Wyposażenie recepcji. Jak wybrać najlepszy sprzęt do najważniejszego miejsca biura, hotelu i przychodni?

Chcesz odświeżyć wygląd recepcji w swoim biurze, jednak nie wiesz, jak się za to zabrać? Jakie sprzęty będą potrzebne, aby zapewnić pracownikom odpowiednie warunki? Co zrobić, aby zachwycić gości lub partnerów biznesowych profesjonalnym miejscem? Sprawdź, jakie wyposażenie recepcji sprawdza się najlepiej. Nasze podpowiedzi możesz wykorzystać w biurze, hotelu, przychodni lub każdym innym miejscu, gdzie potrzebna jest wizytówka w postaci recepcji.

Recepcja – wizytówka Twojej firmy

Recepcja to pierwsze miejsce, z którym Twoi goście, klienci lub partnerzy biznesowi spotykają się po wejściu do budynku. To miejsce powinno przyciągać uwagę nienaganną estetyką oraz profesjonalizmem. Zapewnia to oczywiście odpowiednio wykwalifikowany personel, ale również sprzęt znajdujący się przy ladzie. Przestarzałe komputery nie pomogą Ci w zbudowaniu wizerunki nowoczesnej, szybko rozwijającej się firmy. Spraw, aby recepcja kojarzyła się z wysoką jakością obsługi i szybką, skuteczną komunikacją.

Na początku zastanów się, na co Ty zwracasz uwagę, gdy podchodzisz do recepcji na przykład w hotelu. Przede wszystkim sprawdza się czystość tego miejsca. Wzrok od razu skanuje ladę w poszukiwaniu bałaganu, mimo że często nie zdajemy sobie z tego sprawy. Zanim więc wybierzesz właściwy sprzęt elektroniczny, zadbaj o to, aby recepcja była schludna i estetyczna.

Co składa się na wyposażenie recepcji?

Ogólnie mówiąc, wyposażenie recepcji można podzielić na trzy segmenty. Wszystkie są od siebie zależne. Nie możesz więc skupić się na sprzęcie z jednej grupy, a zupełnie pominąć te z innych kategorii. Przyjrzyjmy się bliżej trzem segmentom wyposażenia recepcji:

  • Część wewnętrzna – to przede wszystkim to, z czego korzystają głównie pracownicy i pracowniczki. Do tej grupy zalicza się więc sprzęt taki jak na przykład: komputer, monitor, drukarka, niszczarka, kasa fiskalna oraz depozyt.
  • Część zewnętrzna – to ta widoczna dla gości i klientów. Ten segment wyposażenia recepcji jest w głównej mierze tworzony przez ladę recepcyjną, lobby oraz hol.
  • Część sanitarna – to przede wszystkim szatnia, pomieszczenie socjalne oraz toaleta.

Co więcej, hotelarze korzystają ze specjalnych regulacji, które określają między innymi to, jak powinien wyglądać i gdzie stać blat recepcyjny. Okazuje się, że wysokość takiego blatu powinna mieścić się w przedziale 72-80 centymetrów. Natomiast pulpit, z którego korzystają goście powinien już być wyżej, ponieważ ci korzystają z niego głównie stojąc. Przedział wysokości wynosi więc 110-120 centymetrów.

Pamiętaj jednak, że przy recepcji mogą również pojawić się osoby z niepełnosprawnościami. Zadbaj również o ich komfort i przemyśl, co zrobić, aby ułatwić im kontakt z recepcjonistami lub recepcjonistkami.

