Jak zwiększyć swą produktywność? Oto złote rady Elona Muska

Nie będzie przesadą, jeśli powiem, że wynik firmy jest sumą produktywności wszystkich pracowników. Zdarza się, że opóźnienia jednej osoby spowalniają cały dział, powodują frustrację, psują morale załogi. Jak zatem podkręcić własną produktywność? Elon Musk stworzył listę 7 porad, które rozesłał do pracowników Tesli. Oto one.

Sposoby na produktywność według Elona Muska

Pokutujące w wielu firmach metody zarządzania bywają niestety nieefektywne. Utarte schematy, zamiast rozwijać ludzi, usprawniać im pracę i przyspieszać realizację celów, czynią więcej szkód niż pożytku. W efekcie pracownicy skrępowani są dziwnymi procedurami, zmagają się z niepotrzebną biurokracją, mają opóźnienia w projektach. Taki stan rzeczy nikomu nie służy.

Aby temu przeciwdziałać, Elon Musk, pomysłodawca m.in. Neuralinku, przedstawił ludziom z Tesli zestaw 7 porad dających przestrzeń do zwiększania produktywności.

Elon Musk

Ogranicz długie, masowe spotkania

Nie ma chyba nic gorszego od wielogodzinnych spotkań w bardzo licznym gronie. Z biegiem czasu uwaga słuchaczy najczęściej rozprasza się, bo do głosu dochodzą myśli związane z własnymi obowiązkami oraz te o nadchodzącym obiedzie. Jeśli do tego sala spotkań jest kiepsko klimatyzowana, w tłumie momentalnie robi się duszno, a to nie sprzyja ani skupieniu, ani zapamiętywaniu.

Zdaniem Elona Muska:

Zbyt duże spotkania są zmorą większych firm i z czasem niemal zawsze stają się coraz większym utrudnieniem. Pozbądź się wszystkich dużych spotkań, chyba że masz pewność, że są one wartościowe dla ich uczestników.

Być może jest to pochodna uznania, jednej z potrzeb umieszczonej w przedostatnim stopniu piramidy Masłowa. Może to ona podświadomie nakazuje nam zapraszać na spotkania więcej osób, niż to konieczne, byśmy mogli pokazać się szerszemu gremium. Pewności nie mam, może psychologowie powiedzieliby coś więcej na ten temat.

A może nauczeni jesteśmy po prostu wzorem szkoły, że prezentacja następuje przed całą klasą, bez względu na to, czy kogoś to ciekawi / dotyczy, czy też nie. Warto zatem przemyśleć, czy lista zaproszonych osób przypadkiem nie jest za długa? Czy każdy z uczestników wyniesie ze spotkania wartościową wiedzę, czy jednak będzie to czas spędzony na odliczaniu do wyjścia albo pokątnej pracy na laptopie?

Zmniejsz częstotliwość spotkań

Jak często należy spotykać się, żeby projekt ruszył z miejsca i szedł zgodnie z oczekiwaniami? Elon Musk twierdzi, że niezbyt często:

Należy ograniczać częstotliwość spotkań, jeśli wszystkie pilne sprawy zostały rozwiązane.

Ta zasada wynika poniekąd z zaufania. Spotkania powinny odbywać się wtedy, gdy dochodzimy do ważnego punktu. Powinny być kamieniami milowymi, podsumowaniami wykonanych już prac oraz etapem planowania kolejnych. Każdy wie, co do niego należy i realizuje zadanie zgodnie z posiadaną wiedzą i doświadczeniem. Tym samym warto zapraszać do projektów ludzi posiadających odpowiednie kwalifikacje.

Znakomitym rozwiązaniem jest współpraca z biurem projektów (lub choćby wyznaczenie project managera). Tacy ludzie układają harmonogramy spotkań, wyznaczają momenty podsumowań i pilnują terminów, zgodnie z kartą projektu.

Teams wideokonferencja Teams

Wyjdź ze spotkania, jeśli faktycznie nie bierzesz w nich udziału

Skoro ktoś nie ma nic ważnego do powiedzenia w omawianej kwestii, jego obecność nic nie wniesie do omawianego problemu i może spokojnie opuścić taką rozmowę. W tym czasie zrobi coś, co przyniesie faktyczny pożytek i jemu i firmie. W przeciwnym razie straci czas na bezowocnym siedzeniu i przysłuchiwaniu się sprawom, które go nie dotyczą.

Wyjdź ze spotkania lub opuść daną telekonferencję, jeśli wiesz, że Twoja obecność nic nie wnosi. Nie jest nieuprzejmym opuszczenie takiego spotkania przed czasem. Nieuprzejmym jest zmuszenie kogoś do pozostania, co marnuje jego cenny czas.

Ta zasada Elona Muska łączy się z pierwszą. Będąc niepotrzebnie zaproszonym na spotkanie, powinno się wyjść z niego. Gdy to możliwe, przeprosić prowadzącego, informując, że są tu lepsi specjaliści i oni z pewnością lepiej rozwikłają problem. Samemu tymczasem wrócić do swoich zajęć. Zwiększyć osobistą produktywność.

