Jak pracować zdalnie? ABC pracy na Home Office

Home Office – plusy i minusy pracy w domu

Dom jest miejscem odpoczynku i z tym powinien się kojarzyć. Po całym dniu pracy, po 8 godzinach wypakowanych po brzegi obowiązkami przychodzi najlepszy moment, czyli powrót we własne 4 kąty.

Wtedy jest czas na gotowanie, na czytanie książek, na leżenie plackiem przed TV i maltretowanie pilota w poszukiwaniu seriali. Wtedy można ćwiczyć, medytować, oddać się hobby, pograć w planszówki, posprzątać mieszkanie, rozprawić się z bałaganem w piwnicy, zasiąść do sztalugi, przejść grę – innymi słowy robić milion rzeczy niezwiązanych z pracą zawodową.

Zachowanie balansu pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym, czyli pracą a odpoczynkiem, jest niezwykle istotne dla dobrej kondycji fizycznej i psychicznej. Nie bez przyczyny psychologowie nieustannie apelują, aby nie przynosić pracy do domu. Niestety nie zawsze jest to możliwe.

Praca zdalna zaciera te granice, więc jeśli nie podejdziesz do niej z głową, może narodzić się chaos, a ten prowadzi do spadku efektywności w zakładanych 8 godzinach. Do wyrównania wykonu trzeba by pracować dłużej, a tego na pewno nie chcesz.

Do minusów pracy z domu zaliczają się zatem:

brak sprzętu – laptopa da się zabrać ze sobą, ale co z monitorem, myszką, klawiaturą i innymi urządzeniami, z których korzystasz na co dzień w biurze?;
hałas – domownicy, dzieci i zwierzaki, którzy nieustannie coś chcą, remont w mieszkaniu obok;
utrudniona komunikacja – wiele tematów najprościej omówić w 4 oczy, czego nie da się zrobić w domu, pozostaje wymiana lub komunikatory, co bywa kłopotliwe;
bałagan na stole – splątane kable, notatki, których nie sposób poukładać w organizerach;
nieergonomiczne stanowisko pracy – nieprzypadkowo biurka mają ściśle określone wymiary, a krzesła właśnie taki kształt. Domowe krzesła są na dłuższą metę niewygodne;
brak odcięcia pracy od domu – na dłuższą metę może to być męczące dla mózgu, który potrafi zakodować, że wciąż jest w pracy;

Zalety pracy zdalnej:

brak dress code – pracujesz w dresie, krótkich spodenkach, szlafroku, jak Ci wygodnie;
praca w dowolnej pozycji – na mięciutkiej kanapie, w fotelu, w kuchni przy kubku aromatycznego espresso – pracujesz jak chcesz i cieszysz się wygodą;
swobodne posiłki – jesz co tylko chcesz, od kruchego pączusia po rybę ostro zaprawioną czosnkiem i nikt nie powie Ci, że robisz mu smaka albo zanieczyszczasz atmosferę;
brak szefa – podczas Home Office wysyłasz raport na koniec dnia, co i jak zostało zrobione, nikt nie patrzy Ci przez ramię i nie komentuje;
elastyczność – samodzielnie organizujesz dzień pracy, jeśli potrzebujesz coś ugotować, informujesz o tym przełożonego i po umówionym czasie wracasz do pracy;
chwila na ćwiczenia – regulaminowe 5 minut przerwy od komputera, które przysługuje Ci za każdą godzinę pracy, przeznacz na ruch – kilka przysiadów, skłonów i pompek. Organizm ożywi się i otrzyma więcej tlenu;

Jak widzisz, praca zdalna ma sporo zalet. Chodź, pokażę Ci teraz, co należy zrobić, żeby nie zostały przykryte minusami i przynosiły oczekiwane efekty.

Efektywne Home Office, krok po kroku

Pracuj w jednym, zamkniętym pomieszczeniu

Najprostszą, zarazem najskuteczniejszą metodą na osiągnięcie skupienia, jest izolacja. Pokój dzienny i kuchnia kuszą niczym zakazany owoc, będąc soczystą wręcz odskocznią od klasycznego biurka, ale to właśnie izolacja utrzymuje umysł w ryzach.

Słuchawki nie zawsze pomagają, bo odcinają jedynie od dźwięków (szczególnie te z Active Noise Cancelling), lecz ludzki wzrok lubi podążać za ruchem. Gdy tylko coś pojawi się w polu widzenia, oczy mimowolnie spojrzą w tamtym kierunku. Po czymś takim niejednokrotnie zastanawiałem się: O czym przed chwilą myślałem? I całe misterne skupienie, wiadomo 😉

Na czas Home Office warto przeznaczyć na pracę jedno i to samo pomieszczenie. Tak, żeby umysł nauczył się, że teraz tu jest miejsce aktywności zawodowej. Co ważne, nie może to być sypialnia! Ona musi się zawsze kojarzyć ze snem i relaksem, próba wplecenia w jej otoczkę pracy może się skończyć zaburzeniami snu.

