Pułapka fałszywych oszczędności. Nie dla NAS te numery

Prowadzenie firmy jest w gruncie rzeczy nieustanną sztuką kompromisów. Wydatki ścigają się z inwestycjami o atencję Twojego portfela, a Ty nie zawsze wiesz, co trzeba kupić już teraz, a co może jeszcze poczekać. Zakup niektórych urządzeń wydaje się w młodych firmach niezasadny i do takich urządzeń zalicza się najczęściej serwer NAS. Życie pokazuje jednak, że jego brak może wywołać lawinę innych, znacznie bardziej uciążliwych kosztów…

Serwer NAS? A komu to potrzebne?

Tobie. Twoim pracownikom. Twojej firmie. Proces kompletowania sprzętu firmowego (nie licząc wyspecjalizowanych pracowni) kończy się często na minimum, obejmując komputery i monitory, względnie laptopy oraz akcesoria. Do tego router i czasami firmowy pendrive. W serwery NAS mało kto inwestuje, szczególnie w początkowych stadiach rozwoju firmy. Świadomość potrzeby tworzenia kopii zapasowej danych jest wśród rodzimych przedsiębiorców niestety nikła, choć praktycznie każdy interes funkcjonuje dziś w sieci.

Nawet gdyby działalność online ograniczała się wyłącznie do posiadania strony internetowej oraz skrzynki mailowej, ewentualnie handlu wyłącznie na Allegro, nie ma takiej opcji, żeby nie gromadzić danych. Są to głównie informacje o klientach, o produktach, o zamówieniach, o projektach, do tego faktury sprzedażowe i zakupowe (które muszą być archiwizowane przez określony czas), dane pracowników, informacje bankowe, kontakty, korespondencja, itp.

Dobrze jest móc szybko dostać się do nich. Mało tego, w wielu z wymienionych przypadków przewijają się dane osobowe, których ochrona jest obowiązkiem prawnym każdego przedsiębiorcy. I gdzie to wszystko gromadzić?

Przecież dane mam na dysku, prawda?

Prawda, lecz nie istnieją dyski (ani inne nośniki), które byłyby w 100% bezawaryjne lub niezniszczalne. Centralizacja danych firmowych może być zgubna, o ile dotyczy pamięci smartfona albo komputera. Serwer NAS wychodzi poza ten schemat, ale o tym napiszę za chwilę.

Ktoś bardzo uparty mógłby powiedzieć, że to, co ma na dysku laptopa, w zupełności mu wystarcza. Kopię plików ma na dysku zewnętrznym albo pendrive’ie i jest dobrze, prawda? Otóż nie do końca.

Dane wciąż powierzone są nośnikowi, tyle że innemu, który może zostać np. skradziony albo zgubiony, o zniszczeniu nie wspominając. Inna rzecz, że trzeba mieć nie lada pamięć, aby regularnie przeprowadzać backupy. A danych będzie coraz więcej i więcej, i wkrótce może się okazać, że ten jeden dysk zewnętrzny to za mało. Podkreślę, że cały czas mowa jest o jednym komputerze. Gdy zatrudniasz kilka osób, trzeba kupić więcej dysków.

Wtedy wypadałoby kupić kolejny, multiplikując liczbę nośników. Na tym nie koniec, bo im więcej dysków, tym trudniej odnaleźć poszukiwane pliki. Dane ulegają rozproszeniu, nastaje organizacyjny chaos, a ten nie sprzyja działalności. Przy kilku dyskach trzeba się nielicho natrudzić, żeby odnaleźć właściwą partię danych. I wszystko jest dobrze, gdy jest dobrze. Gorzej, gdy pojawiają się problemy… Zapanowanie nad Terabajtami zdecentralizowanych informacji wymaga dużo czasu, pracy, generuje koszty, ale przede wszystkim zatrzymuje bieżącą działalność.

Zapisywanie danych w serwerze NAS

Będąc poza siedzibą firmy, dajmy na to u klienta, nie dostaniesz się do innych danych, niż zapisanych na dysku, dopóki nie wrócisz do siebie i nie skopiujesz danych z nośnika rezerwowego. W tym miejscu nie chcę nawet myśleć, co nastąpi, jeśli nie będziesz mieć kopii zapasowej…

Mało tego, klasyczny dysk zewnętrzny nie jest chroniony przed nieautoryzowanym odczytem. Gdyby został skradziony, każdy może skopiować jego zawartość, podpinając nośnik do własnego komputera. Wyjątkiem są dyski szyfrowane, jednak takie modele są zdecydowanie droższe od swych nieszyfrowanych odpowiedników.

Kilka takich dysków i masz cenę serwera NAS, który zabezpiecza dane o wiele skuteczniej, sam wykonuje backupy, zapewnia dostęp do wszystkich zgromadzonych informacji, pozwala odczytywać dane z dysków na odległość. Nie mówiąc już o tym, że na nośniku zapasowym raczej nie będzie programów, kontaktów, maili, kalendarza, ani smartfona. Tymczasem na serwerze NAS, tak.

Co przechowa Synology?

Dane zapisywane w pamięci serwera NAS można podzielić z grubsza na 2 kategorie. Pierwszą są wszelkie informacje istotne z punktu widzenia firmy, jak dane księgowe, bazy kontrahentów, korespondencja mailowa, kontakty – to wszystko, co gromadzi się latami, a co jest później niezwykle trudne do odzyskania. Kategoria druga to dane poufne oraz osobowe. Zasób, którego ochronę nakazują przepisy prawa.

