Aplikacje do planowania czasu. Które są najlepsze?

Czujesz, że Twoja produktywność spada, a powierzonych zadań nie wykonujesz w terminie? Nie od dziś wiadomo, że dobra organizacja i planowanie czasu pozwala utrzymać życie w harmonii i spokoju. Bądź na bieżąco ze swoją listą rzeczy do zrobienia i poznaj najciekawsze aplikacje do planowania i zarządzania czasem nawet w dni wolne od obowiązków.

Jak efektywnie zarządzać czasem?

  • Rób listę zadań.
  • Przestań się rozpraszać.
  • Pozbądź się zadań, które nie powinny należeć do Ciebie.
  • Kontroluj realizację zadań.
  • Znajdź czas na kreatywność i samorealizację.
  • Ustal priorytety.
  • Stwórz rutynę.
Planowanie czasu
źródło: pexels.com

Rób listę zadań

Planowanie to jedna z najważniejszych zasad zarządzania czasem. Jeśli nie masz planu na cały dzień, prawdopodobnie stracisz dużo czasu na zastanawianie się, nad czym powinieneś teraz pracować.  Dzięki stworzeniu listy zadań będziesz mógł łatwo rozpocząć swoje działania, zakończyć je i szybko przejść do następnych.

Przestań się rozpraszać

W tym zależnym od technologii świecie koncentracja jest dla nas dużym wyzwaniem. Dlatego podstawową zasadą zarządzania czasem jest zarządzanie rozproszeniami. Jak wygrać walkę z rozpraszaczami?

Zarządzaj swoim telefonem

Nie pozwól, aby rozmowy telefoniczne, przeglądanie social mediów odciągały Cię od wykonywanego zadania. Zachowaj spokój i odłóż smartfon na czas pracy, aby przestać go sprawdzać co 10 minut bez żadnego powodu.

Zarządzaj nawykami przeglądania

Impulsywne przeglądanie i Googling wszystkiego, co przychodzi Ci na myśl, to oznaki złych nawyków przeglądania. Kiedy pracujesz na komputerze, unikaj sprawdzania kanałów społecznościowych, powiadomień, odpowiadania na wiadomości i odwiedzania każdego e-maila, który się pojawi w Twojej skrzynce.

Zarządzaj zewnętrznymi elementami rozpraszającymi

Znajdź ciche miejsce do pracy — pusty pokój w biurze lub w domu. Oprócz tego zastanów się też nad zakupem słuchawek z redukcją szumów, które pomogą Ci odizolować się od otoczenia.

Organizowanie czasu
źródło: pexels.com

Pozbądź się zadań, które nie powinny należeć do Ciebie

Jedną z kluczowych umiejętności zarządzania czasem jest pozbywanie się zadań, które nie powinny należeć do Ciebie. Naucz się przydzielać zadania właściwym osobom. Tylko w ten sposób będziesz w stanie wykonać więcej zadań podczas zmiany, ponieważ nie stracisz czasu na sprawy, które nie powinny należeć do Ciebie.

Kontroluj realizację zadań

Zaplanuj najważniejsze dla Ciebie rzeczy w ciągu dnia lub w pierwszym dostępnym przedziale czasowym. Wszystko, co zostanie zaplanowane później w ciągu dnia, ma większą szansę, że zostanie przerwane, odłożone i nigdy niezrealizowane. Człowiek najbardziej skoncentrowany jest rano, dlatego wykorzystaj ten czas na odhaczenie z listy najcięższych zadań. Jeszcze przyjdzie czas na relaks.

Znajdź czas na kreatywność i samorealizację

Po wykonaniu najtrudniejszych zadań znajdź czas na przyjemne i satysfakcjonujące zajęcia, takie jak kultura, sport i rozrywka. Pobudzą Twoją kreatywność i oczyszczą ze stresu, którego doświadczyłeś w ciągu dnia.

