Savoir-vivre w biznesie. Poznaj etykietę biznesową

Savoir-vivre, czyli sztuka dobrego życia

Savoir-vivre to nic innego jak przewodnik, który uczy znajomości dobrych obyczajów i manier, kultury języka oraz reguł grzecznościowych. Wszystko to ma nam pomóc w sytuacjach towarzyskich. W tłumaczeniu z języka francuskiego termin ten oznacza sztukę życia. Można więc rozszerzyć perspektywę i uznać, że chodzi tu nie tylko o dobre zachowanie podczas uroczystych spotkań, ale kierowanie się pewnymi zasadami w życiu codziennym. Cechy takie jak: punktualność, uprzejmość, tolerancja, życzliwość i umiejętność słuchania świadczą wiele o człowieku i jego sposobie życia. Wpływają również na jego obraz w społeczności, w której funkcjonuje.

Wiedzę tę propagował już w 1788 roku Baron von Knigge. Książka „O obchodzeniu się z ludźmi”, w której opisuje tzw. życiowe zasady, była najbardziej znaną pozycją w jego twórczym dorobku. A jeśli już o poradnikach mowa, to warto wspomnieć o pozycji z 1922 roku, której autorką jest Emily Post. „Etiquette in Society, in Business, in Politics and at Home” to zbiór zasad i dobrych manier w odniesieniu do różnych aspektów życia. W jednym z rozdziałów autorka opisuje, jak ważne jest pierwsze wrażenie w kontaktach biznesowych. Późniejsze poradniki rozwinęły temat o kolejne reguły obowiązujące w środowisku pracy.

Savoir-vivre w biznesie

Oprócz tego, jak zachować się na służbowym spotkaniu oraz jak wygląda biznesowa hierarchia, jest też wiele innych kwestii, o których traktuje etykieta. To pojęcie o wiele szersze, niż mogłoby się wydawać. Co prawda niektóre zasady kulturalnego zachowania się nie zmieniły, ale są też reguły dostosowane do współczesnych czasów. Jak powinien wyglądać poprawie skonstruowany mejl? Czy wypada odebrać telefon na ważnym spotkaniu, a co z SMS-ami?

Komunikacja poprzez pocztę elektroniczną bądź telefon stała się normą, a często narzędzia te wypierają bezpośredni kontakt. Tego nie unikniemy, ale możemy zrobić dużo więcej, by usprawnić przepływ informacji oraz sprawić, by biznesowa komunikacja była zgodna z zasadami savoir-vivre.

Kanony w biznesie, czyli praca na poziomie

W środowisku biznesowym funkcjonują pewne kanony, które odnoszą się do służbowych sytuacji. Zastosowanie tych zasad przez pracowników korporacji, ale i mniejszych firm świadczy o profesjonalizmie i szacunku do klientów. Na co więc warto zwrócić szczególną uwagę?

Komunikacja telefoniczna

Nie da się ukryć, że rozmowy telefoniczne są częścią biznesowych kontaktów. Jednak to, w jaki sposób komunikujemy się za pomocą smartfonów, również ma bardzo istotne znaczenie. Oto kilka kwestii, których powinniśmy przestrzegać:

Jeśli dysponujemy telefonem służbowym, w pierwszej kolejności po rozpoczęciu rozmowy podajemy swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy
W sytuacji, gdy rozmowa telefoniczna została przerwana bądź nie zdążyliśmy odebrać telefonu, oddzwania osoba, która próbowała nawiązać kontakt
Podobnie jak podczas bezpośredniej konwersacji obowiązują nas pewne reguły – nie wchodzimy w słowo rozmówcy, nie przerywamy wypowiedzi drugiej osoby. Staramy się też zwrócić uwagę na ton głosu – powinien być spokojny i przyjazny
Rozmowy telefoniczne prowadzimy w godzinach 9-18. Poszanowanie czasu innych osób to bardzo ważny aspekt w biznesowym savoir-vivre. Dlatego też, jeśli nasz rozmówca jasno nie określił, że oczekuje kontaktu w godzinach wieczornych lub o wczesnym poranku – nigdy nie powinniśmy telefonować w tych porach
Podsumowanie rozmowy to kolejny kluczowy punkt. Chodzi tu o zebranie wszystkich istotnych informacji i uzgodnień, które zostały podjęte podczas konwersacji. Możemy również umówić się na kolejną rozmowę w celu dokonania dalszych ustaleń. Termin najlepiej wpisać do kalendarza i bezwzględnie go przestrzegać
Podczas spotkań biznesowych nigdy nie kładziemy telefonu na stole. Dźwięki w smartfonie powinny być wyciszone, a w trakcie rozmowy nie powinno się sprawdzać przychodzących powiadomień ani odbierać połączeń. Może to być odebrane jako oznaka braku szacunku i arogancji. Wszystkie pilne sprawy załatwiamy przed rozpoczęciem spotkania. Jeśli czekamy na bardzo ważny telefon, trzeba poinformować o tym naszych rozmówców.