W obu przypadkach pomogą urządzenia dostarczane przez Synology. Firma ta, poza zapleczem sprzętowym, dba także o kwestie oprogramowania. Intuicyjnego i prostego w obsłudze,

Kompletna kopia niezależnie od urządzenia

W odróżnieniu od dysku zewnętrznego w macierzy NAS powstaje właściwie kopia systemu wraz z programami, kalendarzami, pocztą e-mail i zgromadzonymi plikami. Do tych danych dodać należy jeszcze zawartość pamięci smartfonów, czyli zdjęcia, filmy, aplikacje oraz kontakty. Wszystko to dokonuje się dzięki darmowym aplikacjom CalDAV i CardDAV.

Dopiero teraz można mówić o pełnej centralizacji danych, przechowywanych na co dzień na różnych urządzeniach i na różnych systemach. Centralizacji, która odbywa się w oparciu o regularne i automatyczne backupy danych. Te backupy zapisywane są z systemów Windows, Mac, Linux oraz Android. Możliwe są zatem najróżniejsze kombinacje sprzętowe bez strat dla przechowywanych w nich danych.

Zreplikowane kopie i chmura

Owszem, serwer NAS również gromadzi dane w jednym miejscu, ale nie na jednym dysku (liczba dysków w macierzy zależy od obsługiwanego systemu RAID) i pod tym względem po raz pierwszy wygrywa z nośnikiem zewnętrznym. Dodatkowo, poza fizyczną, zreplikowaną kopią, jest jeszcze jedna – ta w chmurze. I jest to Twoja własna chmura, a nie ekstra płatna usługa, która skończy się, gdy nie uregulujesz należności albo nie zniknie, bo firma wyłączy wsparcie dla danego producenta urządzeń.

Katalogi, czyli łatwy dostęp

Wcześniej pisałem o trudnościach, jakie powstają w obliczu rozproszenia danych zapisanych na kilku dyskach zewnętrznych. W przypadku serwera NAS jest inaczej. Zapisane w nim informacje dają się łatwo skatalogować, dzięki czemu łatwiej szuka się danych – całych folderów lub pojedynczych plików. Najważniejsza jest tutaj możliwość rozbudowywania jednej, istniejącej już bazy o nowe dane, bez karkołomnego przeszukiwania nośników.

Wydzielone dostępy

Wszystkie te dane nie są rzecz jasna dostępne dla wszystkich. Pewne obszary (kadry, księgowość, finanse) powinny zostać wykluczone z ogólnego dostępu. Dostęp do nich to coś więcej, niż folder z hasłem. Gdyby nawet doszło do wycieku takich informacji, aplikacja serwera wskazuje ścieżkę, jaką pokonał użytkownik, jak również czas i datę wejścia do strzeżonego katalogu. Łatwo jest zatem ustalić osobę odpowiedzialną za wyciek. Dysk zewnętrzny czegoś takiego nie zapewnia – dostęp do szyfrowanego nośnika mają wszyscy znający hasło.

Kopia wszystkich maili

Na takim dysku nie zapiszesz także kopii zapasowej poczty z publicznych serwerów. Dużo firm korzysta np. z Gmaila lub poczty któregoś z portali. Utrata korespondencji byłaby bolesna, na szczęście serwer NAS zrobi backup maili, stąd nawet złośliwy pracownik, który usunie zawartość swojej skrzynki ostatniego dnia pracy, nie wyrządzi firmie szkody. Wszystko, co kiedykolwiek wysłał i odebrał na służbową pocztę, trafia do pamięci serwera.

Tym zajmuje się bezpłatny pakiet firmy Synology Active Backup Site, tworząc kopie zapasowe danych na różnych poziomach: lokalnej kopii dokumentów, poczty (G Suite i Microsoft 365), komputerów, serwerów oraz wirtualnych maszyn. W pamięci serwera może się więc znaleźć kompletny obraz urządzenia, przeniesiony 1:1.

Serwer nas przechowuje dane z różnych środowisk

Jak skonfigurować NAS? Ile to kosztuje?

Kosztuje tyle, ile zakup samego urządzenia (oraz dysków, lecz w sprzedaży są także komplety NAS + dyski HDD). Do podłączenia i skonfigurowania serwera NAS nie trzeba nikogo zatrudniać – Synology zamieściło na swej stronie obszerne materiały instruktażowe i sekcję z najczęściej zadawanymi pytaniami. Poświęcając trochę czasu, można samodzielnie skonfigurować funkcjonowanie macierzy, automatyzując proces tworzenia backupów, jak i aktualizacji oprogramowania.

Podobnie jest z ustalaniem dostępów. Właściciel firmy będzie mieć wgląd do wszystkich plików, poszczególni pracownicy do obszarów, z których korzystają w codziennej pracy. Idąc dalej, umożliwisz zdalny dostęp do baz danych, redukując zasoby danych na dyskach komputerowych do niezbędnego minimum. Dlaczego coś miałoby przepaść w wyniku awarii lub zostać skradzione, skoro może być bezpieczne przechowywane na dysku serwera NAS?

Zobacz serwery NAS od Synology

Materiał powstał we współpracy z firmą Synology