Ustal priorytety

Jeśli nie możesz poświęcić czasu na zadanie, nie umieszczaj go w swoim harmonogramie. Planuj tylko zadania, które będziesz w stanie wykonać. Tworząc swój harmonogram bądź brutalnie realistyczny, a nie idealistyczny. Tworzenie harmonogramu, którego tak naprawdę nie możesz dotrzymać, to nastawienie się na frustrację. Jeśli nie będziesz trzymać się swojego harmonogramu, wkrótce stanie się bezużyteczny.

Stwórz rutynę

Pomyśl, że powierzone zadania wykonujesz odruchowo jak mycie zębów rano czy wieczorem. Czy to nie brzmi wspaniale? Mając dobre nawyki, nie musisz podejmować tylu trudnych decyzji, a przez to oszczędzasz czas na zbędne myśli.

Organizacje czasu
źródło: pexels.com

Jakie są najlepsze aplikacje do planowania czasu?

  • ZenDay
  • Trello
  • Fantastical 2
  • Tiny Calendar
  • AwesomeCalendar
  • Any.do
  • Todoist
  • Google Keep

ZenDay – postaw na życiowy Zen

Aplikacja ZenDay umożliwia przede wszystkim synchronizację zadań z wydarzeniami z kalendarza Google i ich łatwe organizowanie. Jak sama nazwa wskazuje, ZenDay ma na celu wspieranie poczucia zen podczas tworzenia i wykonywania codziennych czynności.

Interfejs aplikacji jest bardzo intuicyjny i zawiera wyświetlacz 3D, który przewija się podczas wykonywania zadań. Dzięki ZenDay w łatwy sposób dodasz wydarzenie lub utworzysz zadanie. Wystarczy, że klikniesz oś czasu lub na duży okrągły przycisk plus. W celu ułatwienia organizacji każde wydarzenie w aplikacji ma swój określony kolor. Gdy zadanie zbliża się do końca planowanego czasu ,kolor staje się bardziej intensywny. Ciekawą opcją jest również podsumowanie poprzednich tygodni. Ta funkcja da Ci możliwość sprawdzenia, czy terminowo oddajesz powierzone zadania.

Trello – współpracuj z innymi

Zawiera narzędzia, które pozwalają opisać wymagania i terminy projektu. Istnieje również cyfrowy pulpit nawigacyjny, w którym możesz tworzyć, organizować i ustalać priorytety działań. Opiera się na systemie kartowym, pozwalającym członkom zespołu na interakcję i współpracę przy projektach. Użytkownicy mogą dodawać linki, komentarze, pliki i zdjęcia do kart projektów.

Domyślnie tło jest niebieskie, możesz je jednak zmienić zgodnie z własnymi preferencjami lub użyć zdjęcia, które Ci się podoba. Istnieje też opcja filtrowania kart, dodając kolorowe etykiety i ustalając terminy. Co więcej, możesz ustawić filtry prywatności na publiczny, prywatny lub zespołowy.

Fantastical – współpracuje z Twoim telefonem

Fantastical współpracuje z iPhonem, iPadem i Apple Watch, obsługując wiele języków, wprowadzanie głosowe i proste frazy tekstowe dla przypomnień i alertów. Aplikacja łączy się z usługami kalendarza, w tym iCloud, Google, Exchange, Office 365, Todoist, Yahoo i innymi.

Możesz także dodać do alertu strefę geofence, która włączy się po opuszczeniu lub przybyciu do określonej lokalizacji. Aplikacja na iPada ma własny widok pulpitu nawigacyjnego, który zapewnia łatwy dostęp do wszystkich wydarzeń i przypomnień. Jeśli masz zegarek Apple Watch, jest też do tego dedykowana aplikacja, która będzie wysyłać przypomnienia i pozwoli komunikować się z zegarkiem, aby dodawać nowe wydarzenia.

