Kiedy wręczyć wizytówkę, kto wita się pierwszy i co tak naprawdę oznacza dress code? W etykiecie biznesowej nie ma przypadków. To zbiór przydatnych zasad, ale nie nakazów. Wbrew pozorom zapoznanie się z nimi pomoże ułatwić komunikację i odnaleźć się w trudnych, nieznanych dotąd sytuacjach. Jak wygląda savoir-vivre w biznesie? O wszystkich kanonach piszemy poniżej.
Savoir-vivre to nic innego jak przewodnik, który uczy znajomości dobrych obyczajów i manier, kultury języka oraz reguł grzecznościowych. Wszystko to ma nam pomóc w sytuacjach towarzyskich. W tłumaczeniu z języka francuskiego termin ten oznacza sztukę życia. Można więc rozszerzyć perspektywę i uznać, że chodzi tu nie tylko o dobre zachowanie podczas uroczystych spotkań, ale kierowanie się pewnymi zasadami w życiu codziennym. Cechy takie jak: punktualność, uprzejmość, tolerancja, życzliwość i umiejętność słuchania świadczą wiele o człowieku i jego sposobie życia. Wpływają również na jego obraz w społeczności, w której funkcjonuje.
Wiedzę tę propagował już w 1788 roku Baron von Knigge. Książka „O obchodzeniu się z ludźmi”, w której opisuje tzw. życiowe zasady, była najbardziej znaną pozycją w jego twórczym dorobku. A jeśli już o poradnikach mowa, to warto wspomnieć o pozycji z 1922 roku, której autorką jest Emily Post. „Etiquette in Society, in Business, in Politics and at Home” to zbiór zasad i dobrych manier w odniesieniu do różnych aspektów życia. W jednym z rozdziałów autorka opisuje, jak ważne jest pierwsze wrażenie w kontaktach biznesowych. Późniejsze poradniki rozwinęły temat o kolejne reguły obowiązujące w środowisku pracy.
Oprócz tego, jak zachować się na służbowym spotkaniu oraz jak wygląda biznesowa hierarchia, jest też wiele innych kwestii, o których traktuje etykieta. To pojęcie o wiele szersze, niż mogłoby się wydawać. Co prawda niektóre zasady kulturalnego zachowania się nie zmieniły, ale są też reguły dostosowane do współczesnych czasów. Jak powinien wyglądać poprawie skonstruowany mejl? Czy wypada odebrać telefon na ważnym spotkaniu, a co z SMS-ami?
Komunikacja poprzez pocztę elektroniczną bądź telefon stała się normą, a często narzędzia te wypierają bezpośredni kontakt. Tego nie unikniemy, ale możemy zrobić dużo więcej, by usprawnić przepływ informacji oraz sprawić, by biznesowa komunikacja była zgodna z zasadami savoir-vivre.
W środowisku biznesowym funkcjonują pewne kanony, które odnoszą się do służbowych sytuacji. Zastosowanie tych zasad przez pracowników korporacji, ale i mniejszych firm świadczy o profesjonalizmie i szacunku do klientów. Na co więc warto zwrócić szczególną uwagę?
Nie da się ukryć, że rozmowy telefoniczne są częścią biznesowych kontaktów. Jednak to, w jaki sposób komunikujemy się za pomocą smartfonów, również ma bardzo istotne znaczenie. Oto kilka kwestii, których powinniśmy przestrzegać:
Savoir-vivre w biznesie odnosi się do różnych aspektów komunikacji. Zasady kulturalnych korespondencji dotyczą również SMS-ów. Są one traktowane jako krótka forma listu, dlatego najważniejszą zasadą jest tutaj zwięzłość i podanie konkretnych, najważniejszych informacji.
Istotną kwestią jest także przestrzeganie zasad poprawności językowej – pamiętajmy o stosowaniu wielkich liter, interpunkcji i znaków diakrytycznych. Zwracajmy uwagę również na to, by na końcu wiadomości podać swoje imię, nazwisko oraz nazwę firmy. Jeśli chcemy uprzedzić klienta o tym, że spóźnimy się na spotkanie – nigdy nie róbmy tego wysyłając wiadomość tekstową. To wyraz braku szacunku. Zadzwońmy i kulturalnie przeprośmy za opóźnienie.
Biznesowa komunikacja w dużej mierze opiera się na korespondencji za pomocą poczty elektronicznej. Zbiór zasad odnoszący się do poprawnego zachowania w sieci jest określany mianem netykiety. W jej obrębie panują określone reguły, które dotyczą poprawnego konstruowania mejli. Oto kilka najważniejszych kwestii, które warto wziąć pod uwagę:
Więcej na temat netykiety oraz tego, w jaki sposób zachować dobre maniery w internetowej przestrzeni przeczytasz w artykule: Technologiczny savoir-vivre, czyli o zachowaniu w internecie i poza nim. A jeśli chcesz poznać więcej zasad na temat tego, jak poprawnie napisać mejla, zajrzyj do tekstu Jak – poprawnie – napisać e-mail? Przypominamy kilka zasad.
Savoir-vivre w biznesie dotyczy w głównej mierze tego, w jaki sposób zachowywać się podczas spotkań z pracownikami i klientami firmy. Standardy zachowania są niezmienne – powinniśmy czuć się swobodnie, a jednocześnie swoją postawą prezentować dobre maniery.
Pierwsze wrażenie jest kluczowe w kontaktach biznesowych, dlatego aby dobrze zaprezentować się na zewnątrz, należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach:
Wpływ na to, w jaki sposób jesteśmy odbierani w biznesowym środowisku, ma przede wszystkim znajomość etykiety oraz dobre maniery. Istotnym czynnikiem podczas budowania zaufania i dobrego pierwszego wrażenia ma również nasza postawa. Na profesjonalny wizerunek składa się także ubiór. Powinniśmy więc uwzględnić następujące zasady dress code’u:
Organizacja pracy jest równie ważna, co stosowanie zasad biznesowego savoir-vivre. Dobrze zaplanowany dzień pracy, efektywne zarządzenie czasem, czytelny podział zadań oraz zachowanie porządku i ustalenie priorytetów to bardzo ważne punkty, które ułatwią przepływ informacji i zapewnią skuteczną realizację obowiązków oraz pomogą uniknąć opóźnień. Rzetelne wywiązywanie się ze zobowiązań i dotrzymywanie ustalonych terminów również ma wpływ na postrzeganie firmy na zewnątrz. Świadczy o jej profesjonalizmie i rzetelności.
Aby komunikacja wewnątrz firmy oraz kontakt z inwestorami i klientami przebiegał w sposób skuteczny i bezproblemowy, bardzo ważny jest wybór profesjonalnego sprzętu. To klucz do poprawy wydajności i szybszego przepływu informacji. Czytelność dokumentów, jakość i szybkość przesyłanych plików mają ogromne znaczenie. Zadbaj o efektywną pracę i komfortowe warunki – postaw na profesjonalne produkty marki Canon. To urządzenia, które ułatwią organizację pracy, a tym samym spełnią założenia biznesowych kanonów.
Oto polecane produkty marki Canon: