Microsoft Teams to rozbudowana platforma, w której można m.in. prowadzić rozmowy, wideokonferencje, czy pracować w jednym dokumencie w ramach określonego zespołu. W wielu firmach aplikacja ta zastąpiła już Skype dla firm, który i tak zostanie wycofany z rynku w lipcu 2021 roku. Odkąd Microsoft zapowiedział, że Teams doczeka się także wersji konsumenckiej, zainteresowanie tą platformą wzrosło. W tym przewodniku znajdziecie podstawowe informacje dotyczące obsługi aplikacji Microsoft Teams.
Wiele osób myśląc o Microsoft Teams, błędnie postrzega aplikację, jako kolejny komunikator. To bardzo krzywdzące sformułowanie, gdyż ogrom możliwości, jakie daje Microsoft Teams, pozwala myśleć tu bardziej jako o platformie, czy też obszarze roboczym, którego jedną z możliwości jest czat. Z poziomu Teams możecie m.in. prowadzić konwersacje i wideospotkania, udostępniać pliki czy też wykorzystać aplikację do prowadzenia w niej projektów. Pamiętacie czasy, kiedy aby udostępnić komuś plik, w którym druga osoba mogłaby dokonywać zmian, musieliście przekazać go np. na pendrivie? A może dalej używacie w tym celu poczty e-mail? Taka współpraca bywa bardzo uciążliwa i zajmuje dużo czasu. W Microsoft Teams macie możliwość pracy w tym samym pliku Word, Excel lub PowerPoint, a nawet obserwowania nanoszonych tam zmian.
Na pytanie: „jak zbudowany jest Microsoft Teams?” można odpowiedzieć jednym słowem: przejrzyście. Trzeba bowiem przyznać, że wdrażając się w obsługę aplikacji, działamy bardzo intuicyjnie. Od razu rzuca się w oczy boczny pasek, znajdujący się po lewej stronie ekranu, gdzie znajdziemy zakładki z najważniejszymi elementami Microsoft Teams. Mamy tutaj zatem: Aktywność, Czat, Zespoły, Kalendarz, Rozmowy oraz Pliki. Odrobinę niżej mamy jeszcze zakładkę Aplikacje oraz Pomoc. Prawy górny róg skrywa miniaturkę z inicjałami oraz Wasze zdjęcie – jeśli takie dodacie.
Aktywność oznaczona jest ikonką z dzwonkiem. W tym miejscu znajdziecie wszystkie powiadomienia o wzmiankach na Wasz temat, a także reakcjach do Waszych wpisów.
W czacie macie możliwość prowadzenia rozmowy jeden na jeden lub grupowej. Klikając w tę zakładkę, uzyskujecie podgląd wszystkich prowadzonych rozmów oraz kontaktów. Czaty odbywają się tylko pomiędzy Wami a wybraną osobą lub grupą osób i są widoczne tylko dla osób prowadzących konwersacje. Jest to zatem po prostu możliwość wysyłania szybkich wiadomości, takich jak w Skype czy innych komunikatorach.
W tej zakładce wyświetlają się wszystkie zespoły oraz utworzone w nich kanały. Zespoły to grupa ludzi związana ze sobą, np. może to być dział w firmie. Czasem w przypadku mniejszych przedsiębiorstw będzie to także cała organizacja. W każdym zespole automatycznie tworzy się Kanał ogólny, ale można także dodać dodatkowe kanały. W ramach tych kanałów można zrzeszać np. członków zespołu zajmujących się jakimś konkretnym projektem.
To miejsce w którym możecie planować spotkania oraz macie podgląd do zaplanowanych spotkań, do których jesteście zaproszeni.
Rozwijając tę zakładkę macie dostępne opcje: szybkiego wybierania numerów, wyświetlenia listy dostępnych kontaktów oraz historii odbytych rozmów, a także pocztę głosową, czyli kierowane do Was wiadomości głosowe nagrane przez innych użytkowników.
