5 Najlepszych funkcji Gmail, które warto wdrożyć już dzisiaj

Gmail to niezwykle popularna poczta od Google, która wyróżnia się przede wszystkim brakiem irytującego spamu. Do tego zakładając konto Google otrzymujemy szereg darmowych narzędzi, które automatycznie podlegają pod to jedno konto, więc nie ma potrzeby ciągłego logowania się. Dzisiaj przyjrzymy się najlepszym funkcjom Gmail. Te ustawiania poczty Google naprawdę Wam pomogą.

Jedno konto, by rządzić nimi wszystkimi

Konto Google daje nam dostęp do poczty, chmury Google, wszystkich funkcji YouTube, narzędzi Google (np. Prezentacje Google), czy mniejszych aplikacji typu Google Keep. Wszystkie te programy podlegają pod jedno konto, dlatego warto się zarejestrować i ułatwić sobie pracę. Raz stworzony plik będzie dostępny na każdym urządzeniu.

Gmail nie jest tutaj wyjątkiem. Z funkcji Gmaila również możemy korzystać na smartfonie i komputerze. Na desktopie możemy robić to za pośrednictwem przeglądarki lub aplikacji trzeciej, a na smartfonie poprzez przeglądarkę lub dedykowaną aplikację.

Nieważne jednak na czym swoją pocztę otwieramy, funkcje Gmail pozostają bez zmian. Niektóre z nich to zmiany kosmetyczne i raczej da się bez nich obejść, inne bardzo pomagają w pracy i dbają o bezpieczeństwo informacji zawartych w e-mailu.

Najlepsze funkcje poczty Gmail. Ustawienia, które warto wdrożyć już dzisiaj

  • Tryb poufny
  • Motyw i widok poczty
  • Cofnij wysłanie wiadomości
  • Gwiazdki i wartości
  • Ignoruj

Tryb poufny

To jedna z najlepszych funkcji Gmaila do zabezpieczania danych. Oczywiście, pierwszą linią obrony powinno być mocne hasło i niezapisywanie danych w przeglądarce. Zdarzyć się jednak może tak, że nasza skrzynka pocztowa zostanie otwarta przez niepowołane osoby, lub z przyczyn losowych będziemy zmuszeni otworzyć Gmaila na obcym urządzeniu. Tutaj z pomocą przychodzą e-maile w trybie poufnym, z których znacznie trudniej jest wykraść dane.

Tryb poufny pozwala nadawcy określić datę ważności wiadomości oraz pozwala na anulowanie dostępu do e-maila w dowolnej chwili. Odbiorcy zaś uniemożliwia drukowanie i kopiowanie treści, przekazania dalej oraz pobrania e-maila. Ponadto system może wymusić na nim potwierdzenie swojej tożsamości poprzez kod SMS, jeżeli nadawca wiadomości ustalił wymagany kod dostępu. Warto jednak dodać, że tryb ten nie ma pełnej kontroli nad urządzeniem, więc można zrobić zrzut ekranu. Do tego złośliwe oprogramowanie zainstalowane na urządzeniu adresata może być w stanie skopiować treść oraz załącznik – wbrew woli odbiorcy i nadawcy.

Aby wysłać wiadomość w trybie poufnym Gmail, wciśnij ikonę opisaną jako tryb poufny  znajdującą na dole okna nowej wiadomości. Później ustal datę ważności, oraz wymagany kod dostępu SMS.

funkcja Gmail tryb poufny

Zmiana motywu Gmail

Zmiana motywu poczty to nie tylko zmiana zdjęcia w tle, czy kolorystyki z jasnej na ciemną. Gmail pozwala na gruntowną przebudowę wyświetlania poczty według naszego uznania. Możemy więc zmienić opcję wyświetlania załączników na liście odebranych, ilość maili na stronie, kolejność wyświetlania wiadomości (najpierw nieprzeczytane, ważne, a może priorytetowe?), aż po okienko odczytu.

To ostatnie jest najmniej kosmetyczne, a najbardziej funkcjonalne. Zmienia podział wyświetlania strony dzieląc ekran na pół. Po jednej stronie mamy więc listę wiadomości, np. odebrane, a po prawej treść wybranego e-maila. Dzięki temu nie musimy przeklikiwać się przez strony odebrane, mail, odebrane, mail i tak w kółko – ale możemy jednocześnie wyświetlać listę i treść maila.

Możemy również zapisywać własne etykiety, ustawiać widoczność folderów i kategorii wiadomości. Ponadto mamy dostęp do bardziej rozbudowanych ustawień takich jak określenie IMAP i POP (dla obsługi Gmail poprzez innych klientów poczty), włączenie poczty offline (wtedy wiadomości zapisywane są w pamięci urządzenia), czy zwiększenie pojemności skrzynki.

Aby zmienić motyw poczty, jej widok oraz inne funkcje, wciśnij ikonę ustawień znajdującą się w prawym górnym rogu.

funkcja Gmail widok

Cofnij wysłanie wiadomości

Któż z nas nie żałował kiedyś wysłania jakiejś wiadomości? O zapomnianym załączniku nie wspominając. Potem trzeba ponawiać, przepraszać, przesyłać dalej… ileż z tym roboty. A gdyby tak móc cofnąć wysłanie wiadomości?

