Kiedyś do pracy i nauki wystarczył Word, Excel i PowerPoint. Dziś nadal są niezbędne, ale stanowią wierzchołek góry lodowej. Gwarantem wydajnej pracy zespołowej, mobilności oraz dostępu do danych są chmury – w Microsoft 365 jest to OneDrive. W artykule odkrywam możliwości tej subskrypcji i zdradzam, jak można obniżyć miesięczny koszt do niecałych 6 zł za użytkownika.
Śledząc dyskusje internetowe, czasami dostrzegam brak zrozumienia tego, czym jest subskrypcja Microsoft 365. Jej podstawową cechą jest dostęp do aplikacji biurowych, tj. Word, Excel, PowerPoint. Jednak w tym wszystkim jest jeszcze wisienka na torcie, która wyróżnia tę ofertę na tle zwykłej licencji wieczystej. Mowa tu o chmurze OneDrive.
Microsoft 365 skrywa też wiele innych niespodzianek, które zależą od wybranej oferty. Pakiet Family kładzie nacisk na bezpieczeństwo dzieci w Internecie, firmowy zwraca z kolei szczególną uwagę na pracę zespołową i wspólną komunikację.
Poniżej przestawiam dostępne opcje pakietu Microsoft 365:
Licencja wieczysta to gotowa wersja programu, którą możesz zainstalować i korzystać dożywotnio. W tym przypadku nie dostaniesz jednak aktualizacji do najnowszych funkcjonalności, a z programów skorzystasz tylko na jednym komputerze. Licencją wieczystą jest np. Microsoft Office Home & Student 2021 ESD.
Wybierając subskrypcję, płacisz za nią w opcji miesięcznej lub rocznej. Poza aplikacjami biurowymi dostajesz zawsze najnowsze aktualizacje oprogramowania, możliwość ich instalacji nawet na kilku urządzeniach w ramach jednej licencji oraz dostęp do chmury OneDrive. Będziesz mieć wówczas swoje pliki pod ręką w każdym miejscu, gdzie jest dostęp do Internetu.
Poniżej porównanie licencji wieczystej i Microsoft 365.
| Licencja wieczysta | Microsoft 365 | |
| Word | ✓ | ✓ |
| Excel | ✓ | ✓ |
| PowerPoint | ✓ | ✓ |
| OneNote | ✓ | ✓ |
| Outlook | Tylko w wersji biznes | ✓ |
| Publisher dla PC | ✕ | ✓ |
| Access dla PC | ✕ | ✓ |
| OneDrive | ✕ | ✓ |
| SharePoint oraz Teams | ✕ | Tylko w wersji biznes |
| Family Safety Mobile | ✕ | Tylko w wersji Family |
| Aktualizacje bezpieczeństwa | ✓ | ✓ |
| Najnowsze funkcjonalności | ✕ | ✓ |
| Instalacja na kilku urządzeniach | ✕ | ✓ |
W tym miejscu podzielę się z Tobą jeszcze tym, w jaki sposób korzystam z subskrypcji Microsoft 365:
„Synchronizacja biblioteki” brzmi na pierwszy rzut oka dość zagmatwanie, ale w praktyce jest to automatyczna kopia zapasowa (backup) plików i dokumentów z komputera do chmury, czyli usługi OneDrive. Synchronizacja danych może odbywać się na dwa sposoby:
Oczywiste niezbędne jest połączenia z Internetem, aby te dane zostały przesłane.
Taki backup to nie tylko ułatwienie w razie awarii sprzętu – nie trzeba martwić się utratą ważnych lub archiwalnych danych – ale też wygoda, bo nigdy nie wiemy, kiedy i które pliki mogą nam się przydać. Nawet jeśli szef lub kluczowy klient zadzwoniłby w trakcie urlopu, leżąc na plaży, możesz w telefonie sprawdzić to, czego potrzebujesz, odpowiedzieć i wrócić do relaksu.
Nie ma znaczenia, czy pracujesz w Wordzie, Excelu lub PowerPoint. Kopia plików w chmurze ma jedną z zalet, o której nie każdy wie: podgląd historii wersji. Chmura nie tylko synchronizuje pliki z komputerem, ale też zapamiętuje, kto i jakie zmiany w nich wprowadzał.
Pracując w jednym dokumencie np. z kolegami z klasy lub grupy, ktoś może wprowadzić niepożądaną zmianę lub nawet skasować cały akapit np. we wspólnym projekcie. Podgląd historii wersji umożliwia przywrócenie pliku z wybranego momentu lub podejrzenie zmian, jakie dokładnie zostały wykonane.
A co jeśli przez przypadek usuniesz plik, który nie powinien, został usunięty? Nie ma problemu. W momencie usunięcia z chmury plik trafia do wirtualnego kosza, w którym przebywa przez 30 dni, po których zostaje permanentnie skasowany.
Kiedy chcesz przywrócić plik, wystarczy, że w panelu bocznym aplikacji klikniesz „OneDrive”, potem „Kosz” i wjedziesz do niego. Następnie zaznacz interesujący Cię plik, kliknij „Przywróć” i gotowe. Wróci on do miejsca, z którego został poprzednio skasowany. To bardzo proste. Pamiętaj jednak, że na przywracanie plików masz 30 dni.
W wersji firmowej posiadasz też dostęp do kosza drugiego poziomu. Nawet jeśli któryś z pracowników usunie plik i opróżni wirtualny kosz, dzięki usłudze SharePoint jako administrator możesz przywrócić zawartość danego folderu i odzyskać cały plik do 93 dni.
