Microsoft 365 – zbiór narzędzi, które przydadzą się uczniom, studentom i nie tylko

Microsoft 365 – co to jest i jak działa?

Na samym początku warto w kilku słowach wyjaśnić, czym w ogóle jest Microsoft 365. Jest to pakiet, który zawiera w sobie mobilny dostęp do wszystkich najważniejszych aplikacji biurowych, z których wymienić możemy:

Word;
Excel;
PowerPoint;
OneNote;
Copilot.

Microsoft 365 daje także dostęp do chmury OneDrive, w której możesz przechowywać swoje pliki.

Z punktu widzenia uczniów i studentów najbardziej przydatne będą dwie wersje pakietu:

Microsoft 365 Personal – jest on przeznaczony dla jednego użytkownika, który może aktywować go na wielu urządzeniach (PC, laptotp, smartfon, tablet);
Microsoft 365 Family – daje dostęp sześciu użytkownikom, którzy mogą zainstalować go na różnych urządzeniach.

Poznaj nową kategorię urządzeń Copilot+ PC w x-komie

Word – automatycznie poprawi błędy w tekście czy podsunie synonimy

Word to podstawowe narzędzie pakietu Microsoft 365, które pozwala pisać oraz dowolnie edytować teksty. Mogłoby się więc wydawać, że Worda zna każdy i nie ma on przed nami nic do ukrycia. Poza podstawowymi funkcjami program ma również kilka opcji, które szczególnie ułatwią nam pracę, a o których często zapominamy.

Microsoft 365 Personal

„Redaktor” i inne przydatne funkcje edycji tekstu

„Redaktor” to narzędzie, które podsunie Ci sugestie dotyczące gramatyki, ortografii oraz stylu pisania, dzięki czemu unikniesz niepotrzebnych błędów. Tezaurus to z kolei słownik synonimów, który przyjdzie z pomocą, jeśli zabraknie Ci słów. W zakładce „Recenzja” znajdziesz natomiast komentarze do tekstu – możesz wprowadzić je, jeśli masz zastrzeżenia do czyjegoś artykułu, nie zmieniając jego treści. Oczywiście ktoś inny może wprowadzić je także do Twojego tekstu, jeśli tylko uzyska do niego dostęp.

„Czytaj na głos” i dyktafon

Przydatną funkcją, która pomoże Ci wyłapać błędy jest „Czytaj na głos”. Zdecydowanie łatwiej jest znaleźć coś do poprawy, jeśli słyszymy to, co napiszemy, niż robiąc to samo „w myślach”.

Z drugiej strony bardzo przydatny jest dyktafon, który opiera się na rozpoznawaniu mowy. Za jego pomocą Word automatycznie tekstowo wpisuje to, co wyłapie mikrofon. Dzięki temu przełożysz wykład na gotową notatkę bez konieczności tworzenia jej ręcznie. Dyktafon dostępny jest również w aplikacji mobilnej.

Edycja i konwersja PDF

Microsoft 365 daje także możliwość edycji plików PDF za pomocą Worda. Jak to zrobić? Bardzo prosto. Wystarczy, że najedziesz myszką na PDF-a, klikniesz prawy przycisk, a następnie wybierzesz „Otwórz za pomocą” i klikniesz „Word”. Wówczas przeniesiesz się do programu, gdzie można swobodnie edytować i zmieniać plik.

W drugą stronę możesz natomiast wyeksportować dokument tekstowy lub arkusz kalkulacyjny do formatu PDF. Wystarczy, że w lewym górnym rogu klikniesz „Plik”, następnie „Eksportuj”, a na końcu „Utwórz dokument PDF/XPS”.

Skanowanie do PDF w aplikacji Microsoft 365

Mobilna aplikacja Microsoft 365 daje Ci możliwość skanowania plików PDF. Można to zrobić w paru prostych krokach.

Otwórz aplikację i wybierz „Lens”.
Zrób zdjęcie interesującego Cię dokumentu.
Kliknij w pomarańczowy przycisk z białą strzałką, który znajduje się na dole, a następnie kliknij „Potwierdź”.
Kliknij na dole „Gotowe”.
Z aparatu trafisz do panelu aplikacji, gdzie musisz wcisnąć „Dodaj”, jeśli chcesz zeskanować kolejne strony.
Kiedy dokument jest już gotowy, kliknij na dolnym pasku „Utwórz plik PDF”.