Wyposażenie techniczne recepcji

Wiesz już, co powinno się znaleźć w kolejnych częściach recepcji. Warto również dowiedzieć się, jakie wyposażenie techniczne będzie potrzebne do tego, aby odpowiednio zarządzać firmą. W czasach, gdy coraz więcej informacji jest digitalizowanych warto zadbać o wydajne i wytrzymałe urządzenia, którym nie straszna jest praca nawet przez całą dobę. Wyobraź sobie, że do Twojego hotelu przyjeżdża para młoda ze swoją rodziną i znajomymi. Tobie udało się zameldować dopiero dwóch gości, a komputer już odmawia posłuszeństwa. Do tego sieć Wi-Fi była na tyle słaba, że kompletnie przestała działać. Nawet najlepszy i najbardziej doświadczony pracownik czy pracownica nie będzie w stanie wybrnąć z takiej sytuacji. Jaki sprzęt warto więc mieć w recepcji swojego przedsiębiorstwa?

Komputer stacjonarny

Wybierając sprzęt do recepcji, skup się przede wszystkim na komputerach stacjonarnych. Dzięki temu nie musisz martwić się o to, że ekran monitora będzie za mały, a wyświetlany tekst nieczytelny. Szczególną popularnością cieszą się również modele All-In-One. Są to komputery zamknięte w obudowie wraz z monitorem. Z łatwością można skompletować do nich również myszkę i klawiaturę.  Zajmują znacznie mniej miejsca niż popularne desktopy, natomiast oferują przynajmniej tak samo dobre funkcje graficzne czy sieciowe.

Drukarka i niszczarka

W każdej recepcji, niezależnie od tego, czy chcesz wyposażyć ją w hotelu, biurze, przychodni, znajduje się mnóstwo dokumentów. Karty meldunkowe lub zdrowotne, faktury oraz inne druki. Większość z nich musiała jakoś wydostać się z komputera do świata fizycznego. Dzieje się to oczywiście za sprawą drukarki, bez której obecnie trudno wyobrazić sobie jakąkolwiek firmę.

A co zrobić z dokumentami, które nie będą już potrzebne? Najlepiej skorzystać z niszczarki. Dzięki temu urządzeniu dane osobowe gości nie wpadną w niepowołane ręce. W opisie niektórych niszczarek dodatkowo widnieje informacja „zgodne z RODO”. To oznacza, że mają tryb, który pozwala na pozbycie się dokumentów zawierających dane wrażliwe.

Telefony służbowe

Aby pozostać w kontakcie z zespołem, mogą przydać się również służbowe telefony. Co jeśli jeden z gości będzie sprawiał problemy i w środku nocy trzeba będzie ekspresowo skontaktować się z ochroną? Świetnym rozwiązaniem jest postawienie na smartfony. Można na nich dodatkowo zainstalować aplikacje mobilne pomagające w obsłudze inteligentnych urządzeń lub takie, które pomogą porozumieć się z gośćmi posługującymi się językami obcymi.

Czy w recepcji potrzebny jest monitoring?

Ważną kwestią jest także inwestycja w urządzenia, zapewniające bezpieczeństwo. Najpopularniejszym rozwiązaniem jest system monitoringu CCTV. Zapisuj nagrania w chmurze, aby mieć do nich dostęp zawsze, niezależnie od tego, z którego urządzenia korzystasz. Kopie mogą być odtwarzane na tablecie, komputerze lub nawet smartfonie. Takie rozwiązanie zapewni spokój zarówno pracownikom, jak i gościom, którzy przekraczają próg Twojej firmy. Co więcej, możesz sprawdzać, co dzieje się na miejscu bez opuszczania swojego biura. Nowoczesne biznesy to przede wszystkim inteligentna technologia, która poprawia komfort i bezpieczeństwo pracy.

Wyposażenie recepcji hotelowej 

Oprócz podstawowego wyposażenia technicznego recepcji, warto zadbać również o meble. To niezwykle ważny element każdego pomieszczenia. Nowoczesny komputer nie spełni swojej roli, jeśli pracownik lub pracownica nie będą mogli wygodnie usiąść na specjalnym fotelu w przerwie od przyjmowania gości. Zastanów się, czego potrzebują Twoi pracownicy. Ludzie tworzący firmę zazwyczaj najlepiej wiedzą, co przyda im się w codziennej pracy.

