Już nie tylko dla chętnych. E-faktury będą obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy

W styczniu tego roku wszedł w życie Krajowy Systemu e-Faktur, w skrócie KSeF, czyli inaczej mówiąc – centralna i internetowa baza faktur. Fiskus używa jej do gromadzenia absolutnie wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez przedsiębiorców. Obecnie tylko tych korzystających z systemu dobrowolnie, od nowego roku już wszystkich.

E-faktura czyli ogromna zmiana dla przedsiębiorcy

E-faktura to kolejny krok w stronę cyfryzacji usług publicznych. Dziś stanowi jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, zaraz obok tradycyjnych faktur papierowych oraz ich elektronicznych odpowiedników. Od 2023 roku przyjmie charakter powszechny i obligatoryjny, o czym poinformowało Ministerstwo Finansów. Dokładne daty nie zostały jak na razie podane. Mówi się jednak o początku drugiego kwartału.

Nowy system fakturowania elektronicznego wiąże się z wieloma zmianami dla przedsiębiorcy w kwestii rozliczeń i księgowości. Jak twierdzą osoby odpowiedzialne za jego projekt i wdrożenie, wraz z niewątpliwymi wyzwaniami idzie za nim też wiele korzyści i usprawnień. Bez wątpienia zyskuje je fiskus, który otrzymuje tym samym kolejne narzędzie do przeciwdziałania nieprawidłowościom i oszustwom podatkowym. A w rezultacie – teoretycznie większe wpływy do budżetu państwa.

Dla pozostałych zainteresowanych zaletami z pośrednictwa ministerstwa w dokumentacji zakupów i sprzedaży mają być: szybszy zwrot VAT-u o 20 dni, przyspieszenie obrotu i pewność otrzymania dokumentu przez kontrahenta, wygoda uzupełniania faktur wg jednego wzorca, standaryzacja formatu pliku do xml, łatwość w kontrolowaniu przepływu dokumentów, równość konkurencji, mniej danych i mniej obowiązków, gdyż wszystkie dokumenty będą przechowywane przez organy administracyjne przez okres 10 lat, a podatnik nie będzie więcej zmuszony do wysyłania dokumentu JPK_FA.

e-faktura

Nowe technologie w polskiej administracji

Państwo polskie kolejny raz udowadnia, że nowych technologii się nie boi. Jest bowiem jednym z pierwszych członków UE integrującym teleinformatyczny system e-fakturowania. Aby proces wdrożenia KSeF był z kolei jak najbardziej przyjazny technologicznie dla podatnika, Ministerstwo Finansów zadbało o udostępnienie specjalnego interfejsu dostosowującego programy księgowe do systemowego software’u oraz planuje optymalizację aplikacji e-mikrofirma zgodnie z potrzebami mikroprzedsiębiorców.

Sam system ma za zadanie weryfikację zgodności danych zawartych w dokumencie ze wzorem oraz nadanie mu unikalnego numeru. Po tym faktura zostaje uznana za odebraną. Przedsiębiorca o uwierzytelnionej w systemie tożsamości, lub upoważniony do tego podmiot, może otrzymać do niej dostęp z testowanej aktualnie Aplikacji Podatnika KSeF. Ponadto system będzie służyć także do: wystawiania, przesyłania, otrzymywania i walidowania faktur, jak także informowania o wszelkich etapach procesu oraz nieprawidłowościach. Ustandaryzowany schemat e-faktury umożliwi też skuteczniejsze optyczne rozpoznawanie znaków, co docelowo na pewno zwiększy automatyzację i przejrzystość pracy księgowości.

Jak przygotować się operacyjnie do wdrożenia KSeF?

Choć obowiązek wdrożenia KSeF przypadnie na przyszły rok, lepiej nie zwlekać z przygotowaniami do konsolidacji. Jednym z kroków, oprócz tych technicznych i narzędziowych, koniecznych do fuzji systemu fakturowania będzie między innymi ustalenie możliwości regularnego pobierania niezbędnych danych do nowego schematu. Warto w tym celu skonsultować się ze swoimi kontrahentami. W razie wątpliwości zapraszamy więc do kontaktu wszystkich partnerów biznesowych spółki x-kom. Z kolei wszystkich zainteresowanych współpracą na stronę www.biznes.x-kom.pl