresy pozwalają na pokazywanie istotnych informacji w prosty i przejrzysty sposób. Stworzenie wykresu w programie Microsoft Excel jest bardzo proste, wystarczy:

  • Zaznaczyć dane dla wykresu;
  • Wybrać pozycję Wstawianie i kliknąć opcję Polecane wykresy;
  • Wyświetli się okno dialogowe, z którego można wybrać odpowiedni dla siebie rodzaj wykresu, następnie wyświetli się jego podgląd;
  • Wybrać odpowiedni rodzaj wykresu, pozwalający jak najlepiej zobrazować potrzebne dane;
  • Kliknąć przycisk Ok.

Mapy w Excelu

Jedną z opcji przedstawienia danych jest utworzenie wykresu mapy. Za pomocą mapy kartogram w łatwy i obrazowy sposób można porównać wartości z różnych regionów geograficznych.

Kartogramy rozpoznają obszary:

  • Państw,
  • Województw,
  • Powiatów,
  • Kodów pocztowych.

Żeby przedstawić dane na mapie kartogramu, należy je odpowiednio przygotować, czyli np. odpowiednio nazwać obszary i odpowiednie dla nich wartości. Zobaczcie na przykładzie proste zastosowanie wykresu, jakim jest Mapa kartogram:

Przydatne skróty

W Excelu, podobnie jak w innych programach Microsoft, istnieje wiele przydatnych skrótów klawiszowych. Ich znajomość znacznie ułatwi i przyspieszy Waszą pracę w Excelu. Poniżej kilka przykładowych skrótów:

F2 – Powoduje edytowanie aktywnej komórki;

Shift+2 – Umożliwia edycję komentarza w aktywnej komórce lub wstawianie komentarza, jeśli komórka go nie posiada;

Ctrl+D – Wypełnia aktywną komórkę zawartością komórki znajdującej się powyżej;

Ctrl+R – Wypełnia aktywną komórkę zawartością komórki znajdującej się po lewej stronie;

Alt+= – Autosuma;

Ctr+; – wstawia bieżącą datę;

Ctrl+Shift+; – wstawia bieżącą godzinę;

Ctrl+1 – formatowanie komórek;

Ctrl+Shift+1 – włączenie formatowania liczbowego;

Ctrl+Shift+4 – ustawienie formatu walutowego;

Ctrl+Shift+↓ – zaznaczenie zakresu danych w kolumnie do pierwszej pustej komórki;

Ctrl+Z – cofnij;

F12 – Zapisz jako.

microsoft 365 logo