Poza tym zamknięcie pokrywy laptopa i wyjście z pokoju, w którym się pracowało, jest dla umysłu jasnym sygnałem – koniec pracy, wolne! I możesz się zająć innymi sprawami.

A co jeśli wynajmujesz jeden pokój lub mieszkasz w kawalerce? Wtedy wygospodaruj sobie jeden odosobniony kącik i pracuj tylko tam. Nie polecam jedynie siadać tyłem do okna, zwłaszcza, gdy masz laptopa z błyszczącą matrycą, w której wszystko odbija się jak w lustrze. Warto opuścić trochę rolety, ale bez robienia ciemni. Słońce jest ważne.

Skompletuj wcześniej sprzęt

Laptopa da się zabrać z biura, ale co z resztą urządzeń? Ja nie wyobrażam sobie stale pracować bez klawiatury i myszki, więc mam je ze sobą, gdy pracuję z domu. Gorzej z monitorem. Ciężko za każdym razem taszczyć go ze sobą, z kolei nisko ustawiony ekran notebooka sprawia, że mimowolnie się garbisz. Ajć, niedobrze!

Jak to pogodzić? Ja korzystam z podstawki chłodzącej z regulacją kąta nachylenia. Dzięki temu górna ramka laptopa jest na tyle wysoko, że nie muszę się pochylać. Polecam więc kupić podstawkę chłodzącą pod laptopa.

Mimo wszystko, na dłuższą metę lepiej zaopatrzyć się w monitor, np. jeden z poniższych:

Polecane monitory do pracy zdalnej

Zasilacz awaryjny też się przydaje. Kiedy elektrownia powie – pas! – Ty wciąż pracujesz. I nawet nie chodzi o upieranie się przy kontynuowaniu zadań, ale o zapisanie bieżących wyników. Wyobraź sobie projekt, który realizujesz od kilku dni, a którego finalny kształt przepadnie z powodu przerwy w dostawie prądu.

Akcesorium wartym uwagi jest listwa przeciwprzepięciowa. Uchroni ona sprzęt służbowy (prywatny z resztą też) przed uszkodzeniem, a zapisane na dysku pliki przed bezpowrotną utratą. Wyobraź sobie minę szefa, któremu tłumaczysz koniec żywota laptopa, bo doszło do zwarcia w sieci. Niby wina nie Twoja, ale po co się tłumaczyć?

Urządzenia, które pozwolą Ci efektywnie pracować w domu, znajdziesz w artykule:

Sprzęt do pracy zdalnej. Tego nie może zabraknąć na Twym biurku

VPN i synchronizacja danych

Czy można zaufać dostawcy internetu? Pewnie można, lecz jeśli włączysz tunelowanie VPN, zyskasz dodatkową ochronę i nikt nie zarzuci Ci zaniedbań na polu bezpieczeństwa. Mało tego, działy IT w wielu firmach zastrzegają zdalny dostęp do niektórych paneli (magazynowych, sprzedażowych, sprzedażowych, faktoringu) właśnie przez VPN. Jeśli z nich korzystasz, koniecznie skonfiguruj VPN. Trzeba przy tym pamiętać, aby pierwsze logowanie przez VPN przeprowadzić w ramach firmowej sieci.

Praca z dużymi, ciężkimi plikami jest uciążliwa poza siecią firmową. Graficy i montażyści wiedzą o czym mówię. Więc absurdalnych pomysłów w rodzaju – wyślę projekt mailem – polecam synchronizację danych w chmurze:

OneDrive albo Dysk Google, które są częścią ekosystemu Microsoft,
iCloud dla firm pracujących na sprzęcie Apple.

Alternatywę stanowią rzecz jasna zamknięte chmury NAS, jednak zdecydowanie częściej spotyka się dwie powyższe, gdyż przynależą do systemu używanego w przedsiębiorstwie i mają zabezpieczenia stosowne do ochrony danych drażliwych. Z tego względu nie rekomenduję sięgać po DropBox.

Poza tym, aby uniknąć bałaganu związanego z przesyłaniem pliku o zmieniającej się nazwie (projekt-final-v10-koniec-2) polecam korzystanie z SharePointa. Wystarczy tylko określić dostępy do poszczególnych plików i projektów, a potem korzystać ze wspólnych, zawsze aktualnych informacji, bez ryzyka, że ktoś odczytał złą wersję.

Ach i jeszcze jedno – router przynajmniej dwuzakresowy (DualBand). Do wysyłania maili wystarczy pasmo 2,4 GHz, to prawda. Jednak wolałbym nie zabić łącza transferowaniem dużych plików. Grube ściany mogą sprawić, że sygnał Wi-Fi nie dociera do najdalszych zakątków w domu. Wtedy dobrze mieć system Mesh Wi-Fi, który równomiernie rozkłada sygnał na całej powierzchni domu albo na poszczególnych kondygnacjach.