W sekcji Pliki wszystkie ważne pliki, które dzielą się na kategorie:
Aplikacje umożliwiają wykonywanie dodatkowych czynności podczas korzystania z platformy Teams. Aplikacje można dodawać do kart w czatach i kanałach. Możecie także dodać wybraną aplikację jako dodatek do wiadomości, rozwijając skrót poniżej okienka służącego do wpisywania tekstu na czacie czy w kanałach.
W ramach personalizowania aplikacji macie możliwość ustawienia swojego zdjęcia, które będzie się wyświetlało w miniaturce obok Waszych inicjałów. Możecie również ręcznie ustawiać status dostępności, opcji jest kilka: Dostępny, Zajęty, Nie przeszkadzać, Zaraz wracam oraz Z dala od urządzenia.
Kolejna możliwość to ustawienie statusu opisowego, w którym możecie np. zawrzeć informację o tym, że przebywacie na urlopie. Dalej macie m.in. dostęp do wszystkich zapisanych wiadomości oraz możliwość powiększenia lub zmniejszenia czcionki w ramach całej aplikacji.
Tutaj też znajduje się dostęp do ustawień. W ustawieniach ogólnych istnieje możliwość wybrania motywu aplikacji, do wyboru jest: Domyślny, Ciemny oraz Wysoki kontrast. Są tu również opcje, w których zaznaczyć możecie możliwość uruchomienia aplikacji automatycznie, czy otwierania jej w tle. Oprócz ustawień ogólnych dostępne są tu także: ustawienia dotyczące prywatności, powiadomień, urządzenia, uprawnień oraz rozmów.
Uruchamiając aplikację mamy do wyboru: Utwórz zespół lub dołącz do zespołu. Klikając utwórz zespół otwierają się kolejne możliwości, czyli Utwórz zespół od podstaw oraz Utwórz zespół na podstawie… istniejącej grupy lub zespołu. Dołączając do jakiejś organizacji wiele zespołów jest już ustawionych.
Wybierając opcję Utwórz zespół pojawia się zakładka z pytaniem: Jakiego rodzaju zespół to będzie? Mamy tutaj trzy możliwości: Utworzenie zespołu prywatnego, Publicznego oraz Zespołu dla całej organizacji. Co to oznacza?
Zespoły składają się z kanałów, które są konwersacjami prowadzonymi przez członków zespołu. Każdy kanał tworzy się aby połączyć osoby związane z konkretnym tematem, zespołem lub projektem.
Kanały są miejscem, w którym wykonuje się pracę w ramach danego zespołu: przeprowadza się rozmowy, organizuje spotkania, a także udostępnia pliki oraz dodaje aplikacje, które będą udostępnione całemu zespołowi. Konwersacje na kanale są publiczne, a więc widoczne dla wszystkich członków zespołu.
Aby utworzyć kanał należy kliknąć trzy kropki przy danym zespole i wybrać opcje: Dodaj kanał. Ukaże Wam się wtedy okienko, gdzie możecie nadać kanałowi nazwę oraz dodać opis i wybrać ustawienia prywatności.
Konwersacje można prowadzić zarówno na czacie, jak i w ramach utworzonego w zespole kanału. Aby rozpocząć nową rozmowę na czacie musicie wprowadzić w okienku: Imię i Nazwisko, adres e-mail, grupę lub tag. Wpisując kilka osób utworzycie grupę, którą możecie dowolnie nazwać. W każdym momencie możecie dodawać lub usuwać członków grupy.
