Dokumenty Google – czy mogą zastąpić popularny, płatny program biurowy?

Jak wykorzystać program Dokumenty Google? Atuty aplikacji

Osoby profesjonalnie zajmujące się pracą z tekstem (redaktorzy, korektorzy, dziennikarze itd.) powiedzą zapewne, że król edytorów tekstu jest jeden. Google pokazuje jednak, że i jego narzędzia, funkcjonalnością i prostotą użytkowania, nie odstają od gigantów, a mogą nawet zaproponować coś więcej.

Dokumenty Google są narzędziem przydatnym zwłaszcza dla osób, które nie mają popularnego (i płatnego) pakietu programów biurowych, ale potrzebują stworzyć raz na jakiś czas dokument tekstowy – list, podanie itp.

Program od giganta z Mountain View jest też świetnym rozwiązaniem dla studentów. Pracę zaliczeniową stworzoną w Dokumentach Google można wygodnie drukować i przesyłać mailowo. Ponadto wysłany plik otworzy się także za pomocą innych programów tekstowych. Dużym atutem jest również możliwość edytowania dokumentu na dowolnym urządzeniu, w aplikacji mobilnej lub w przeglądarce internetowej. W każdej chwili można dopisać nową informację lub poprawić błędy.

Cały pakiet programów biurowych od Google (czyli Dokumenty, Arkusze, Prezentacje) będzie wygodnym sposobem na wykonanie pracy grupowej, zwłaszcza gdy możliwość spotkania się na żywo i w kompletnym składzie jest utrudniona. Rozwiązania Google mogą być pomocne dla uczniów, studentów, ale także współpracowników.

Cechy Dokumentów Google:

bogate funkcje, tożsame z możliwościami dostępnymi w popularnych programach biurowych,
dostęp do pliku i możliwość jego edycji na dowolnym urządzeniu (przeglądarka internetowa lub aplikacja na urządzeniu mobilnym),
szybkie udostępnianie dokumentu (w postaci linku, pliku w różnych formatach lub ograniczonego dostępu dla kont Google),
możliwość edytowania dokumentu i dodawania komentarzy przez kilku użytkowników jednocześnie. Podgląd wprowadzanych zmian na żywo,
powiązanie z innymi aplikacjami Google, np. Zdjęcia, Dysk, co ułatwia tworzenie dokumentu, wstawianie plików do tekstu,
baza szablonów (np. życiorys, scenariusz lekcji, notatka ze spotkania)
czytelne i intuicyjne menu.

Należy jednak podkreślić dwie istotne rzeczy. W przypadku urządzeń mobilnych dostępna jest aplikacja. Natomiast na komputerze z Dokumentów Google można korzystać jedynie w przeglądarce internetowej. Niemniej, komfort tworzenia plików tekstowych, nawet w takiej formie, jest bardzo wysoki.

Dokumenty Google pobierzesz z Google Play oraz AppStore

Jak wyglądają narzędzia w Dokumentach Google, w porównaniu do znanych programów typu office?

Żeby zbadanie możliwości programu Dokumenty Google było precyzyjne, skopiowałam fragment opublikowanego na Geex artykułu i podjęłam próbę jego sformatowania.

Na pierwszy rzut oka menu Dokumentów Google przypomina bardziej znany darmowy pakiet programów office, niż najbardziej popularny od firmy Microsoft. Po dłuższym czasie użytkowania mogę jednak śmiało powiedzieć, że jest o wiele bardziej intuicyjny, prostszy w użytku od konkurenta.

Zobacz też:

Kompendium wiedzy o Microsoft 365. Nowa platforma w pigułce

Funkcje Dokumentów Google na przykładzie wersji webowej

Po wprowadzeniu „suchego” tekstu, dostępne w Dokumentach Google narzędzia pozwalają go dowolnie „obrabiać”, formatować. Jest możliwość operowania stylem, czcionką, wyglądem akapitów.

W górnej belce znajdziesz czytelnie opisane kategorie dostępnych funkcji. Po ich rozwinięciu pojawiają się listy konkretnych operacji. Podkreślam czytelność programu od Google, ponieważ to jego duży atut w porównaniu do innych darmowych pakietów biurowych. Odnalezienie najważniejszych narzędzi jest bardzo proste i intuicyjne, także dla osoby, która sporadycznie tworzy dokumenty tekstowe na komputerze (lub smartfonie oczywiście, choć aplikacja mobilna sporo różni się od wersji webowej).

Na plus zasługuje także opcja łatwego wstawiania do dokumentu wykresów, tabel, równań oraz, najczęściej używanych, obrazów. Wygodnym rozwiązaniem jest tutaj możliwość dodania pliku nie tylko z komputera, ale także prosto ze strony internetowej, z Dysku i Zdjęć Google, z adresu URL czy aparatu. Taka metoda znacząco ułatwia pracę i skraca czas poświęcony na przygotowanie dokumentu.

Dla mnie największą zaletą jest opcja wstawiania zdjęć z aplikacji Zdjęcia Google, ponieważ nie tracę czasu na szukanie i pobieranie obrazów, a później przeklikiwanie się przez narzędzia edytora.

Pamiętaj

Użycie zdjęć znalezionych w internecie może być ograniczone prawem autorskim. Należy wówczas podać źródło, np. w przypisie lub pod grafiką.