Aplikacje wchodzące w skład Microsoft 365 są dostępne nie tylko na komputery Windows, ale też te od Apple. Dzięki OneDrive pliki mogą być synchronizowane między tymi różnymi platformami.
Dodatkowo aplikacje można pobrać też na smartfona: zarówno tego z systemem Android, jak i iOS. Aplikacje pozwalają edytować pliki na urządzeniu, ale też zapewniają dostęp do wszystkich danych w chmurze. Te mogą przydać się, aby coś na szybko sprawdzić bez potrzeby wstawania z kanapy, tylko z telefonem w ręku.
Dostępność aplikacji na smartfony ma też swoją drugą stronę: możliwość robienia kopii zapasowej telefonu tak samo, jak na komputerze.
To, co zazwyczaj jest najcenniejsze to zdjęcia i filmy, uwieczniające pamiątkowe momenty. Korzystając z aplikacji OneDrive, skonfigurujesz automatyczną kopię zapasową, np. wszystkich zdjęć. To ważne, bo telefon możesz zgubić lub uszkodzić, a wtedy odzyskanie danych jest niemal niemożliwe. Funkcjonalność ta działa jednakowo na Androida oraz iOS. Jak to zrobić?
W przypadku Androida wygląda to następująco:
Możesz również utworzyć kopię zapasową zdjęć pobranych z social mediów, screenshotów, czy grafik stworzonych w innych aplikacjach (np. w Canvie). Aby to zrobić, musisz powtórzyć wyżej opisane kroki i na końcu zaznaczyć „Tworzenie kopii zapasowej folderów urządzenia”. Możesz też wybrać opcję kategoryzowania w podfolderów i wybrać z listy, dla których folderów ma być tworzona kopia zapasowa.
A jak sprawa się ma w iOS?
Subskrybując pakiet Microsoft 365, masz do wykorzystania 1 TB miejsca w chmurze z możliwością rozszerzenia go do 2 TB. Jeśli nie użytkujesz Microsoft 365, wówczas masz 5 GB miejsca do wykorzystania.
Ja tak korzystam i każde zdjęcie przy połączeniu Wi-Fi (aby nie zużywać transferu danych z karty SIM) automatycznie trafia na chmurę, do której mam dostęp zarówno na komputerze stacjonarnym, jak i laptopie. Tak, bez podłączania jakichkolwiek kabli.
Zdjęcia, filmy, dokumenty i jakiekolwiek pliki na chmurze można grupować w foldery, aby tylko te wybrane udostępnić współpracownikom, znajomym lub rodzinie.
Wystarczy, że klikniesz „Udostępnij” i wskażesz, w jaki sposób chcesz to zrobić. To od Ciebie – administratora – zależy, które zasoby udostępnisz. Masz możliwość:
Masz też kontrolę nad tym, kto dostęp otrzyma, a możesz go nadać:
Poniżej znajdziesz linki do mojej prywatnej chmury OneDrive, w której udostępniam Ci:
Kliknij i sprawdź wybrane rozwiązanie, aby poznać dokładniej możliwości OneDrive.
Jak widzisz, przechowywanie plików w chmurze OneDrive pozwala też na ich edycję bezpośrednio w przeglądarce bez potrzeby instalowania aplikacji na komputerze.
Przykładowo:
Pomysłów na dzielenie się dzięki chmurze jest wiele i możesz z nią robić niemal, co tylko zechcesz. Jeśli jeszcze nie czujesz tego rozwiązania, to wyobraź sobie, że jest to ogromny pendrive, na którym możesz przechowywać wszystkie pliki i udostępniać je tylko wybranym osobom, które wskażesz. Aby to zrobić, wystarczy mieć połączenie z Internetem.
Podobnie jak w przypadku licencji wieczystej, można próbować szukać alternatywy dla chmury Microsoft. Dla mnie jednak Microsoft 365 jest wyjątkowy ze względu na jednoczesny dostęp aplikacji biurowych i chmury, a nie wszystkie konkurencyjne pakiety mogą się tym pochwalić.
Ze względu na to, że jestem posiadaczem iPhone’a i MacBooka Apple próbowałem korzystać z iClouda. Przegrał on jednak u mnie ze względu na niewystarczające możliwości na komputerze z Windowsem i brak Worda, Excela oraz PowerPointa.
W przypadku Google One nie brakowało mi dostępu do aplikacji Word, Excel i PowerPoint. Odpowiedniki z Google są dość dobre, ale w niektórych przypadkach niewystarczające. Nie mogłem jednak w nich odnaleźć wszystkich zaawansowanych funkcjonalności i komfortu, który znam z korzystania z Microsoft 365. Może to kwestia przyzwyczajenia, a może Microsoft jest po prostu lepszy?
Po próbach i testach wybrałem pakiet Personal z Microsoft 365, a w tej chwili najlepszą zmianą, której mogę dokonać, jest przejście na pakiet Family ze znajomymi.
Subskrypcję Family można dzielić nie tylko z rodziną, ale też z przyjaciółmi – dosłownie tak jak Netflix lub Spotify. Decydując się na takie rozwiązanie, każdy dostaje możliwość instalacji aplikacji na swoich komputerach oraz 1 TB własnej chmury. Płacąc z góry za cały rok kwotę 429, 99 zł, całkowity roczny koszt licencji dla jednego użytkownika wynosi dokładnie 5,97 zł.
Poniżej porównanie kosztów i dostępności poszczególnych usług Microsoft, Google One, Apple iCloud Drive oraz DropBox (kliknij grafiki, aby je powiększyć).
Na sam koniec objaśnię również pewne kwestie:
Super artykuł. Przekonał mnie do OneDrive.