Kiedyś do pracy i nauki wystarczył Word, Excel i PowerPoint. Dziś nadal są niezbędne, ale stanowią wierzchołek góry lodowej. Gwarantem wydajnej pracy zespołowej, mobilności oraz dostępu do danych są chmury – w Microsoft 365 jest to OneDrive. W artykule odkrywam możliwości tej subskrypcji i zdradzam, jak można obniżyć miesięczny koszt do niecałych 6 zł za użytkownika.
Śledząc dyskusje internetowe, czasami dostrzegam brak zrozumienia tego, czym jest subskrypcja Microsoft 365. Podstawową cechą jest dostęp do aplikacji biurowych tj. Word, Excel, PowerPoint. Jednak w tym wszystkim jest jeszcze wisienka na torcie, która wyróżnia tę ofertę na tle zwykłej licencji wieczystej. Mowa o chmurze OneDrive.
Microsoft 365 skrywa też wiele innych niespodzianek, które zależą od wybranej oferty. Pakiet Family kładzie nacisk na bezpieczeństwo dzieci w Internecie, firmowy zwraca szczególną uwagę na pracę zespołową i wspólną komunikację.
Poniżej dostępne produkty Microsoft 365:
Licencją wieczystą jest np. Microsoft Office Home & Student 2021, to gotowa wersja programu, którą możesz zainstalować i korzystać dożywotnio. W tym przypadku nie dostajesz aktualizacji do najnowszych funkcjonalności, a z programów korzystasz tylko na jednym komputerze.
Wybierając subskrypcję – opłata za dostęp do aplikacji odbywa się w systemie miesięcznym lub rocznym. Poza aplikacjami biurowymi dostajesz zawsze najnowsze aktualizacje oprogramowania, możliwość instalacji nawet kilku urządzeniach w ramach jednej licencji oraz dostęp do chmury OneDrive, aby mieć dostęp do swoich plików w każdym miejscu, gdzie jest Internet.
Poniżej porównanie licencji wieczystej i Microsoft 365:
| Licencja wieczysta | Microsoft 365 | |
| Word | ✓ | ✓ |
| Excel | ✓ | ✓ |
| PowerPoint | ✓ | ✓ |
| OneNote | ✓ | ✓ |
| Outlook | Tylko w wersji biznes | ✓ |
| Publisher dla PC | ✕ | ✓ |
| Access dla PC | ✕ | ✓ |
| OneDrive | ✕ | ✓ |
| SharePoint oraz Teams | ✕ | Tylko w wersji biznes |
| Family Safety Mobile | ✕ | Tylko w wersji Family |
| Aktualizacje bezpieczeństwa | ✓ | ✓ |
| Najnowsze funkcjonalności | ✕ | ✓ |
| Instalacja na kilku urządzeniach | ✕ | ✓ |
Subskrypcja Micrososft 365 zapewnia nie tylko dostęp do najnowszych aktualizacji i funkcjonalności, ale przede wszystkim bezpieczeństwo, które jest zapewnione na najwyższym poziomie:
Sprawdź też kompendium wiedzy o Microsoft 365. Nowa platforma w pigułce.
Na wstępnie podzielę się z Tobą jeszcze tym, jak ja korzystam z subskrypcji Microsoft 365:
Po ponad 5 latach korzystania z subskrypcji widzę nieograniczone możliwości dzięki chmurze OneDrive. Dlatego jestem pewien, że w tekście nie wyczerpię tematu, inaczej zanudziłbym Cię niuansami i anegdotami z życia. Jeśli poza tym co napiszę, masz pytania – napisz w komentarzu lub na adres redakcji: geex@x-kom.pl. Jeśli tylko będę znać odpowiedź, odpowiem.
Synchronizacja biblioteki brzmi groźnie, ale w praktyce jest to automatyczna kopia plików i dokumentów z komputera do chmury, czyli usługi OneDrive. Synchronizacja danych może odbywać się na dwa sposoby:
Oczywiste niezbędne jest połączenia z Internetem, aby dane zostały przesłane.
Taki backup to nie tylko ułatwienie w razie awarii sprzętu – nie trzeba martwić się utratą ważnych lub archiwalnych danych, ale jest to też wygoda, bo nie wiemy kiedy i które pliki mogą się przydać. Nawet jeśli szef lub kluczowy klient zadzwoniłby w trakcie urlopu, leżąc na plaży możesz w telefonie sprawdzić to co potrzebujesz, odpowiedzieć i wrócić do relaksu.
Nie ma znaczenia, czy pracujesz w Wordzie, Excelu lub PowerPoint. Kopia plików w chmurze ma jedną z zalet, o której nie każdy wie: podgląd historii wersji. Chmura nie tylko synchronizuje pliki z komputerem, ale też zapamiętuje kto i jakie zmiany w nich wprowadzał.
Pracując w jednym dokumencie np. ze współpracownikami, ktoś może wprowadzić niepożądaną zmianę lub nawet skasować cały akapit np. w ważnej umowie. Podgląd historii wersji umożliwia przywrócenie pliku z wybranego momentu lub podejrzenie zmian, jakie dokładnie zostały wykonane.
A jeśli przyjmiemy czarny scenariusz, że plik został całkowicie usunięty, można go przywrócić do 30 dni. W momencie usunięcia z chmury plik trafia do wirtualnego kosza, w którym przebywa przez 30 dni. Dla niektórych wydaje się to zbędne i nawet naruszające prywatność, bo jak to – usuwam coś, a to może jeszcze przez miesiąc przebywać w koszu? Ale z doświadczenia przyznam, że przydaje się to w najmniej oczekiwanym momencie.
Dopowiem też, jeśli chcesz pozbyć się czegoś całkowicie, taki plik możesz usunąć z kosza przed upływem tego terminu.