Zobacz Surface Pro – laptop 2 w 1 w x-komie

Szablony – niedoceniona funkcja w Microsoft 365

Jedną z bardziej niedocenianych funkcji w pakiecie Microsoft 365 są gotowe szablony. A to właśnie dzięki nim możesz skrócić pracę. Wybór szablonów projektowych w programach wchodzących w skład pakietu Microsoft 365 jest naprawdę duży. Za ich pomocą możesz stworzyć np. CV czy list motywacyjny w Wordzie, arkusz kalkulacyjny w Excelu, gotową prezentację w PowerPoincie, czy ankietę w aplikacji Forms. Używając przygotowanych wcześniej szablonów, znacząco ułatwisz sobie życie.

OneNote – uporządkuj notatki

Robienie notatek w szkole, czy na studiach to codzienność, a we wprowadzaniu oraz porządkowaniu ich pomoże aplikacja OneNote. Notes możesz dzielić na sekcje (mogą to być np. przedmioty) oraz strony (np. tematy dotyczące danego przedmiotu). W ten sposób łatwo posortujesz najważniejsze informacje, jakie są Ci potrzebne do poszerzania wiedzy.

OneNote umożliwia też udostępnianie notatek innym. Dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, by podzielić się wiedzą z kolegami i koleżankami. Nie musisz też martwić się, jeśli umkną Ci ważne informacje, ponieważ Twoi znajomi mogą udostępniać notki Tobie. Dodatkowo wybrane sekcje możesz chronić hasłem, a wtedy dostęp do nich otrzymają tylko Ci, którym je zdradzisz. Może to być szczególnie przydatne, jeśli notatki trzymasz w otwartym folderze.

A co w przypadku jeśli musisz zanotować zapis matematyczny lub namalować jakiś kształt i łatwiej jest Ci to zrobić ręcznie? OneNote umożliwia konwersję pisma odręcznego. Opcja jest szczególnie przydatna dla ekranów dotykowych, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by wykorzystać do tego myszkę komputera.

Notatki, jakie stworzysz w OneNote, prześlesz także do pozostałych aplikacji pakietu Microsoft 365. Wstawisz je do prezentacji, wyślesz mailowo czy wykorzystasz w Wordzie. Wystarczy, że ktoś poprosi Cię o notatki z wykładu, a Ty dwoma kliknięciami prześlesz mu ją pocztą elektroniczną. Apkę możesz też przypiąć do pulpitu, by błyskawicznie zapisywać ważne informacje.

Outlook – nie tylko poczta, ale również kalendarz

Microsoft Outlook to nie tylko narzędzie do obsługi poczty elektronicznej. Choć oczywiście wysyłanie i odbieranie wiadomości mailowych to jego główna funkcja. Oprócz tego pozwala też na grupowanie wiadomości, oznaczanie ich (np. tagiem monitującym w celu przypomnienia) czy wyszukiwanie spośród setek maili w skrzynce.

Jedną z najbardziej przydatnych funkcji w Outlooku, która przyda Ci się w szkole albo na studiach, jest kalendarz. Możesz wprowadzać do niego terminy sprawdzianów, kartkówek lub kolokwiów, czy zadania, które musisz zrobić w określonym czasie. Dzięki temu zadbasz o to, by być zawsze przygotowanym.

Zaaranżuj spotkanie z innymi, jeśli pracujesz nad większym projektem, udostępnij im kalendarz, by wiedzieli, jaki jest harmonogram przygotowań albo przypisz zadania członkom Twojej grupy. Z kalendarzem wbudowanym w Outlooka masz pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.

Dodatkowo, mając aktywny pakiet Microsoft 365, Outlook dostępny jest bez reklam.

Dodatkowe zabezpieczenia

Subskrybując pakiet Microsoft 365, masz również dostęp do dodatkowych zabezpieczeń w Outlooku. Możesz zatem zwiększyć prywatność i poziom ochrony Twojej korespondencji, a także uniknąć niepotrzebnego spamu.

Outlook ma, chociażby możliwość skanowania przychodzących do Ciebie załączników i wykrywania złośliwego oprogramowania oraz wirusów. Jeśli program wykryje niepożądany plik, to automatycznie go usunie. Warto wspomnieć, że bezpłatna wersja Outlooka nie ma tak zaawansowanych możliwości przeszukiwania załączników.

Kolejną bardzo przydatną opcją jest analizowanie i wykrywanie niebezpiecznych linków. Kiedy dostaniesz wiadomość z odnośnikami w środku, to Outlook zweryfikuje, czy nie przyszedł do Ciebie link, po którego kliknięciu możesz narazić swoje dane lub pobrać wirusa.