Savoir-vivre w biznesie odnosi się do różnych aspektów komunikacji. Zasady kulturalnych korespondencji dotyczą również SMS-ów. Są one traktowane jako krótka forma listu, dlatego najważniejszą zasadą jest tutaj zwięzłość i podanie konkretnych, najważniejszych informacji.

Istotną kwestią jest także przestrzeganie zasad poprawności językowej – pamiętajmy o stosowaniu wielkich liter, interpunkcji i znaków diakrytycznych. Zwracajmy uwagę również na to, by na końcu wiadomości podać swoje imię, nazwisko oraz nazwę firmy. Jeśli chcemy uprzedzić klienta o tym, że spóźnimy się na spotkanie – nigdy nie róbmy tego wysyłając wiadomość tekstową. To wyraz braku szacunku. Zadzwońmy i kulturalnie przeprośmy za opóźnienie.

Netykieta

Biznesowa komunikacja w dużej mierze opiera się na korespondencji za pomocą poczty elektronicznej. Zbiór zasad odnoszący się do poprawnego zachowania w sieci jest określany mianem netykiety. W jej obrębie panują określone reguły, które dotyczą poprawnego konstruowania mejli. Oto kilka najważniejszych kwestii, które warto wziąć pod uwagę:

Tytuł – to bardzo ważny punkt, od którego rozpoczynamy pisanie mejla. Powinien być krótki i określać czego dotyczy treść wiadomości
Przed naciśnięciem przycisku wyślij, dokładnie sprawdzamy treść i skupiamy się na tym, aby zdania były skonstruowane zwięźle i zgodnie z zasadami poprawności językowej. Szukamy ewentualnych literówek, sprawdzamy przecinki. Pamiętajmy również o zasadach pisowni wielką i małą literą oraz zwrotach grzecznościowych i dzieleniu tekstu na akapity. Mejl ma być czytelny i pozbawiony błędów stylistycznych, gramatycznych i ortograficznych
W korespondencji zbiorowej ukrywamy adresatów – szanujemy i dbamy o prywatność innych osób
Długie mejle nie są wskazane. Często obniżają skuteczność komunikacji. W sprawach, które wymagają szczegółowego omówienia danej kwestii, efektywniejszym wyborem okaże się bezpośrednie spotkanie
Jeśli chcemy zwrócić szczególną uwagę odbiorcy, możemy zastosować boldowanie. To o wiele lepszy wybór, niż pisanie wielkimi literami
Etykieta biznesowa wymaga, aby na korespondencję reagować szybko. Odpowiedź na mejla powinna zmieścić się w czasie 24h. Jeśli będziemy zwlekać z odpowiedzią, osoba, która oczekuje na feedback może poczuć się zignorowana. Aby nie dopuścić do takiej sytuacji, poinformujmy chociażby krótką wiadomością, że otrzymaliśmy mejla. Kiedy sprawa wymaga wyczerpującej odpowiedzi będziemy mieć czas na przemyślenie, a nasz odbiorca nie poczuje się zlekceważony.

Więcej na temat netykiety oraz tego, w jaki sposób zachować dobre maniery w internetowej przestrzeni przeczytasz w artykule: Technologiczny savoir-vivre, czyli o zachowaniu w internecie i poza nim. A jeśli chcesz poznać więcej zasad na temat tego, jak poprawnie napisać mejla, zajrzyj do tekstu Jak – poprawnie – napisać e-mail? Przypominamy kilka zasad.

Kanony biznesowych spotkań

Savoir-vivre w biznesie dotyczy w głównej mierze tego, w jaki sposób zachowywać się podczas spotkań z pracownikami i klientami firmy. Standardy zachowania są niezmienne – powinniśmy czuć się swobodnie, a jednocześnie swoją postawą prezentować dobre maniery.