Wygodny fotel

Skoro recepcja to wizytówka hotelu, warto zadbać również o komfort recepcjonistów i recepcjonistek. Wygodny fotel zdecydowanie ułatwi przyjmowanie gości z szerokim uśmiechem na ustach. Jeśli natomiast siedzenie będzie niewygodne, trudno będzie utrzymać pełne skupienie przez całą zmianę w pracy. Wybierz więc uniwersalny fotel (na przykład gamingowy lub ergonomiczny), który będzie można dopasować do różnego wzrostu i masy ciała. Dzięki temu nawet podczas wielu godzin pracy, pracownice i pracownicy nie będą nadwyrężali kręgosłupów, siedząc w niewygodnych pozycjach. Fotele ergonomiczne z łatwością dopasowują się do osoby, która na nich siądzie.

Inteligentne oświetlenie

Wiele recepcji pracuje całodobowo, dlatego warto zwrócić uwagę na to, jakie oświetlenie jest zamontowane w recepcji. Świetnie sprawdzą się inteligentne żarówki, których ustawienia możesz zmieniać w zależności od potrzeb. Wieczorem przyda się nieco mniejsze, bardziej klimatyczne światło. Wciąż jednak musi zapewniać dobre pole widzenia. Przecież nie chcemy, aby gość podpisał się w złym miejscu na karcie meldunkowej.

Dobrze sprawdzi się oświetlenie miejscowe, czyli takie, które będzie rozjaśniało jedynie konkretny obszar. Wówczas lobby może pozostać ciemne, aby nie utrudniało snu innym gościom, a światło przy ladzie recepcyjnej nadal będzie umożliwiało meldunek lub check out.

Jaka powinna być wielkość recepcji w hotelu?

Powierzchnię recepcji wyraża się w metrach kwadratowych. Jej minimalna wielkość jest uzależniona od rodzaju hotelu, w którym się znajduje. Im więcej gwiazdek, tym większa potrzebne powierzchnia.

  • Hotele jednogwiazdkowe – 10 metrów kwadratowych
  • Hotele dwugwiazdkowe i trzygwiazdkowe – 20 metrów kwadratowych
  • Hotele czterogwiazdkowe – 30 metrów kwadratowych
  • Hotele pięciogwiazdkowe – 50 metrów kwadratowych

Wyposażenie recepcji przychodni

W przychodni, w odróżnieniu od recepcji hotelowej, nie trzeba przykładać uwagi na przykład do światła. Placówki lecznicze są otwarte w standardowych godzinach, dlatego nie będzie potrzeby, aby tworzyć światłem odpowiedni klimat. Jest jednak kilka rzeczy, które świetnie sprawdzą się jako wyposażenie przychodni.

Inteligentne wagi elektroniczne

Warto wyjść naprzeciw oczekiwaniom pacjentów. Możesz rozpocząć od prostych rozwiązań, które jednak pozwolą Ci wyróżnić się spośród konkurencji. Przy recepcji możesz na przykład postawić inteligentną wagę, która oprócz masy ciała, zbada również zawartość tkanki tłuszczowej oraz ilość wody w organizmie. To świetnie rozwiązanie dla osób, które nie mają możliwości skontrolowania tych wartości we własnym mieszkaniu.

Głośniki i inny sprzęt audio

W recepcji przychodni medycznej często znajdują się również seniorzy i seniorki. Mogą mieć czasem problem z usłyszeniem szczegółowych zaleceń lub na przykład numeru gabinetu lekarskiego, do którego mają się udać. Warto więc zadbać o odpowiednie nagłośnienie. Każdy recepcjonista lub recepcjonistka może wywoływać kolejnych pacjentów przez mikrofon. Dźwięk będzie dobrze roznoszony przez głośniki wysokiej jakości, które wcale nie muszą nadmiernie naciągać firmowego budżetu.