Wyżej opisane funkcje włączają się automatycznie, kiedy tylko wykupisz subskrypcję Micorsoft 365.

Zobacz Surface Laptop w x-komie

OneDrive – dysk w chmurze

Gdzie przechowywać wszystkie pliki i mieć do nich dostęp nie tylko z pozycji komputera, ale również z pozycji smartfonu lub tabletu? Świetnym miejscem jest OneDrive, który działa na zasadzie dysku w chmurze. Dzięki temu automatycznie może synchronizować określone foldery na komputerze, tworząc przy okazji kopię zapasową. Nie musisz obawiać się zatem, że w razie awarii komputera Twoja praca pójdzie na marne – wszystkie zmiany zapiszą się w chmurze.

Ponadto, jeśli nie masz pod ręką laptopa, a chcesz zajrzeć do swoich plików lub coś w nich zmienić, zrobisz to za pomocą aplikacji OneDrive na urządzenia mobilne z systemem Android lub iOS. Smartfon niemal zawsze masz w kieszeni, a dostęp do plików z jego poziomu, pozwoli Ci chociażby na szybką powtórkę materiału przed egzaminem.

Korzystając z usługi OneDrive, z łatwością udostępnisz też wybrane pliki innym osobom. W zależności, jakie wprowadzisz ustawienia, będą mogli oni pobrać udostępnione dane lub nawet je edytować, co może przydać się chociażby w przypadku pracy grupowej – każdy będzie mógł dodać coś od siebie.

PowerPoint – twórz prezentacje w łatwy sposób

Pracujesz nad ważnym projektem, który może zaważyć na ocenie końcowej? Wykorzystaj program PowerPoint, z którym w niezwykle łatwy sposób stworzysz prezentację. Narzędzie to jest bardzo intuicyjne i nie musisz znać go od podszewki, by z niego dobrze korzystać.

Każdy slajd prezentacji możesz edytować w dowolny sposób, wpisując niezbędne informacje albo dodając grafiki, wykresy czy filmy. Z łatwością wybierzesz odpowiednie przejścia pomiędzy slajdami czy zdecydujesz, jaki jest czas ich trwania.

Dodatkowo możesz wykorzystać kilkanaście gotowych szablonów, które ułatwią Ci graficzne upiększenie całej prezentacji. Pomoże Ci w tym zakładka „Projektant”, która podsuwa gotowe rozwiązania w tej kwestii. Dzięki temu, nawet wcześniej nie korzystając z PowerPointa, stworzysz prezentację, w której nie zabraknie ani trochę profesjonalizmu. W końcu oprawa wizualna jest bardzo ważna, a projektując ją w odpowiedni sposób, ułatwisz innym odbiór tego, co chcesz przekazać.

Dzięki opcji PowerPoint Live bez problemu wyświetlisz prezentację podczas spotkań. Z kolei uczestnicy mogą wchodzić w interakcję z tym, co pokazujesz, wyświetlając np. filmy czy linki. Skorzystaj również z funkcji nagrywania prezentacji, a dzięki temu możesz udostępnić innym gotowy pokaz, wraz z tym, co mówisz na temat wyświetlanych slajdów. Przyda się to szczególnie, kiedy fizycznie nie możesz wziąć udziału w spotkaniu, a chcesz, by dla uczestników wszystko było jasne.

Excel – licz i twórz wykresy

Excel to narzędzie, które oferuje potężne możliwości. Jego znajomość przyda Ci się w życiu zawodowym, ponieważ wiele stanowisk opiera się na działaniu Excela. Świetnie przyda się, jeśli czeka Cię wykonywanie zaawansowanych obliczeń. Zawiera dużą liczbę różnego rodzaju formuł, które pomogą obliczyć finanse, statystyki czy funkcje matematyczne, trygonometryczne oraz logiczne.

Aplikacja ta jest również niezwykle przydatna do tworzenia wykresów oraz tabel. Korzystając z nich, przejrzyście i zrozumiale przedstawisz dane niezależnie od tego, jak bardzo są skomplikowane. Różnorodność dostępnych wykresów – liniowe, słupkowe, pierścieniowe, lejkowe, kolumnowe, punktowe, bąbelkowe oraz wiele innych – ułatwią Ci zadanie, ponieważ dzięki temu pokażesz informacje w najlepszy możliwy sposób dla danej sytuacji.

Stworzone wykresy możesz później wykorzystać w prezentacji w PowerPoincie.

