Jak – poprawnie – napisać e-mail? Przypominamy kilka zasad

Witam, witam – a może lepiej nie? Jak zacząć e-mail?

Na dzień dobry – kwestia powitania. Pisząc do kolegi można je sobie podarować lub posłużyć się zwrotem mniej formalnym, ale co jeśli adresatem nie jest nasz rówieśnik czy osoba, z którą pozostajemy w bardziej służbowych relacjach? Popularnym powitaniem jest Witam, ale często działa to także jako pożegnanie.

Tak właśnie dr. hab. Michał Rusinek z Wydziału Polonistyki UJ traktował zaczynające się w ten sposób maile, kończąc ich lekturę na tym jednym wyrazie. Argumentował to tym, że witam jest zwrotem zarezerwowanym dla gospodarza danej przestrzeni. Zarzucał też, że używane w korespondencji jest bezpłciowe, miałkie, nie do końca wiadomo do kogo kierowane. I choć wśród językoznawców znajdują się obrońcy tej formuły, to faktycznie może nie być ona najlepszą. Czym ją więc zastąpić?

Przyjęło się, by zaczynać od dzień dobry (lub dobry wieczór). Innego zdania jest Łukasz Kielban z bloga Czas Gentlemanów, wskazujący, że nie wiadomo, kiedy adresat otworzy mail i dziwnie będzie mu się czytało wieczorne powitanie rano. Najlepszą formą pozostaje Szanowny/a Panie/Panie. Jeśli osoba ta posługuje się tytułem (tyczy się to przede wszystkim wykładowców akademickich) należy go dodać. Nie używaj natomiast imienia, które kojarzy się ze spoufalaniem się. Po formule powitalnej stawiamy przecinek i dajemy podwójny Enter, tworząc odpowiedni odstęp.

Zaraz, zaraz, jaki jest temat? Czyli o czym zapomnieliśmy, a o czym trzeba pamiętać?

Zaczęliśmy od powitania, zapominając tym samym o istotnej kwestii, jaką jest temat czy tytuł maila. Niektórzy też zapominają albo podchodzą do tego niedbale. I znowu – o ile przy luźnym mailowaniu między znajomymi brak tematu od biedy ujdzie, o tyle bardziej służbowa korespondencja już go wymaga. Choćby z tego powodu, że potem łatwiej jest adresatowi znaleźć konkretny wątek, a przede wszystkim już po nim dowiaduje się czego wiadomość będzie dotyczyła.

Dlatego postaraj się, żeby temat był jasny i zwięzły – Zadanie z dnia 27 kwietnia, Projekt XYZ. Na pewno unikaj traktowania tematu maila jako wstępu (Przesyłam referat, który miałem przygotować…), ale też nie dawaj enigmatycznego i mało konkretnego Zadania, Raportu, Pytania. Uważaj także z emotikonami – choć wielu nauczycieli czy wykładowców nie ma z nimi problemu, to jednak lepiej przyjąć, że zostawiamy je tylko dla osób, z którymi jesteśmy w bliskich relacjach.

Emotikony i ogólny styl wypowiedzi – jaki powinien być?

Tu również powinny dominować zwięzłość i przejrzystość. Nie ma co popadać w przesadną kurtuazję, wyszukane zwroty i generalne lanie wody. Oczywiście trzeba mieć na uwadze, że maile bywają rozmaite. Jeśli piszesz w jakiejś urzędowej sprawie, przesyłasz dokument albo coś zgłaszasz, to dobrze jest maksymalnie uprościć wiadomość i zachować oficjalny ton. Natomiast jeśli chcesz szerzej poruszyć jakiś problem (np. nie rozumiesz omawianego zagadnienia, nie możesz znaleźć lektury lub szukasz odpowiedzi na inne pytanie), wtedy oczywiście możesz sobie pozwolić na nieco bardziej rozbudowaną wiadomość. Jeśli jest dość długa, podziel ją na akapity po 4-6 wersów.