Czy aplikacja mobilna różni się od wersji komputerowej?

W aplikacji mobilnej, czyli tej, z której korzystamy na smartfonie lub tablecie, nie są dostępne wszystkie funkcje. Nadal jednak możliwości Dokumentów Google w wersji mobilnej są bardzo bogate. Można zmieniać styl, czcionkę, wygląd akapitów. Dostępne jest także dodawanie linków, przypisów, tabel, obrazów wzbogacających treść.

menu dokumentów google w wersji mobilnej — Menu Dokumentów Google w wersji mobilnej

ustawienia czcionka i style aplikacja Dokumenty Google — Ustawienia czcionki i stylów w aplikacji mobilnej Dokumentów Google

Ustawienia akapitów w aplikacji mobilnej

W aplikacji mobilnej nie da się natomiast wstawić wykresu, rysunku, równania ani znaków specjalnych. Te ostatnie można jednak skopiować ze znalezionej w internecie strony. W wersji mobile brakuje też kilku zaawansowanych funkcji, takich jak podział tekstu na kolumny czy dodawanie spisu treści.

Nie ma natomiast najmniejszego problemu z poprawnym wyświetleniem dokumentu, który powstał na komputerze z użyciem niedostępnych w wersji mobilnej funkcji. Dla każdego elementu można dodać komentarz i zasugerować zmiany (funkcja ta przypomina format recenzji i śledzenia zmian znanych z pakietu Microsoft).

wstawianie w dokumanty google aplikacja mobilna — Wstawianie w aplikacji mobilnej Dokumenty Google

edycja — Edytowanie obrazu w dokumencie tekstowych

Gotowy dokument łatwo prześlesz w formie pliku lub linku oraz wydrukujesz za pomocą sparowanej ze smartfonem drukarki. Osoba, której udostępnisz plik, może go dowolnie formatować i dodawać komentarze, tak jak w przypadku przeglądarki internetowej na komputerze.

Nawet w wersji mobilnej można stworzyć pełnowartościowy dokument, z zachowaniem odpowiedniego formatowania i możliwością dodania niezbędnych przypisów, tabel czy grafik. A po skończonej pracy, w aplikacji można również sprawdzić ilość znaków czy stworzyć konspekt bazujący na nagłówkach. Z dodatków, mobilna aplikacja Dokumentów Google poleca pobranie kompatybilnych narzędzi, takich jak skaner dokumentów, Google Classroom czy elektroniczny podpis.

więcej funkcji w dokumentach google mobile — Więcej funkcji w wersji mobilnej Dokumentów Google

udostępnianie i eksportowanie w dokumentach google — Udostępnianie i eksportowanie w Dokumentach Google

Jak wygodnie tworzyć dokumenty tekstowe na smartfonie?

Smartfony są bardzo wielofunkcyjnym urządzeniem, które przejęło rolę wielu innych sprzętów, takich jak radio, aparat, telewizor czy komputer. Oczywiście nie są one w stanie w stu procentach zastąpić wspomnianych urządzeń, natomiast nieustannie rozwijane możliwości smartfonów są na tyle zaawansowane, że na urządzeniu mobilnym możemy wykonywać coraz więcej działań, związanych zarówno z rozrywką, jak i pracą czy nauką. Potwierdzają to między innymi opisywane tu Dokumenty Google czy wiele innych aplikacji firmy z Mountain View.

Mimo wciąż rosnących gabarytów, bądź co bądź niewielka konstrukcja urządzeń mobilnych może być przeszkodą w swobodnym korzystaniu z tego typu aplikacji na smartfonie. Są jednak metody, które pomagają zniwelować niedogodności i pozwalają wygodnie korzystać ze smartfona w sposób, jaki jest nam niezbędny.

Ekran

Choć ekrany smartfonów nieustannie rosną i wypełniają niemal całe przednie panele, nadal wyświetlacz może okazać się zbyt mały do swobodnej pracy – tworzenia dokumentów czy prezentacji. Istnieje jednak możliwość przerzucenia obrazu na większy ekran, a im nowsze urządzenie, tym jest to łatwiejsze.

Jak udostępniać i nagrywać ekran smartfona oraz komputera?

Klawiatura i myszka

Dużym problemem, utrudniającym swobodne tworzenie tekstów na smartfonie, jest niewielka klawiatura wyświetlana na ekranie dotykowym. Do urządzenia mobilnego można jednak podłączyć klawiaturę, a także myszkę, która ułatwi poruszanie się w programie.

Urządzenia peryferyjne połączysz ze smartfonem czy tabletem za pomocą Bluetooth lub USB OTG. Aby skorzystać z drugiego rozwiązania, niezbędna jest specjalna przejściówka, wpinana pod złącze USB smartfona. Druga część przejściówki umożliwia podłączenie kabla USB myszki, klawiatury czy podpięcie innego urządzenia, np. pendrive’a.

Zobacz myszki i klawiatury dostępne w sklepie x-kom

Zobacz też:

Malwina Stelmaszczyk

Ze smartfonem spędza dwa razy więcej czasu niż statystyczny użytkownik. W nowych modelach przede wszystkim poszukuje innowacyjnych rozwiązań i testuje aparaty. Przykłada wyjątkowo dużą wagę do designu.