Zadbaj o ergonomię pracy

Ten punkt jest w mojej opinii jednym z najtrudniejszych do zrealizowania. Ergonomiczna pracę utrudnia brak odpowiedniego biurka i krzesła/fotela. A przecież nie mówię o jednym dniu pracy zdalnej, ale o kilku lub kilkunastu. Po takim czasie plecy mogą wołać o pomstę do nieba, a wyłączenie systemu wcale nie poprawi Ci nastroju, lecz będzie wstępem do ćwiczeń mających ulżyć obolałym mięśniom.

W moim domu nie ma takiego fotela, na jakim siedzę w x-komie, więc radzę sobie inaczej. Pod lędźwie podkładam sobie poduszkę, która pionizuje sylwetkę. Oprócz tego podstawkę z laptopem przepycham jak najdalej, żeby mieć dużo miejsca na przedramiona. Gdy całe spoczywają na stole, nie bolą mnie nadgarstki.

Kolejna rzecz – oświetlenie. Najlepsze są promienie słoneczne (byle nie intensywne), lecz jeśli dzień jest pochmurny lub w pomieszczeniu jest małe okno, rzuć na miejsce pracy trochę więcej światła. Zaświeć żarówkę główną albo włącz światło boczne, np. lampkę biurkową. Przy częstej pracy zdalnej rozważ zakup inteligentnej lampy. Barwa oraz intensywność światła zmieniają się, tworząc klimat sprzyjający myśleniu, a potem pozwalają się odprężyć.

Wyłącz rozpraszacze

Rozpraszacze. Prawdziwy wróg wydajnej pracy. Tak, ja wiem, że aż swędzą ręce, żeby zobaczyć co tam na Facebooku, dodać fotkę, że pracuje się z domu, napisać do znajomych, czy im równie trudno idą zadania, ale social media są złodziejem czasu. Ani się obejrzysz, jak minie godzina, no i szef zawsze może sprawdzić czas aktywności na wallu. Jesteś wszak w tym czasie w pracy i jeśli prowadzenie konta Facebook nie jest Twym zajęciem, na te kilka godzin opuść portal.

Praca i seriale w tle. Znam ludzi, którzy tak robią. Zajmują z góry upatrzone miejsce na kanapie, potem laptop na kolana, a na ekranie telewizora Gra o tron. Ja tego nie rozumiem i nie polecam, bo nie skupisz się ani na fabule, ani na pracy. I nie wierzę w zapewnienia typu – mam podzielną uwagę. Wdzięki Matki Smoków potrafią skutecznie odciągnąć od najbardziej zajmujących raportów, prezentacji i tekstów. Serial pozostaw na wieczór. Dodaj do niego przekąskę, drinka i relaksuj się.

Pamiętaj o przerwach, ruszaj się

Zgodnie z § 7 pkt 2 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973), pracownik obsługujący monitor ekranowy ma prawo do co najmniej 5-minutowej przerwy, wliczonej do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Laptop, który posiada przecież wyświetlacz, wpisuje się w obsługę monitora ekranowego. Wykorzystaj więc te 5 minut.

Oderwij się na moment, zrób mały spacer po domu. Idź do kuchni, wyjrzyj przez okno, przeprowadź małą gimnastykę. Kilka skłonów, wymachów rąk, przysiady, rozciąganie – w sieci znajdziesz mnóstwo przykładów na to, jak ulżyć napiętym mięśniom. Wejdź na profil któregoś ze słynnych trenerów, na pewno coś polecają. Oglądając przy okazji monologi Qczaja albo Dzikiego trenera nieziemsko poprawisz sobie humor.

Zaparz sobie kawę, ulubioną herbatę. Przyrządź koktajl owocowy albo sałatkę. Twój mózg i oczy będą Ci za to wdzięczne, choć nie powiedzą tego na głos. Brzuch też ucieszy się ze smakołyków.

Pij wodę

Woda jest nieocenionym towarzyszem pracowniczej egzystencji. I nie mam na myśli ciężkich poranków, będących następstwem udanych wieczorów, lecz korzyści płynące z nawadniania organizmu. Wyznam w sekrecie, że sam w to kiedyś nie wierzyłem, ale zacząłem wypijać codziennie 2 litry wody. Nie licząc moczopędnej kawy.

Nie odczuwam już takiego zmęczenia w ciągu dnia, nie skupiam się na pragnieniu, którego nie byłem do końca świadom, do tego co jakiś czas zwyczajnie muszę się przejść, odbywając krótki spacer do toalety. Nie trzeba przy tym kupować wody butelkowanej, wystarczy przefiltrować kranową przy pomocy dzbanka albo butelki filtrującej.

Ważny jest także sposób picia. Należy ją dozować, sączyć leniwie po kilka łyków i odczekać kilkanaście minut. Wtedy organizm się nawadnia. Jednorazowe wypicie dużej ilości płynu wprawdzie świetnie przefiltruje nerki, natomiast nie utrzyma wody w komórkach, a na tym nam przecież zależy.