Poznaj Surface Pro i Surface Laptop w x-komie

Microsoft 365 – funkcje AI

Microsoft 365 ma też oczywiście rozbudowane funkcje sztucznej inteligencji, które jeszcze bardziej pomogą Ci w codziennej nauce i pracy. Oto i one.

Copilot

Copilot to inteligentny asystent, który ułatwi Ci realizację podstawowych zadań i przygotowanie się do sprawdzianu lub egzaminu. Przyda się również w czasie tworzenia pracy na zaliczenie. Narzędzie swoim wyglądem przypomina nieco ChatGPT i za jego pomocą możesz m.in.:

tworzyć podsumowania nieprzeczytanych maili z Outlooka i automatycznie generować odpowiedzi na nie;
tworzyć i edytować dokumenty, które potem otworzysz w Wordzie;
tworzyć listy najważniejszych punktów z plików;
poprosić Copliota o zasugerowanie zmian w gotowym tekście.

Dla uczniów i studentów szczególnie przydatne okażą się funkcje Copliota w Wordzie i PowerPoincie.

W pierwszym przypadku Copilot pozwala generować automatycznie tekst. Do panelu generowania możesz dodać wcześniej przygotowane notatki (np. w PDF-ie, czy w pliku tekstowym) i na ich podstawie stworzyć szkielet wypracowania czy referatu. Następnie możesz poprosić, aby Copliot dodał do tekstu odpowiednie grafiki i zdjęcia, co znacznie uatrakcyjni Twój tekst pod kątem wizualnym.

W przypadku PowerPointa masz możliwość przygotowania prezentacji na podstawie wprowadzonego promptu lub wcześniej przygotowanych notatek. Program automatycznie tworzy wypełnione treścią i grafikami slajdy. Tym samym w 15 minut zrobisz to, na co trzeba poświęcić kilka kwadransów lub nawet kilka godzin. Prezentację można potem edytować, dodając lub usuwając wybrane strony, wykorzystując sztuczną inteligencję.

Copilot dostępny jest również w darmowej wersji przeglądarkowej. Ma on jednak pewne ograniczenia, ponieważ można wykonać na nim 30 akcji.

Clipchamp

Clipchamp to program, w którym za pomocą AI stworzysz wideo. W programie można dodać napisy w 140 językach i dostosować ich styl, kolor, rozmiar oraz czcionkę. Możesz również zamienić tekst na mowę. Dzięki generatorowi AI, który obsługuje 400 realistycznych głosów, dosotsujesz ich ton, barwę oraz styl, który będzie pasować do tego, co prezentujesz na filmie.

Edytor filmów w Clipchamp pozwala generowanie wideo na podstawie wgranych zdjęć, innych filmików, czy nawet zawartości z social media. Algorytmy sztucznej inteligencji poskładają ten mix w całość i stworzą wideo, które na pewno będzie się wyróżniać wśród innych projektów.

Microsoft Designer

Microsoft Designer jest narzędziem do robienia i edycji grafik. Jego działanie przypomina Midjourney i Canvę. Aby działać w Microsoft Designerze, nie musisz mieć żadnego doświadczenia i umiejętności. Dzięki sztucznej inteligencji, możesz stworzyć grafikę za pomocą promptu. Po prostu opisz, czego oczekujesz, a AI wygeneruje za Ciebie obraz.

W trybie edycji Microsoft Designer daje możliwość m.in. usuwania lub rozmywania tła, czy usuwania niechcianych obiektów. To narzędzie doskonale sprawdzi się, np. kiedy robisz urodziny i chcesz wysłać swoim kolegom oraz koleżankom z klasy oryginalne zaproszenia.

Chcesz poznać Microsoft 365 jeszcze bliżej? Dowiedz się, jakie pakiety są dostępne w ramach subskrypcji, jak korzystać z pakietu, a także ile kosztuje ta usługa:

Kup pakiet Microsoft 365 w x-komie

Robert Koncewicz

Zdecydowanie za dużo czasu spędza w mediach społecznościowych, a od słuchania muzyki podobno w końcu ogłuchnie. W wolnym czasie jeździ na rowerze lub ogląda mecze piłki nożnej. Czasami znika w świecie Football Managera.

Microsoft 365 – zbiór narzędzi, które przydadzą się uczniom, studentom i nie tylko

Robert Koncewicz

Microsoft 365 – co to jest i jak działa?

Word – automatycznie poprawi błędy w tekście czy podsunie synonimy