Jeśli nauczyciel lub wykładowca sam prowadzi korespondencję w dość luźnej formie albo jest z Waszą grupą nieco bliżej, również możesz trochę poluzować. Pamiętaj jednak, że to on jako osoba starsza wyznacza ton i jeżeli chce zachować dystans, powinno się to uszanować. Dlatego też lepiej nie używać emotek lub robić to w sposób bardzo oszczędny, ograniczając się ostatecznie do samej 😊.

Czy na pewno o wszystkim pamiętasz? Podpis i załączniki

Czasem nawet jeśli piszący pamięta o powitaniu, to już nie o pożegnaniu. Luźniejszym jest Pozdrawiam, nieco bardziej oficjalnym to Z wyrazami szacunku, Łączę wyrazu szacunku czy Z poważaniem. Tutaj nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego, ale wcześniej dajemy odstęp. Nie zapomnij o podpisie – imieniem i nazwiskiem. Podpisywanie się samym imieniem (zdrobniałym lub nie) albo ksywą zachowaj dla kolegów i rodziny.

Jeśli zadanie, pracę, projekt, raport czy zaświadczenie masz w jakimś dokumencie albo jest to skan, pamiętaj o dodaniu załącznika. Dobrze jest go, choćby skrótowo, podpisać. Upewnij się też, że wysyłasz poprawną wersję oraz że wysyłasz go w programie, który Twój odbiorca będzie w stanie otworzyć.

Yours truly – czyli jak napisać mail po angielsku?

Pisanie maili w języku obcym (angielskim, ale nie tylko) kojarzy się raczej ze studiami i pracą. Ale w szkole również może zdarzyć się, że nauczyciel zechce sprawdzić Twoją znajomość praktycznego użycia języka i poprosi o przygotowanie maila albo o komunikowanie się z nim w języku Shakespeare’a czy Goethego.

Tu przypomnimy zasady dotyczące pisania maila po angielsku. Jeśli wiesz kim jest adresat maila, zwracasz się do niego Dear Mr. lub Dear Ms. (ewentualnie możesz podać jego tytuł, jeśli takowy posiada, i napisać np. Dear Dr.). Jeśli nie wiesz – piszesz Dear Sir or Madam. W pierwszym przypadku kończysz mail słowami Yours sincerely (lub Yours truly – jeśli trochę znasz adresata) , a w drugim – Yours faithfully. Każdy z tych zwrotów kończysz przecinkiem. W mniej formalnych listach możesz użyć takich formułek, jak Best wishes, Best regards albo Kind regards.

Aaa…a adres? Czy ma znaczenie?

Zasadniczo tak. O ile w szkole różnego rodzaju pieszczotliwe i niepoważne adresy (wszelkie „buziaczki”) jeszcze przejdą, o tyle na studiach warto założyć sobie osobny adres ze swoim nazwiskiem lub jego skróconą formą. A już na pewno bardziej „dorosły” adres przyda się podczas poszukiwań pracy.

Jeśli natomiast chodzi o adres odbiorcy to warto upewnić się, że posiadamy właściwy i nie popełniliśmy błędu typu literówka. Pisząc maile (nie tylko te do nauczycieli i wykładowców) pamiętaj więc także o poprawnym zapisie, ortografii i interpunkcji. Ale też o internetowej etykiecie. Jej podstawy przypomina Malwina w artykule: Technologiczny savoir-vivre, czyli o zachowaniu w internecie i poza nim.

Źródła: Wyborcza.pl, Segritta, Czas Gentlemanów, Business Insider, Gentleman’s Choice, Polszczyzna, Oxford Royale Academy, Grammarly

Maciej Gaździcki

007 zgłoś się. Oto jest, Maciej, agent do zadań specjalnych. Za dnia doktor historii literatury wyspecjalizowany w mediewalizmie i MacGyver copywritingu.