Jak organizować pracę i radzić sobie z nadmiarem zadań

Po co się zorganizować

Macie czasem tak, że natłok pracy oraz ilość zadań do wykonania jest tak duża, że w stresie rzucacie się na wszystko naraz? Albo odwlekacie, licząc, że powiedzenie „co się odwlecze to nie uciecze” to tylko pusty frazes. Efektem tego jest nieubłagalnie uciekający czas i coraz gorsze skupienie, które zdaje się być naszym najgorszym wrogiem. Domyślam się, że każdy z was kiedyś znalazł się w takiej sytuacji (a może nawet znajduje się właśnie teraz).

Dlatego specjalnie dla Was, zebrałam w tym miniporadniku kilka wskazówek, które pomagają mi zorganizować pracę i skutecznie poradzić sobie z nadmiarem zadań. Doskonale zdaję sobie sprawę, że każdy z nas ma inny tryb pracy, inne nawyki czy przyzwyczajenia. Dlatego oprócz tych czysto subiektywnych, w mojej liście przedstawię kilka porad, które zdają się być bardzo uniwersalne.

Zrób plan

Najlepiej zaraz po pracy czy wieczorem po zakończonym dniu. Usiądź, weź coś do notowania, obojętne, czy będzie to smartfon, czy klasyczny kalendarz, i zastanów się, które tematy udało Ci się zamknąć, a które wymagają jeszcze dopracowania. W ramach planu ustal hierarchię zadań. Jeśli ktoś Ci je zleca w pracy czy szkole, poproś o konkretną datę i godzinę na zakończenie zadania. To jest kluczowe, bo dla różnych osób zadanie „na już” może oznaczać zupełnie co innego. Już ten krok pomoże w ogarnięciu chaosu.

Oczywiście te zadania zlecone priorytetowo mają pierwszeństwo. Ale jeśli akurat takich nie masz, to zacznij od tych najłatwiejszych i tych, które będą wymagać od Ciebie mniejszej ilości czasu, a w następnej kolejności zrób te wymagające większego wysiłku. Zadania, które zrobisz jako pierwsze, przyniosą Ci satysfakcję i z dobrą energią rozpoczniesz trudniejsze. Metoda małych kroków pozwala na stopniowe zwiększanie trudności stawianych przed sobą wyzwań, co ma korzystny wpływ na wyrabianie nowych nawyków, a nawyki uwielbiają przewidywalność.

Jeśli pracujesz w domu, ustal sobie godziny pracy i to najlepiej w zgodzie ze swoim zegarem biologicznym. Zastanów się, czy jesteś typem skowronka czy sowy. Jeśli Twój mózg rozbudza się dopiero po drugiej kawie o godzinie 9, to nie ma sensu rozpoczynać pracy o godzinie 7, bo te dwie godziny i tak będą bezproduktywne. Ja zdecydowanie jestem typem skowronka i jeśli moja praca akurat nie wymaga kontaktu z resztą świata, to chętnie zaczynam ok. godziny 5 rano. Rytm dnia prowadzony wbrew swojemu chronotypowi nie pomaga w koncentracji i w efektywności. A siedzenie przy komputerze od świtu do wieczora zaprzecza zdrowemu rozsądkowi i higienie pracy.

Plan na następny dzień zrobiony, brakło Ci strony w kalendarzu i już wiesz, że jutro czeka Cię nerwówa? Najpierw tysiąc tasków i pięćdziesiąt calli, potem (albo co gorsza w trakcie pracy) pranie, obiad, sprzątanie, zaległe rozmowy z rodziną, zakupy, odrabianie lekcji z dziećmi, a śmieci wynieść, a kran cieknie… etc., etc… A gdzie czas dla Ciebie? Głośno teraz prychasz i myślisz „kochana czasu tylko dla mnie to nie było od … (tu podajesz liczbę) lat”? No co mogę powiedzieć. It’s a trap. A jeśli nie zaczniesz myśleć o sobie, to szykuj miejsce dla nowych przyjaciół: frustracji i przemęczenia.

Zajmuj się tylko swoją pracą

Jeśli pracujesz czy uczysz się zdalnie, w wyznaczonych godzinach pracy zajmuj się tylko nią. Wiem, ciężko się skupić, kiedy brudne naczynia w zlewie patrzą z wyrzutem, a koty kurzu w kątach zaczynają obmyślać plan, jak zawładnąć Twoim mieszkaniem. Mimo wszystko nie daj się rozkojarzyć. Na wszystko przyjdzie pora. Tylko nie wszystko naraz i niekoniecznie wszystko musisz robić samodzielnie. W takcie ustalania planu dnia rozdziel obowiązki pomiędzy wszystkich domowników i zaznacz, w których godzinach pracujesz, żeby nikt Cię nie rozpraszał. A jeśli prowadzisz samodzielnie gospodarstwo domowe, to doprowadzisz je do porządku po pracy, w ramach relaksu czy fitnessu.

Umiejętność dbania o pełne skupienie jest równie istotną kwestią, gdy pracujesz poza domem. W przestrzeni biurowej, którą najczęściej dzielimy z innymi współpracownikami, bardzo łatwo o rozkojarzenie. Jak temu zapobiec? Oczywiście wszyscy wiemy, że rozmowy z kolegami z pracy są ważną częścią naszych codziennych aktywności, a na niektórych stanowiskach są wręcz niezbędne. Kluczowym będzie ścisłe trzymanie się swojego planu pracy. Planujmy nasze rozmowy, nawet te bardziej towarzyskie i umawiajmy się z naszymi rozmówcami na określony czas.

Zadbaj o swoją przestrzeń do pracy

Receptą na dobre skupienie i zwiększenie twojej produktywności jest także umiejętne zagospodarowania przestrzeni do pracy i nauki. Zacznij od zadbania i uporządkowania swojego biurka czy stołu. Im mniej przedmiotów odwracających uwagę będzie w Twoim otoczeniu, tym lepiej. Sprawdź czy krzesło na którym siedzisz jest wystarczająco wygodne, a oświetlenie właściwe. Przewietrz i zadbaj o odpowiednią temperaturę pomieszczenia. Każda taka drobnostka niestety potrafi utrudniać nam pracę i spowalniać wykonywane zadania.

Mimo wszystko rób przerwy

Kolejnym ważnym aspektem efektywnej pracy jest umiejętność odpoczęcia od niej. Jedną z bardziej popularnych metod poprawiających naszą produktywność jest tak zwana Technika Pomodoro, opracowana w latach 80 tych XX wieku przez Francesco Cirillo. Polega ona na pracowaniu w ustalonych interwałach – w tym przypadku jest to 25 minut intensywnej pracy, po której możemy zrobić sobie kilka minut przerwy. Po kilku takich cyklach robimy nawet 20 minutową przerwę od naszych zadań.

Oczywiście musimy zadbać o narzędzie, które będzie monitorować nasz czas pracy. Tutaj wystarczy stoper, w który wyposażony jest każdy smartfon. Według autora metoda ta znacznie polepsza naszą koncentrację i kreatywność. Oczywiście przedział czasowy, w którym skupiamy się tylko na wykonywaniu naszych obowiązków, jest umowny – jeśli czujemy, że nasza efektywność jeszcze nie spada, możemy pracować dłużej.

Mając kilkuminutowe przerwy, kilka razy w ciągu godziny, musimy nauczyć się odpoczywać. Najważniejsze jest odpoczywanie w inny sposób, niż pracujemy. Jeśli nasza praca opiera się głównie na siedzeniu przy komputerze, zadbajmy o to, żeby przez te pięć minut relaksu nie patrzeć w monitor. Najwygodniejszą sytuacją jest pracowanie z domu – przerwa to idealny moment, żeby wyglądnąć przez okno, wyjść na balkon czy zrobić kilka przysiadów w celu dotlenienia mózgu. Pracując w biurze jesteśmy ograniczeni otoczeniem, które dzielimy z innymi. Kilka minut wolnego to jednak idealny moment, żeby zrobić kawę lub herbatę, a jeśli masz dostępną przestrzeń kreatywną bądź chillroom w swoim miejscu pracy, rozsiądź się wygodnie, zrelaksuj i uspokój myśli.

Muzyka czyni cuda

Bywają takie momenty, że podczas pracy czy nauki drażni nas wszystko dookoła. Czy to tykający zegar, chichocząca koleżanka z biurka obok, czy mąż gotujący obiad w kuchni. Najchętniej zostawilibyśmy wszystko i wyszli po zapałki… W takich momentach z pomocą przychodzi muzyka, bo nie od dziś wiadomo, że łagodzi obyczaje. Znajdź tylko taką, która pomoże Ci w skupieniu. Oczywiście, chwilę trzeba poświęcić na to, żeby się dowiedzieć jaki konkretny rodzaj muzyki nam służy przy pracy, ale nie będzie to stracony czas. Nie wiesz od czego zacząć? Spotify proponuje ogromną ilość playlist. Zaczynając od nastrojowej, poprzez chillout, koncentrację, odgłosy natury i cokolwiek przyjdzie Ci na myśl najprawdopodobniej tam znajdziesz. Ja w takich momentach uwielbiam słuchać heavymetalu i rapcore’u. Nic nie działa na mnie lepiej niż głośne gary i trochę krzyków.

Odpocznij

Jeśli nie wiesz kiedy skończyć pracę, a nie zależy od Ciebie czyjeś życie, to wróć do pierwszego akapitu i sprawdź, na jakie godziny zaplanowane zostały Twoje obowiązki. W tym miejscu znów przyda się lista z początku naszej drogi. Każdego dnia będzie pełnić funkcję klamry. Zaznaczamy na niej to, co udało się zrobić, a przepisujemy na kolejny dzień zadania do zrealizowania, znów z zaznaczeniem priorytetów. Nie gań się tylko za to co, nie jest jeszcze zrobione. Dostrzegaj rzeczy, które zostały z powodzeniem zakończone. Po pracy staraj się już o niej nie myśleć. Pograj na konsoli, zrób z dziećmi piknik na balkonie, otwórz ulubiony napój gazowany i traktuj się dobrze. Niech Twoja szklanka będzie przynajmniej do połowy pełna.