Każdy prowadzony czat możecie otworzyć w osobnym oknie, dzięki czemu możecie wykonywać inne czynności nie wychodząc z rozmowy. Można to zrobić na kilka sposobów:
Poniżej okienka, w którym wpisujecie treść wiadomości dostępne są dodatkowe funkcje i możliwości, jak m.in:
Do konkretnych wiadomości możecie dodawać reakcje – wystarczy kliknąć na daną wiadomość, aby zobaczyć dostępne możliwości. Istnieje tam także rozszerzenie z dodatkowymi funkcjami, takimi jak: Zapisz tę wiadomość, Oznacz jako nieprzeczytane, Udostępnij w programie Outlook, Przetłumacz, Czytnik imersyjny, a w przypadku Waszych wiadomości macie dodatkowe dwie opcje: Edytuj oraz Usuń.
Karty widoczne są na samej górze prowadzonej konwersacji. Jeśli chcecie dodać nową kartę w konwersacji, musicie kliknąć w symbol „+”. Spowoduje to wyświetlenie okna, z poziomu którego możecie wskazać interesującą Was aplikację. W kolejnym kroku, w zależności od wybranej aplikacji, należy nadać nazwę karcie oraz postępować zgodnie z poleceniami. Przykładowo – wybierając Witrynę internetową, będziecie musieli podać adres URL strony, którą chcecie dodać. W przypadku PDF – wskazać plik, który znajduje się już w karcie Pliki w ramach danego zespołu.
Spotkania w aplikacji Teams obejmują pliki audio, wideo i udostępnianie ekranu. Są one jednym z najważniejszych sposobów współpracy w zespołach. Nie musisz być członkiem organizacji (lub nawet posiadać konto zespołowe), aby dołączyć do spotkania programu Teams — po prostu zapoznajcie się z zaproszeniem, aby uzyskać instrukcje na temat rozmów.
Istnieje kilka sposobów, aby zaplanować spotkanie w aplikacji Microsoft Teams:
Planując spotkanie możecie między innymi: wprowadzić tytuł spotkania, dodać uczestników, zaplanować czas trwania spotkania.
Utworzony termin w kalendarzu Teams pojawi się nam również w kalendarzu Outlook i odwrotnie – spotkania zaplanowane w programie Outlook pojawią się w aplikacji Teams. W Teams wszystkie zaplanowane spotkania są automatycznie wprowadzane jako spotkania online.
Dołączać do spotkania również można na wiele sposobów. Wśród nich są:
Opcja Rozpocznij spotkanie teraz jest dostępna:
Od niedawna podczas spotkania i wideorozmowy jest aż 9 osób uczestniczących użytkowników. Wcześniej były to tylko 4 osoby. Na pasku widocznym na środku ekranu podczas prowadzonej rozmowy wyświetlają się
Jeśli chcesz, aby inny uczestnik spotkania wprowadzał zmiany w pliku, pomógł Ci w prezentacji lub coś pokazał, możesz przekazać mu kontrolę. Będziecie wspólnie sterować udostępnianiem, a Ty w dowolnym momencie możesz ponownie przejąć kontrolę. W tym celu na pasku narzędzi udostępniania musicie kliknąć pozycję Przekaż kontrolę.
Istnieje także możliwość udostępniania dźwięku systemowego, co umożliwia przesyłanie strumieniowe dźwięku z komputera do uczestników spotkania w aplikacji Teams. Za pomocą tej funkcji możecie odtworzyć klip wideo lub klip dźwiękowy. W tym celu klikając Udostępnij zaznaczyć musicie opcje Dołącz dźwięk systemowy.
W Microsoft Teams istnieje kilka możliwości przekazywania sobie i dzielenia się plikami:
Jeśli jesteście zwolennikami stosowania skrótów klawiszowych w Microsoft Teams także macie taką możliwość. Listę wszystkich dostępnych skrótów znajdziecie rozwijając ikonkę Waszego profilu widoczną w prawym górnym roku aplikacji.
Na górze ekranu w polu wyszukiwania po wpisaniu „/” wyświetli Wam się lista poleceń, które ułatwią Wam przemieszczanie się i pracę w aplikacji.