Porzuć żargon, który utrudnia komunikację

W większości przypadków mamy tendencję do upraszczania. Chcemy w ten sposób ułatwić pracę sobie i innym. Do takich uproszczeń zalicza się firmowy slang, który w jednym (np. angielskim) słowie zawiera nieraz kilka polskich wyrazów albo nie ma swojego bezpośredniego odpowiednika. Trzeba tylko mieć pewność, że wszyscy słuchacze operują tym samym językiem. W przeciwnym razie dojdzie do niedomówień, a nawet do poczucia wyobcowania. Szef Tesli napisał:

Unikaj stosowania żargonu tudzież bezsensownego słownictwa określającego obiekty, oprogramowanie tudzież procesy, jakie zachodzą w Tesli. Ogólnie rzecz biorąc wszystko, co wymaga dodatkowego objaśnienia, utrudnia komunikację. A nie chcemy, aby praca w Tesli wymagała opanowania słownika wyrazów trudnych.

Niektórym wydaje się, że używanie skomplikowanych słów podnosi eksperckość wypowiedzi. Czyni ją ważniejszą od tej przekazanej prostszym językiem (nie mylić z prostackim). Tymczasem bywa zupełnie odwrotnie. Praca to nie miejsce na akademickie terminy i przerzucanie się wytwornym słownictwem. Ono obniża produktywność.

Pomijaj łańcuch decyzyjny, gdy to konieczne

Struktury hierarchiczne są naturalną częścią przedsiębiorstw. To prawda, że muszą istnieć liderzy, kierownicy i dyrekcja, ale nie w każdym przypadku trzeba się tego kurczowo trzymać. Nie w sytuacjach nagłych, wymagających natychmiastowego działania, większej decyzyjności.

Kurczowe trzymanie się łańcucha decyzyjnego nie zawsze jest najlepszym sposobem na przekazywanie informacji.

Taką sytuacją może być nieobecność bezpośredniego przełożonego. Może się też zdarzyć, że lider odczytuje wiadomości po kolei, zgodnie z chronologią ich napływania i nie będzie mógł zareagować natychmiast. Wtedy można pokusić się o zerwanie łańcucha decyzyjności poprzez uderzenie z prośbą poziom wyżej. Naturalnie bezpośredni przełożony powinien być dodany do wiadomości, aby nie robić czegoś za jego plecami.

Zachęcaj do bezpośredniej komunikacji między działami

Ten punkt przypomina poprzedni, zmienia się za to płaszczyzna komunikacji (z pionowej na poziomą). Chodzi o rozmowy bez udziału szczebla zarządzającego, co przyspiesza i usprawnia przepływ informacji. Unika się tym samym czekania, aż wiadomość przejdzie przez wszystkie szczeble, zanim trafi do odpowiedniej osoby.

Jednym z głównych źródeł problemów jest mało efektywna komunikacja między działami firmy.

Ten aspekt powinien być brany pod uwagę już na etapach koncepcyjnych. Szybka weryfikacja możliwości w innym dziale daje niezwłoczną odpowiedź i pozwala decydować o przyszłości projektu tu i teraz. Skoro w innym dziale nie ma szans na wdrożenie idei w takiej formie, można ją modyfikować albo porzucić. W efekcie nikt nie będzie przepalał czasu ani sił.

maile

Kieruj się we wszystkim zdrowym rozsądkiem

Będąc częścią jakiejś organizacji, w tym przypadku przedsiębiorstwa, przyjmujemy panujące tam regulaminy i procedury. W jakimś celu przecież powstały, prawda? Problem w tym, że czasami nie przystają one do zmieniających się warunków. A zmienia się rynek, branża, zmieniają się ludzie, sposoby zarządzania, metody produkcji i dystrybucji.

Nie należy kurczowo trzymać się procedur, gdy utrudniają one pracę, gdy marnują zasoby, gdy coś może być robione lepiej, ale nie można, bo regulamin. W takiej sytuacji panujące zasady muszą ulec zmianie i należy je zgłaszać do przełożonych:

Jeśli stosowanie się do zasad firmowych jest w danej sytuacji czymś ewidentnie absurdalnym… to zasady te powinny ulec zmianie. Co do zasady zdrowy rozsądek powinien być zawsze na pierwszym miejscu.

Historia pokazuje, że wyjście poza sztywne ramy formalności nie raz i nie dwa przynosiło znakomite efekty. Czasami rządził czysty przypadek, ale otwarte głowy pozwalały dostrzec w pozornej klęsce coś niesamowitego. Tak było przecież z penicyliną. Kluczowa jest kultura przedsiębiorstwa skupiająca się na celach, a nie przede wszystkim na drodze, jaka do niego prowadzi.

Formalności wrogiem produktywności

Produktywność osobista bywa hamowana nadmiernie rozbudowanymi formalnościami. Brakuje miejsca na think out of the box, myślenie nieszablonowe, będące przecież kołem zamachowym rozwoju oraz innowacji.

Naturalnie pewne ramy formalności być muszą. Załoga musi wiedzieć, z czym do kogo się udać oraz jak się zachować. Równocześnie ludzie powinni być świadomi kiedy można, nawet trzeba, uchylić przepisy, by działać skuteczniej. Mało tego, zaproponować nowe przepisy, które teraz być może ich ograniczają.

Będzie to jasny sygnał od firmy, że ceni się nie tylko sumienność w wykonywaniu obowiązków, lecz także wychodzenie poza schematy. Czy w Waszych firmach już to działa?