Tiny Calendar – kieszonkowy kalendarz

Bezpłatna wersja tej aplikacji pozwala robić wszystkie podstawowe rzeczy, których potrzebujesz. Przede wszystkim pracować w trybie offline, synchronizować informacje na różnych urządzeniach i  tworzyć przypomnienia, które będą Cię powiadamiać za pośrednictwem powiadomień push lub e-mailem. Możesz użyć GPS urządzenia, aby dodać określone lokalizacje do wydarzeń, bez konieczności późniejszego wyszukiwania wskazówek. Możesz nawet zsynchronizować Tiny Calendar z kalendarzami lokalnymi lub Kalendarzem Google.

AwesomeCalendar – pełen zakres funkcji

Kalendarz pełen mnóstwa funkcji, reklamuje się jako wszechstronne narzędzie do śledzenia wydarzeń w Twoim życiu. Kiedy tworzysz wydarzenie i przypisujesz je do dnia w kalendarzu, możesz dodać do niego notatkę, a także zrobić zdjęcie lub dodać naklejkę. Oprócz tego łatwo udostępnisz wydarzenie innym osobom z poziomu aplikacji lub ustawisz dodatkowe przypomnienia i dodasz przydatną listę rzeczy do zrobienia. Możesz nawet używać Awesome Calendar jako osobistego pamiętnika, wraz z obsługą iCloud i blokadami kodów. Aplikacja może synchronizować się z Google Task i wprowadzać kalendarze z iCloud, Kalendarza Google i Exchange. Jeśli szukasz codziennych inspirujących powiedzeń, ta aplikacja ma dedykowany widżet właśnie dla nich.

Any.do – łatwa w użyciu

Any.do to jedna z najłatwiejszych aplikacji do tworzenia i zarządzania zadaniami do wykonania. Składa się z folderów prostych zadań i podzadań, które pomagają w szybkim tworzeniu i odhaczaniu zadań po ich wykonaniu. Aplikacja zawiera łatwą opcję przeciągania i upuszczania plików.

Ciekawą funkcją Any.do  jest wprowadzanie głosowe. Pozwala tworzyć listę zadań do wykonania przez mówienie do smartfona, a następnie tworzyć notatki za Ciebie, tak jak wirtualny osobisty asystent.

Prosty projekt UI/UX aplikacji sprawia, że jest ona niezwykle łatwa do zrozumienia i pomaga użytkownikowi w szybkim zrozumieniu funkcjonalności.

Todoist – zorganizuj swoje życie

Todoist zyskał na popularności na przestrzeni lat i znacznie ewoluował, obejmując bardziej zaawansowane funkcje. Możesz organizować, tworzyć podzadania, projekty i podprojekty.

Możesz oznaczać zadania etykietami, dostosowywać je za pomocą kodów kolorów i dodawać terminy, aby je śledzić. Ważną funkcją, która jest dostępna w Todoist, jest funkcja oparta na sztucznej inteligencji, znana jako Smart Schedule. Dzięki Smart Schedule aplikacja sugeruje optymalne terminy planowania i zmiany harmonogramu istniejących zadań.

Ponadto dzięki Todoist Karma otrzymujesz punkty za wykonywanie zadań, korzystanie z zaawansowanych funkcji i osiąganie celów produktywności w trybie tygodniowym i miesięcznym. Możesz monitorować swoje postępy za pomocą wykresów z różnokolorowymi projektami.

Google Keep – wszystko pod ręką

Google Keep nie ma rozbudowanego zestawu funkcji i brakuje mu zaawansowanych opcji, ale jeśli lubisz tworzyć proste listy rzeczy, może to być odpowiednia aplikacja dla Ciebie.

Aplikacja służy przede wszystkim do tworzenia szybkich list, do których można uzyskać dostęp z dowolnego urządzenia. Zasadniczo jest to prosta platforma do robienia notatek, na której możesz pisać wszystkie ważne zadania, zapisywać zdjęcia i notatki głosowe oraz odhaczać zadania po ich wykonaniu. Aplikacja jest połączona z Dyskiem Google, co ułatwia synchronizację z wieloma urządzeniami.

Źródła: mcgraw.princeton.edu