Zamiast kopiować i wklejać tę samą wiadomość do każdego członka grupy, Microsoft pozwala teraz użytkownikom przypisywać członków zespołu z określonymi znacznikami. Tagi można dodawać do jednego lub wielu członków zespołu, aby łatwo łączyć się z odpowiednią grupą osób. Właściciele i członkowie zespołu mogą dodawać jeden lub więcej tagów do osoby. Np. kierownik działu marketingu może oznaczyć osobnymi tagami osoby z poszczególnych zespołów np. @socialmedia.
Boty to aplikacje, które możecie dodać do Microsoft Teams. Z botami możecie rozmawiać, czyli np. zadawać im jakieś pytania. Te zautomatyzowane programy będą odpowiadać na Wasze pytania lub przekazywać aktualizacje i powiadomienia na konkretne, interesujące Was tematy. Boty pozwalają użytkownikom na interakcję z usługami w chmurze, takimi jak zarządzanie zadaniami, planowanie czy właśnie zwykłe odpytywanie np. o strukturę panującą w danej organizacji.
Łączniki to mechanizmy, które na bieżąco dostarczają treści i aktualizacje z często używanych usług bezpośrednio do konkretnego kanału. Dodanie łącznika do konkretnego kanału odbywa się poprzez rozwinięcie symbolu wielokropka i wybranie opcji Łączniki.
Jeśli korzystacie z Microsoft Teams w pracy i prywatnie możecie dodać swoje konto osobiste w aplikacji mobilnej. Dzięki temu możecie w łatwy sposób przełączać się pomiędzy tymi dwoma kontami i być cały czas na bieżąco z kalendarzami, czatami i zadaniami w pracy i poza nią.
Microfot Teams to narzędzie, które do tej pory były wykorzystywane do współpracy i komunikacji w firmach i organizacjach. Teraz Microsoft poinformował o przygotowaniu wersji konsumenckiej, która dostępna będzie dla subskrybentów Microsoft 365 w wersji Personal oraz Family.
Podobnie jak w firmowej wersji Business, ta konsumencka również ma służyć jako narzedzie służące do komunikacji wielu osób jednocześnie, w tym wypadku np. w ramach danej rodziny. Będzie więc można czatować, prowadzić rozmowy głosowe oraz wideorozmowy, odsyłać do współdzielonego kalendarza w Outlook, przydzielać zadania określonym osobom, wspólnie pracować w ramach plików Word, PowerPoint oraz Excel, a także współdzielić zasoby na OneDrive – wszystko w jednym miejscu.
Wersja konsumencka ma być wzbogacona o nowe funkcje, dostosowane do użytkowników prywatnych. Dziki temu wraz z rodziną i przyjaciółmi będzie można wspólnie komunikować się, współpracować oraz planować wszelkiego rodzaju przedsięwzięcia, jak np. wakacje czy urodziny. Przykładowo: w ramach zespołu można będzie dzielić się pomysłami na nadchodzący wyjazd czy przyjęcie, stworzyć w Excelu potrzebną listę zakupów, którą wszyscy będą współtworzyć, a następnie przydzielić komuś zadanie – dokonanie zakupów według tej listy. W kalendarzu natomiast można będzie zaplanować wspólną wideokonferencje, podczas której ustalicie szczegóły.
Będzie możliwość także wpólnego przekonywania ważnych informacji, jak np. haseł do Wi-Fi, czy innych danych. Dodatkowo użytkownik będzie mógł zezwolić na udostępnianie lokalizacji – wtedy na mapie będziecie mogli zobaczyć, gdzie jest i np. za ile będzie z powrotem w domu.
Te nowe funkcje będą dostępne w wersji zapoznawczej do aplikacji mobilnej Microsoft Teams w nadchodzących miesiącach.
Microsoft Teams to platforma, która cały czas jest rozwijana. Można ją także doskonale dostosowywać do własnych potrzeb dodając potrzebne funkcje i rozwijając ją zgodnie z potrzebami. Zebranie razem zespołu i danie możliwości wymieniania się w ramach tej aplikacji wiadomościami oraz dokumentami sprawia, że praktycznie całą komunikację można przenieść do Microsoft Teams, a maile zostawić dla osób spoza organizacji.