Pierwsze wrażenie jest kluczowe w kontaktach biznesowych, dlatego aby dobrze zaprezentować się na zewnątrz, należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach:

Pamiętajmy o precedencji, czyli hierarchii, jaka obowiązuje w korporacyjnym środowisku. Porządek pierwszeństwa jest ściśle ustalony i określa sposób zachowania podczas biznesowych spotkań.
W kulturze organizacji to osoba, która zajmuje najwyższe stanowisko ma pierwszeństwo. Nie ma tu znaczenie jej wiek ani płeć.
Podczas powitań, osoba, która zajmuje niższe stanowisko kłania się jako pierwsza, zaś o tym czy podać rękę decyduje ten, kto zajmuje wyższą pozycję w biznesowej hierarchii. Kiedy spotkanie dotyczy osób na równorzędnych stanowiskach – wówczas stosujemy się do zasad etykiety towarzyskiej.
Jeśli na spotkaniu biznesowym znajduje się osoba spoza firmy, obowiązuje inna reguła. Klient jest najwyższej w hierarchii i stoi nad menadżerami i szefami firmy. W związku z tym powitanie leży po stronie pracowników, ale to klient decyduje o wyciągnięciu dłoni.
Przedstawienie nowego pracownika w firmie należy do obowiązków szefa
Wizytówki wręczamy dopiero pod koniec spotkania. Wymianę rozpoczyna osoba, która jest wyższa rangą. Powinno się podawać ją w taki sposób, by osoba obdarowana mogła od razu ją odczytać. Warto zatrzymać na niej wzrok na kilka chwil, po czym schować do wizytownika. O wizytówkę można poprosić tylko wówczas, gdy rozmówca już otrzymał naszą.

Profesjonalny wizerunek

Wpływ na to, w jaki sposób jesteśmy odbierani w biznesowym środowisku, ma przede wszystkim znajomość etykiety oraz dobre maniery. Istotnym czynnikiem podczas budowania zaufania i dobrego pierwszego wrażenia ma również nasza postawa. Na profesjonalny wizerunek składa się także ubiór. Powinniśmy więc uwzględnić następujące zasady dress code’u:

Minimalizm i elegancja idą w parze. Ubiór powinien być schludny, ubrania czyste i wyprasowane, a krój dopasowany do sylwetki. Wybieramy kolory stonowane, klasyczne. Dodatki najlepiej dobierać z umiarem. W ten sposób budujemy profesjonalny wizerunek. Pamiętajmy, że strój ma być uzupełnieniem marki osobistej. Na pierwszym miejscu znajdują się nasze dobre maniery, kompetencje i umiejętności.
Jeśli chodzi o dress code dla mężczyzn, tutaj bardzo ważne jest przestrzeganie kilku zasad. Pod marynarkę zakłada się wyłącznie koszulę z długim rękawem. Marynarka powinna być zapięta na jeden guzik – a jej kieszenie opróżnione. Kiedy mężczyzna siada, powinien rozpiąć marynarkę. Czarny garnitur jest zarezerwowany wyłącznie na wyjścia wieczorne. Skarpety powinny zakrywać łydkę tak, aby w żadnej sytuacji nie było widać gołego ciała. Dopuszczalnymi dodatkami są: spinki do mankietów, obrączka oraz zegarek.
Dress code dla kobiet opiera się na szyku i elegancji. Ramiona oraz plecy powinny pozostać zakryte, a dekolt minimalny. Pod marynarkę możemy założyć gładką bluzkę bądź koszulę. Jeśli nosimy spódnicę lub sukienkę – zakładamy cieliste rajstopy. Buty zakrywające palce i pięty, mogą być na obcasie około 3-6 cm.

Kanony w biznesie – dobra organizacja pracy też się liczy

Organizacja pracy jest równie ważna, co stosowanie zasad biznesowego savoir-vivre. Dobrze zaplanowany dzień pracy, efektywne zarządzenie czasem, czytelny podział zadań oraz zachowanie porządku i ustalenie priorytetów to bardzo ważne punkty, które ułatwią przepływ informacji i zapewnią skuteczną realizację obowiązków oraz pomogą uniknąć opóźnień. Rzetelne wywiązywanie się ze zobowiązań i dotrzymywanie ustalonych terminów również ma wpływ na postrzeganie firmy na zewnątrz. Świadczy o jej profesjonalizmie i rzetelności.

Aby komunikacja wewnątrz firmy oraz kontakt z inwestorami i klientami przebiegał w sposób skuteczny i bezproblemowy, bardzo ważny jest wybór profesjonalnego sprzętu. To klucz do poprawy wydajności i szybszego przepływu informacji. Czytelność dokumentów, jakość i szybkość przesyłanych plików mają ogromne znaczenie. Zadbaj o efektywną pracę i komfortowe warunki – postaw na profesjonalne produkty marki Canon. To urządzenia, które ułatwią organizację pracy, a tym samym spełnią założenia biznesowych kanonów.

Oto polecane produkty marki Canon: