Podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis elektroniczny. Co to takiego? Czym się różnią? Jak je wyrobić?

Cyfryzacja firm oraz urzędów, jak i przeniesienie wielu usług do sektora on-line sprawiły, że coraz częściej i coraz chętniej korzystamy z podpisu elektronicznego. Jest to bardzo wygodna forma potwierdzania dokumentów, która z prawnego punktu widzenia w niczym nie ustępuje klasycznemu podpisowi. Zobacz, jak wyrobić zarówno podpis elektroniczny, jak i kwalifikowany (bezpieczny) podpis elektroniczny.

Co to jest podpis elektroniczny? Czy to podpis ePUAP?

Podpisem elektronicznym nazywamy rozwiązanie cyfrowe pozwalające zatwierdzać dokumenty zdalnie, drogą elektroniczną, bez odwiedzania urzędu. Taki podpis pozwala zidentyfikować osobę, która go złożyła i potwierdzić określony stan prawny. E-podpis przypisany jest tylko do jednej osoby.

Podpis elektroniczny nie występuje sam, ale stanowi część systemu służącemu identyfikacji. Jest częścią innych danych osobowych, np. Profilu Zaufanego.

Trzeba jednak pamiętać, że podpis oferowany przez ePUAP nie jest tożsamy z kwalifikowanym (czyli bezpiecznym) podpisem elektronicznym. Ten pierwszy autoryzuje sprawy dostępne w panelu użytkownika i nic poza tym. Z jego pomocą zmienisz na przykład adres zameldowania, podpiszesz plik, uwierzytelnisz serwer. Nie posiada on natomiast certyfikatu, więc nie pozwala m.in. na podpisywanie faktur. Pod względem przydatności w świecie biznesu oraz finansów wypada blado.

Podpis elektroniczny

Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Tu trzeba jasno podkreślić, że kwalifikowany podpis elektroniczny posiada moc prawną równą podpisowi odręcznemu, jaki składa się na wszelkich dokumentach papierowych. Bezpiecznym podpisem elektronicznym można sygnować DOWOLNY dokument, co czyni go niezwykle praktyczną metodą załatwiania spraw bez opuszczania biura, także tego domowego.

Mając kwalifikowany podpis elektroniczny, możesz:

  • Załatwiać wszelkie sprawy urzędowe
  • Uwierzytelniać deklaracje w systemie Płatnik
  • Uwierzytelniać dane na stronie profilu PUE, ZUS
  • Uwierzytelniać deklaracje podatków do Urzędu Skarbowego
  • Uwierzytelniać sprawozdania finansowe do KRS
  • Przekazywać organom podatkowym dane w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK)
  • Przesyłać do GIIF informacje o transakcjach finansowych
  • Uwierzytelniać dokumentację medyczną
  • Uwierzytelniać treści autorskie
  • Zawierać umowy cywilno-prawne na odległość
  • Podpisywać umowy NDA z kontrahentami
  • Podpisywać umowy odbioru, karty ewidencji, kontrakty menedżerskie
  • Uczestniczyć w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych
  • Zdalnie przesyłać e-faktury na odległość
  • Podpisywać zdjęcia i notatki
  • Podpisywać dokumenty komputerowe pdf i docx oraz e-maile

Co ważne, aby uznać podpis elektroniczny za bezpieczny, muszą być spełnione wszystkie poniższe warunki:

  • Podpis przyporządkowany jest tylko do osoby składającej podpis
  • Sporządzony jest za pomocą urządzeń służących do składania elektronicznego podpisu
  • Powiązany jest z danymi tak, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna

W praktyce użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wygląda następująco. Dokument podpisany bezpiecznym podpisem ulega zaszyfrowaniu przy pomocy indywidualnej karty kryptograficznej, czytnika kart podłączanego do komputera oraz dedykowanego oprogramowania. Współcześnie skorzystasz także z aplikacji mobilnej, którą sygnujesz dokumenty.

Oprócz tego dla każdego dokumentu stosowane są indywidualne znaczniki czasu, dzięki którym da się bezbłędnie stwierdzić kiedy dany dokument został wypełniony i podpisany. Znaczniki są niepowtarzalne, co zapobiega matactwu np. przy antydatowaniu dokumentów.

Wspomniane programy dostarcza (sprzedaje) w Polsce kilka podmiotów: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, Unizeto Technologies, EuroCert i Enigma Systemy Ochrony Informacji, Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign, PEM-HEART 3.9.

Do każdego e-podpisu wystawiany jest certyfikat ważny od 1 roku do 3 lat. Cena bezpiecznego podpisu to około 300 zł brutto, które można wrzucić w koszty działalności.

dokument elektroniczny

Jak wygląda podpis elektroniczny?

Istnieje zasadnicza różnica pomiędzy tym, czym jest podpis elektroniczny, a tym, jak on wygląda. Składając podpis, zlecasz komputerowi obliczenie tak zwanego skrótu podpisywanego dokumentu. Innymi słowy, powstaje unikatowy zapis, nazywany czasami odciskiem palca. Porównanie wynika z niepowtarzalności linii papilarnych. Tu jest podobnie – nie znajdziesz dwóch różnych dokumentów opatrzonych identycznym skrótem.

Gdy podpisujesz dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, oprogramowanie szyfruje dokument kluczem prywatnym, po czym wysyła go do adresata. To, co dociera do odbiorcy, zawiera:

  • Oryginał pisma
  • Indywidualny certyfikat kwalifikowany
  • Zaszyfrowany skrót dokumentu

Ważna rzecz – na dokumencie z podpisem elektronicznym nie musi widnieć podpis odręczny, a jedynie informacja potwierdzająca zgodność z podpisem oraz dane pozwalające zweryfikować prawdziwość podpisu. Gdyby zaszła jednak konieczność dołączenia podpisu odręcznego, możesz skorzystać z faksymile (dokładnej kopii odręcznego podpisu nanoszonego przez aplikację w trakcie podpisywania).

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Proces pozyskiwania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest bardzo prosty. Wystarczy, że:
  • Odwiedzisz stronę internetową jednego z dostawców podpisu elektronicznego
  • Wypełnisz zamówienie, wybierając jedną z oferowanych opcji (nowy, odnowienie, certyfikat mobilny, itd.)
  • Złożysz zamówienie i dokończysz proces
Jak widać, dostawcy uprościli ten proces do maksimum, czyniąc z e-podpisu element codzienności, a nie ciekawostkę zarezerwowaną dla bogatych, zblazowanych biznesmenów. Pozostaje tylko czekać, aż podpis elektroniczny stanie się jeszcze powszechniejszy i w pełni zdigitalizuje obieg dokumentów, oszczędzając tym samym papier oraz środowisko.