W ramach jednej usługi otrzymujecie m.in. czat, dostęp do kontaktów i kalendarza, rozmowy głosowe czy też wideorozmowy z możliwością udostępniania ekranu. Niezwykle przydatną opcją ułatwiającą współpracę jest możliwość pracy w jednym pliku w ramach danego zespołu.
Microsoft Teams to aplikacja skonstruowana w przejrzysty sposób i stosunkowo łatwa w obsłudze na początkowym etapie. W obsłudze platformy pomagają liczne podpowiedzi ukazujące się podczas korzystania z niej, a także bardzo rozbudowana zakładka Pomoc. Mnogość dostępnych funkcji sprawia jednak, że aby poruszać się swobodnie na wszystkich poziomach platformy, musicie najpierw spędzić trochę czasu na poznawaniu jej. Jednak trzeba przyznać, że warto. Trudno bowiem wyobrazić sobie lepsze narzędzie służące do współpracy wewnątrz organizacji.
Witam, ja mam pytanie odnośnie statusów w aplikacji Teams. Jeśli nie korzystam z komputera przez 5 minut mój status zmienia się na „zaraz wracam”. Czy istnieje możliwość zmiany czasu ekspozycji? Np na 20 minut? Gdzie to się zmienia?
Niestety nie ma mozliwości zmiany czasu po jakim status się zmienia.
To bez sensu .
Witam, podczas lekcji zniknęła u mnie wirtualna łapka, nie mam możliwości zgłaszania się, jak ją odzyskać?
Mam właśnie ten sam problem.
W aplikacji wyświetla się status nieznany ?? I nie można zmienić na inny ?? W czym problem ??
Czy jest mozliwosc zmiany czasu ekspozycji powiadomienia o otrzymanym czacie? Obecnie komunikat o otrzymanym czacie znika po okolo 5-10 sekundach.
Niestety nie ma możliwości takiej zmiany.
witam mam zapytanie. choć podczas tworzenia grupy ja jestem tylko administratorem a inni to uczestnicy, to dlaczego ropoczynając konwersacje wszyscy jesteśmy administratorami i każdego muszę ręcznie zmienić na uczestnika. jak to zmienić i gdzie??? będę wdzięczny za pomoc
Ewa Witam. Jestem organizatorem spotkania Nie mogę zobaczyć wszystkich uczestników spotkania , tylko pojedynczo. Nie mam opcji na pasku … galeria / Proszę o pomoc
Mam ten sam problem 🙁
Witam
jestem administratorem Office 365 moi uczniowie maja komunikat: administrator IT Twojej szkoły mógł ją wyłączyć.
Gdzie mogę włączyć im czat (próbuje w zasadach nie działa)
p.s.
Chetnie zapłace za kilak lekcji z administracji teams
Cześć. Powiedzcie mi, może ktoś coś takiego robił, bo szukam rozwiązania i wciąż nie mogę znaleść idealnego. Czy jest możliwość w ajkikolwiek sposób dodania urodzin wszystkich ludzi z grupy, tak aby były widoczne w kalendarzu i przychodziły powiadomienia? Wiem, że w outlook można przypisywać do kontaktów daty urodzin, ale czy istnieje jakaś inna opcja? Myślałam o stworzeniu całodniowego eventu w poszczególnych dniach i rozesłaniu zaproszeń do teamu, ale może jest jakaś inna opcja, której nie znam.
Pozdrawiam.
Mam pytanie odnosnie okna podczas rozmow tel. Dzwoni ktos do mnie pojawia mi sie okienko dzwoniacego odbieram i ono zamiast zostac znika. Przez to nie moge zakonczyc polaczenia, pokazac screen shotow udostepnic swojego ekranu itd. Jak to zmienic?