W wersji firmowej posiadasz też dostęp do kosza drugiego poziomu. Nawet jeśli któryś z pracowników usunie plik, a nawet opróżni wirtualny kosz, dzięki usłudze SharePoint jako administrator możesz przywrócić zawartość danego folderu i odzyskać cały plik do 93 dni.
Aplikacje wchodzące w skład Microsoft 365 są dostępne nie tylko na komputery Windows, ale też te od Apple. Dzięki OneDrive pliki mogą być synchronizowane między tymi różnymi platformami.
Dodatkowo aplikacje można pobrać też na smartfona: zarówno tego z systemem Android, jak i iOS. Aplikacje pozwalają edytować pliki na urządzeniu, ale też zapewniają dostęp do wszystkich danych w chmurze. Te mogą przydać się, aby coś na szybko sprawdzić bez potrzeby wstawania z kanapy, tylko z telefonem w ręku.
Dostępność aplikacji na smartfony ma też swoją drugą stronę: możliwość robienia kopii zapasowej telefonu tak samo jak na komputerze.
To, co zazwyczaj jest najcenniejsze to zdjęcia i filmy – pamiątkowe momenty. Korzystając z aplikacji OneDrive, skonfigurujesz automatyczną kopię np. wszystkich zdjęć. To ważne, bo telefon możesz zgubić lub uszkodzić, a wtedy odzyskanie danych jest niemal niemożliwe. Funkcjonalność ta działa jednakowo na Android oraz iOS.
Ja tak korzystam i każde zdjęcie przy połączeniu Wi-Fi (aby nie zużywać transferu danych z karty SIM) automatycznie trafia na chmurę, do której mam dostęp zarówno na komputerze stacjonarnym, jak i laptopie. Tak, bez podłączania jakichkolwiek kabli.
Zdjęcia, filmy, dokumenty i jakiekolwiek pliki na chmurze można grupować w foldery, aby tylko te wybrane udostępnić współpracownikom, znajomym lub rodzinie.
Wystarczy, że klikniesz: udostępnij i wskażesz, w jaki sposób chcesz udostępnić. To od Ciebie – administratora – zależy, które zasoby udostępnisz, a możesz:
Masz też kontrolę nad tym, kto dostęp otrzyma, a możesz go nadać:
Poniżej znajdziesz linki do mojej prywatnej chmury OneDrive, w której udostępniam Tobie:
Kliknij i sprawdź wybrane rozwiązanie, aby poznać dokładniej możliwości OneDrive.
Jak widzisz, przechowywanie plików w chmurze OneDrive pozwala też na ich edycję bezpośrednio w przeglądarce bez potrzeby instalowania aplikacji na komputerze.
Przykładowo:
Pomysłów na dzielenie się dzięki chmurze jest wiele i możesz z nią robić niemal, co tylko zechcesz. Jeśli jeszcze nie czujesz tego rozwiązania, to wyobraź sobie, że jest to ogromny pendrive, na którym możesz przechowywać wszystkie pliki i udostępniać tylko te wybrane wskazanym osobom. Aby to zrobić, wystarczy mieć połączenie z Internetem.
Podobnie jak w przypadku licencji wieczystej, można próbować szukać alternatywy dla chmury Microsoft. Dla mnie jednak Microsoft 365 jest wyjątkowy ze względu na jednoczesny dostęp aplikacji biurowych i chmury, a nie każda oferta posiada takie aplikacje.
Ze względu na posiadanie iPhone’a i MacBooka Apple próbowałem korzystać z iClouda, ale przegrał on u mnie ze względu na niewystarczające możliwości na komputerze Windows i brak Worda, Excela i PowerPointa w tej subskrypcji.
W przypadku Google One nie brakowało mi dostępu do aplikacji Word, Excel i PowerPoint. Odpowiedniki z Google są dość dobre, ale w niektórych przypadkach niewystarczające. Nie mogłem w nich odnaleźć wszystkich zaawansowanych funkcjonalności i komfortu, który znam z korzystania z Microsoft 365. Może to kwestia przyzwyczajenia, a może Microsoft jest po prostu lepszy.
Po próbach i testach wybrałem pakiet Personal z Microsoft 365, a w tej chwli najlepszą zmianą, której mogę dokonać jest przejście na pakiet Family ze znajomymi.
Subskrypcję Family można dzielić nie tylko z rodziną, ale też ze znajomymi – dosłownie tak jak Netfliksem lub Spotify. Decydując się na takie rozwiązanie, każdy dostaje możliwość instalacji aplikacji na swoich komputerach oraz 1 TB własnej chmury. Płacąc z góry za cały rok, koszt licencji można obniżyć do niecałych 6 zł miesięcznie za użytkownika.
Poniżej porównanie kosztów i dostępności poszczególnych usług Microsoft, Google One, Apple iCloud Drive oraz DropBox (jeśli obrazek jest zbyt mały, kliknij na niego, aby wyświetlić w powiększeniu):
* – wskazane oferty dotyczą pakietu Microsoft 365: aplikacje biurowe oraz chmura OneDrive.
** – w ramach GoogleOne masz dostęp chmury Google Drive oraz Googlowskiej wersji aplikacji biurowych. Możesz pobrać je na swój komputer podobnie jak w przypadku Microsoft.
*** – oferta dotyczy chmury Apple. Na urządzeniach Apple możesz korzystać bezpłatnie z odpowiedników względem Worda, Excela lub PowerPointa.
**** – oferta dotyczy wyłącznie chmury, a płatność za DropBox odbywa się w Euro, przyjęta stawka Euro/PLN 4,50 zł.
Super artykuł. Przekonał mnie do OneDrive.