Gmail oferuje taką możliwość od dłuższego czasu. Funkcja cofnij wysłanie wiadomości, wyświetla się zaraz po wysłaniu wiadomości, ale trwa tylko krótką chwilę. Czasem to za mało, by spostrzec, że czego w mailu brakuje (np. załącznika, pożegnania, litery ę w słowie dzięki, czy litery k w słowie szacunku), albo jest czegoś za dużo (np. uwag i niechcianych wskazówek, lub liter w słowie wziąść).

Aby móc zastanowić się chwilę dłużej, czy aby nie warto cofnąć wysłania wiadomości, Gmail umożliwia wydłużenie tego czasu. Mamy do wyboru 5 sekund, 10, 20 i 30. Jeżeli wybierzemy ostatnią wartość, to zastanówmy się nad tym, czy wiadomość w ogóle chcemy wysłać. Ale 10 sekund to wystarczająco dużo, by się zdecydować.

Żeby wybrać czas na cofnięcie wiadomości w Gmailu, wciśnij ikonę ustawień znajdującą się w prawym górnym rogu, a później wybierz zobacz wszystkie ustawienia.

funkcja gmail cofnij wysłanie

Gwiazdki i wartości

Jeżeli oznaczanie wiadomości ma dla nas znaczenie, to Gmail umożliwia posegregowanie e-maili na 12 różnych typów. Mamy do wyboru 6 gwiazdek i 6 znaków specjalnych. Rodzajów wiadomości może być kilka, ale dwanaście może być jednak przesadą. Łatwo się w tym samemu pogubić. Wtedy oznaczenia tracą swoją wartość, a co za tym idzie – znaczenie.

Funkcja, którą oferuje Gmail jest niezwykle przydatna w momencie, kiedy chcemy samodzielnie zaznaczyć sobie wiadomość i na pierwszy rzut oka ją rozpoznać. Różnica pomiędzy żółtą gwiazdką, zieloną gwiazdką, wykrzyknikiem i znakiem zapytania jest klarowna. Oczywiście mamy możliwość samodzielnego wyboru z ilu, i jakich oznaczeń chcemy korzystać.

Aby wybrać, którą gwiazdką lub innym znakiem chcemy ozdobić e-mail, trzeba przeklikać się przez wszystkie oznaczenia po kolei. Nie ma możliwości wyboru jednego konkretnego od razu.  

Jeżeli chcesz włączyć funkcję gwiazdek, wciśnij ikonę ustawień znajdującą się w prawym górnym rogu, a później wybierz zobacz wszystkie ustawienia. Funkcja ta znajduje się na liście ustawień ogólnych.

funkcja gmail gwiazdki

Ignoruj

Zaśmiecanie skrzynek pocztowych jest bardzo powszechne. Nawet kiedy nie mamy spamu na naszym Gmailu, to mogą się zdarzyć takie dni, w których tony wiadomości przechodzą przez nasz folder odebrane. Niektóre wiadomości są nam potrzebne (które oznaczenie z 12 dostępnych by tu wybrać?), inne są bezużyteczne i tylko marnują nasz czas.

Na szczęście Gmail oferuje funkcję ignorowania wybranych rozmów. Dzięki temu w naszym folderze odebrane nie pojawią się zbędne e-maile, ale tylko te, które nas interesują. Do tego, po zignorowaniu jakiegoś wątku, odpowiedzi na niego również nie trafią już do odebranych. Gdzie więc trafiają? Wiadomości z etykietą zignorowano trafiają do folderu wszystkie. Nie trafiają więc do spamu, czy do kosza, gdzie mogłyby zostać przypadkowo usunięte, ale będą czekały na odczytanie w folderze, w którym mieszczą się wszystkie (jak sama nazwa wskazuje) wiadomości, których jesteśmy adresatami.

Żeby włączyć funkcję ignorowania wiadomości, kliknij e-mail prawym przyciskiem myszy (w aplikacji mobilnej należy przytrzymać wątek, a potem kliknąć ikonę trzykropka), a następnie wybierz opcję ignoruj.

funkcja gmail ignoruj

Gmail – przemyślane funkcje i ustawienia

Pracę w poczcie od Google’a można sobie bardzo uprościć, dostosowując jej funkcję do własnych potrzeb. Jeżeli jedna żółta gwiazdka to za mało – wybierzmy dwie gwiazdki, sześć – albo dwanaście oznaczeń. Jeśli jakiś wątek nas nie interesuje, a powiadomienia o nim nas denerwują – zignorujmy go. A do tego białe tło można zastąpić innym kolorem, bądź innym zdjęciem (własnym, lub z bazy Gmail).

Jeżeli uważacie, że jakiejś funkcji Gmail tutaj brakuje, piszcie śmiało. Jakie funkcje za najlepsze uważacie Wy? Dajcie znać w komentarzach.

Tak, Gmail jest darmowy. 15 GB miejsca to całkiem sporo. Ale gdyby nie starczyło, Gmail oferuje funkcję wykupienia większej ilości miejsca na wiadomości.

Najlepsze funkcje Gmail to:

  • Tryb poufny
  • Motyw i widok poczty
  • Cofnij wysłanie wiadomości
  • Gwiazdki i wartości
  • Ignoruj

Owszem, po założeniu poczty Google można śmiało ją personalizować.